Ведение деятельности в сфере сдачи в аренду всех видов помещений требует возможности хранения данных об Объектах недвижимости с учетом потребности в необходимых для учета и дальнейшего анализа аналитиках.
Методология начисления Арендной платы требует осуществления начислений по постоянной и переменной части и может предусматривать различные алгоритмы расчета их составляющих (сроки начисления постоянной и переменной части, наличие штрафов и пеней и т.д.).
Работа с Объектами недвижимости для пользователей значительно упрощается и становится более удобной при возможности использования графических схем объектов с возможностью видеть цветовое отображения различных данных в виде цветовых обозначений.
Типовой функционал решения 1С:Аренда и управления недвижимостью позволяет решить данные задачи.
Поступил запрос от заказчика на автоматизацию бизнеса: сдача в аренду коммерческой недвижимости: три офисных здания и два здания со складскими помещениями. Присутствует постоянная и переменная часть начисления арендной платы, дополнительные услуги не предоставляются. Регламентированный учет ведется в отдельной конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия.
Задача, поставленная заказчиком - автоматизация работы с объектами недвижимости, возможность вести взаиморасчеты с выделенными постоянной и переменной частью.
Также была заявлена потребность использования отчета, позволяющего оценить эффективность использования сдаваемых в аренду площадей.
В результате анализа запроса было решено предложить для закрытия озвученных потребностей специализированный программный продукт 1С:Аренда и управление недвижимостью.
Блок Недвижимость системы 1С:Аренда и управление недвижимостью включает в себя 4 основных раздела: Управление объектами, Управление договорами, Управление взаиморасчетами, Управление эксплуатацией, а так же раздел с отчетами и сервисными функциями.
Для демонстрации возможностей системы использовалась Демонстрационная база от 1С:Аренда и управление недвижимостью, предоставленная фирмой 1С.
Карточка Объекта недвижимости. Закладки с описаниями технических характеристик, автоматическое создание объектов недвижимости
Наполнение карточки объекта недвижимости максимально отражает потребности пользователя в используемой при работе информации. Визуальное отображение данного объекта системы приведено на рис.1.
Рис.1. Объект недвижимости
Если объект недвижимости сдается в аренду, то на закладке Аренда нужно заполнить данные, связанные с арендной деятельностью (подлежит ли объект сдаче в аренду, дата, с которой данная запись начинает действовать, категория цен аренды, признак – не контролировать занятость, признак – не контролировать площадь).
На закладке Характеристики отображаются поля, описывающие технические характеристики предназначение объекта. Состав полей зависит от категории объекта.
Закладка Учет и права предназначена для полей, в которых указываются учетные данные об объекте недвижимости.
В разделе собственник объекта отображается информация о собственнике данного объекта недвижимости, договоре с ним и о том, ведутся ли расчеты с собственником объекта по агентской схеме, при которой организация выступает в роли агента.
Вид права – вид права организации на объект недвижимости, указанный в свидетельстве о государственной регистрации права.
Дата выдачи, серия, номер, номер и дата записи в ЕГРП – реквизиты свидетельства о государственной регистрации права.
Информация, связанная с эксплуатацией объекта недвижимости, указывается на закладке Эксплуатация.
К элементу справочника по объектам недвижимости можно прикрепить произвольный набор файлов (фотографии, электронные и отсканированные документы и пр.)
Визуальное отображение Объекта недвижимости.
Для хранения планировок помещений и площадей используются файлы формата MicrosoftExcel. Для создания файлов планировки предусмотрены специализированные инструменты, входящие в комплект поставки программного продукта.
Также в программе предусмотрена возможность автоматического создания объектов недвижимости на основе размеченного файла с планировками.
Изображение файла планировки помещение приведено на рис.2.
Функциональность подсистемы управление договорами. Перечень документов подсистемы и их описание
Документ для заключения договоров аренды располагается в Подсистеме управления договорами аренды (Рис. 3). Документ предназначен для регистрации условий, на которых объекты недвижимости предоставляются в аренду сторонним организациям.
Рис. 3. Заключение договора аренды
Также в системе предусмотрена возможность использования дополнительных соглашений. Документ Дополнительное соглашение предназначен для регистрации информации об изменении сроков, ставок и прочих условий, на которых объекты сданы в аренду. По своей структуре документ полностью идентичен документу для заключения договора аренды.
Документ Расторжение договора аренды предназначен для регистрации информации о досрочном расторжении договора аренды, то есть досрочном прекращении предоставления услуг как постоянной, так и переменной части.
Для частичного расторжения (т.е. если требуется прекратить предоставление только некоторых услуг), необходимо воспользоваться документом Дополнительное соглашение. Форма документа аналогична форме Заключение Договора аренды.
К документу можно прикрепить произвольное количество внешних файлов.
Начисление арендной платы. Функции и работа документа
Этот документ является основным для начисления арендной платы за определенный период (формирование задолженности арендатора перед арендодателем). По своему назначению документ аналогичен типовому документу конфигурации 1С Реализация товаров и услуг (Рис. 4).
Рис. 4. Начисление арендной платы
Документ может быть введен на основании документа Счет на аренду с видом операции Оплата аренды.
При проведении документа производится отражение начисления арендной платы. Движения регистров, проводки, формируемые документы полностью аналогичны документу Реализация товаров и услуг. При этом дополнительно суммы расчетов с арендатором отражаются в учете в разрезе тех аналитик, которые указаны в договоре на закладке Аренда (период оплаты, услуга, объекты аренды, счета). Так же в отдельном регистре Продажи по аренде происходит учет оборота продаж услуг, отраженных в документе с максимальной аналитикой – по договорам, услугам, объектам, периодам.
При автоматическом заполнении счетов бухгалтерского учета в табличной части документа используются настройки регистра сведений Счета учета номенклатуры.
Если в документе установлен флаг Зачет депозита, то в случае наличия на момент проведения документа не зачтённого остатка депозита (обеспечительного платежа, залога), производится его зачет в максимально возможном размере.
Документ может являться основанием для ввода документа Счет – фактура выданный. Так же на основании начисления арендной платы могут быть введены документы Счет на аренду, Поступление на расчетный счет, Приходный кассовый ордер.
При записи документа осуществляется контроль соответствия табличной части документа условиям договора аренды, прописанным в документе для заключения договора аренды. Для пользователей, у которых установлена роль полные права добавлена возможность отключения данного контроля (Закладка Дополнительно, признак Не контролировать условия договора).
Из документа Начисление арендной платы можно сформировать следующие печатные формы:
- Акт сдачи-приемки услуг;
- Акт сдачи-приемки услуг (сводный по услугам).
Документы Реализация товаров и услуг, Начисление арендной платы и начисление пени имеют сквозную нумерацию.
Пример отчета Анализ эффективности использования площадей в 1С:Аренда и управление недвижимостью
Система предусматривает широкий перечень возможных отчетов, позволяющих выводить данные в разрезах аналитик, предусмотренных в документах. В данном случае по запросу заказчика рассмотрен отчет Анализ эффективности использования площадей (рис. 5).
Рис. 5. Анализ эффективности использования площадей
