При начислении зарплаты в бюджетных организациях используются начисления с разных Статей финансирования. Соответственно, бухгалтеру важно знать, по какой Статье сколько начислено и сколько удержано налогов, а так же, сколько необходимо выплатить зарплаты сотрудникам. В программе есть соответствующие Отчеты, которые позволяют получать и анализировать эту информацию. Но не всегда бухгалтер получает те данные, которые хочет получить (иногда даже не видит, что сформированный Отчет "кривой"), проблема оказывается не в правильности формирования Отчета, а в не корректной настройке аналитики. Всегда необходимо учитывать то, что одна и та же Статья финансирования имеет разный приоритет в различных справочниках и документах! Уровень Приоритета можно отобразить по схеме (от низшего к высшему):
Организация à Подразделения à Сотрудник à Вид расчета (начисление) à Документ
Попробую объяснить это на конкретных примерах. Допустим в организации зарплата может начисляться по четырем статьям: Областной бюджет, Местный бюджет, Федеральный бюджет и Внебюджет. Между собой Статьи финансирования (далее сокращенно СФ) равнозначны, т.е. не имеют какого-либо приоритета. Для примера: сотрудник принят на работу в какое-то подразделение, в котором основная зарплата начисляется по какой-то определенной СФ. Для данного Подразделения указано, какой Статьей и Счетом, субконто отражается по умолчанию зарплата сотрудников этого подразделения:
Этого уже вполне достаточно, чтобы начисленная зарплата сотрудника этого подразделения "прицепилась" к указанной на рис. выше проводке. В программе есть документ "Бухучет зарплаты сотрудников", который позволяет для каждого сотрудника задать конкретный бухучет. Но сразу хочу сказать, что нет необходимости им пользоваться. Я не знаю, может быть он в каких-то особенных случаях и приносит какую-то пользу, но в моей практике это не пригодилось (хотя на моей поддержке было более ста организаций). А вот "вред" от непосредственного "прицепления бухучета" к сотруднику может быть! Например, если сотрудник будет переведен в другое подразделение (у которого другие настройками бухучета), то при переводе, бухучет сотрудника тоже нужно будет редактировать, а бухгалтера зачастую просто забывают про это, в результате зарплата начисляется по настройкам бухучета сотрудника, а не подразделения! Отсюда и "искривляется" Отчетность по аналитике. Поэтому не рекомендую, без особой необходимости, использовать документ "Бухучет зарплаты сотрудников", получается, что не надо тратить лишнее время на его заполнение и контроль за переводами (даже временными) сотрудника из одного подразделения в другое.
Теперь расскажу про более сложный пример, когда одному сотруднику зарплата начисляется из нескольких разных источников. Здесь уже будут действовать приоритеты Вида начисления и(или) Документа.
Для удобства использования (и на случай забывчивости) рекомендую для каких-либо "особенных" начислений, типа из Федерального бюджета, бухучет для них задавать непосредственно.
При такой настройке бухучета данное начисление автоматически будет всегда "прицеплено" к заданному конкретно для него бухучету, если конечно, в документе, которым это начисление вводится сотруднику, не будут заданы другие параметры бухучета (т.к. у документа приоритет выше). Сразу хочу обратить внимание бухгалтеров, что настройку бухучета начислений ни в коем разе не нужно делать для всех подряд начислений. Она делается только для начислений, которые нужно "выделить по бухучету" в расчете зарплаты. Таким видам Типовых начислений, как Больничные, Отпускные, Пособия по уходу обычно настройка бухучета не требуется, они уже "настроены" фирмой 1С.
Теперь несколько слов о бухучете в Документах (т.к. они имеют самый высокий приоритет). Все виды Документов, у которых в шапке (или на закладке "Дополнительно") есть возможность задать соответствующему начислению бухучет, при НЕОБХОДИМОСТИ можно его задавать. Эта НЕОБХОДИМОСТЬ может быть в тех случаях, когда для выбранного начисления не "прицеплен" в его собственных настройках какой-либо бухучет (или на данный момент он отличается от нужного источника, хотя в моей практике такого случая не было).
Один из практических примеров использования бухучета в Документах:
Если в настройке бухучета используемого Вида начисления уже задан соответствующий бухучет, то дублировать его в Документе НЕ рекомендуется! От этого пользы ни какой, только лишнее "раздувание" объема базы (хоть это и "песчинка в море", а база растет как на дрожжах еще и от всякой никчемной информации).
Еще одна часто встречающаяся "интересная" ситуация, когда сотруднику начисляют основную зарплату из двух (и более) разных источников финансирования. Например: какую-то часть Оплаты по окладу из одного источника, а остальную часть из другого. Многие бухгалтера не знают, как в программе это правильно сделать. Для решения этого вопроса в программе есть специальный документ "Распределение основного заработка".
Здесь главное – быть внимательным. В документе "Начисление зарплаты и взносов" программа сама прекрасно распределит суммы по статьям и отобразит их на закладке "Начисления" в колонке "Финансир., расходы".
С начислениями зарплаты по статьям мы разобрались, теперь осталось разобраться с налогами и суммами к выплате. Прежде всего, здесь нужно понимать, что основной алгоритм расчета налогов с разных источников начислений – это Пропорциональность, т.е. сначала вычисляется общая сумма налога, а потом пропорционально "дробится" по Статьям финансирования. За счет округления НДФЛ до целого числа расхождение может составлять ± 1 руб.
Согласно ст.218 НК РФ налоговые вычеты предоставляются на ВСЕ облагаемые начисления!!! НЕ существует понятия типа: "на основную зарплату даем вычеты, а например, на доплату из Федерального бюджета не даем", хотя многие бухгалтера считают по этой (собственной) ошибочной методике, а потом жалуются, что программа не правильно формирует Ведомости к выплате.
Повторяю: Налоговые вычеты предоставляются на ВСЕ облагаемые начисления и сумма вычетов так же Пропорционально распределяется между Статьями финансирования! Конечно, пропорциональное распределение налоговых вычетов делает ручной расчет налога "не совместимым с "жизнью"", но это единственный способ не нарушать Закон НК РФ. Если кто-то считает, что я "перегибаю палку", то может проверить/посчитать НДФЛ вручную на каком-либо не слишком замороченном примере. Например: у сотрудника Оклад = 20000 руб. (Обл.бюджет), Доплата_1 = 3000 (Внебюджет), Доплата_2 = 5000 (Фед.бюджет). Нужно посчитать НДФЛ по каждому из источников и соответственно суммы к выплате. А потом на таком же точно примере выполнить расчет с условием, что у сотрудника допустим есть налоговые вычеты на двух детей, т.е. 2800 руб. (разумеется, с учетом того, что вычеты предоставляются на Все начисления). Можно этот же пример проверить в программе и сравнить результаты расчета. Думаю, что после такого эксперимента бухгалтер "более глубоко" начнет понимать, как и почему программа рассчитывает налог и почему "разъезжаются" суммы к выплате.
Но более "интересное" в расчете налога и соответственно сумм к выплате, если изменить в любую сторону какое-либо из начислений, тогда все суммы к выплате (по статьям) поменяются!
Еще один пример: Иногда бывает вообще "смешная картина", допустим мы начислили сотруднику отпуск, еще начислили Доплату_2 = 5000 (Фед.бюджет), а в Ведомости на выплату по этому источнику программа ставит сумму даже больше начисленной суммы (т.е. более 5000). И это хоть "удивительно", но если разобраться, то получается, что все правильно! Ко мне до сих пор иногда обращаются некоторые бухгалтера с вопросами: "Почему к выплате сумма получилась больше, чем мы начислили?"
Из этого можно сделать важный вывод: Не рекомендуется изменять какие-либо начисления сотрудника, если уже по нему вся сумма к выплате перечислена в Банк. А если все же вынуждены что-то поменять, то глобального "криминала" не произойдет, просто получится, что арифметически все правильно, а по аналитике: по одной статье переплата, по другой недоплата. На практике, даже при всей аккуратности бухгалтера, у сотрудников, у которых есть налоговые вычеты, каждый месяц суммы к выплате получаются "плавающими" и в следующем расчетном месяце программа старается сама их "урегулировать". Рекомендацию здесь можно дать только одну: документ "Начисление зарплаты и взносов" рассчитывать и проводить в самую последнюю очередь и после этого формировать окончательные Ведомости на выплату. Рекомендую, для формирования Ведомостей использовать замечательную Волшебную кнопку "Выплатить", которая находится прямо в этом документе, но многие бухгалтера про нее не знают!
P.S. Надеюсь, эта статья будет кому-нибудь полезной. Кому понравилась, ставьте плюсик, а кому нет, обоснуйте в комментариях, в чем мои ошибки, и я учту Ваши замечания.
