Как рассчитать и начислить отпускные сотрудников в конфигурации 1С: ЗУП?
Согласно трудовому кодексу (далее ТК РФ) России, каждый сотрудник имеет право на ежегодный отпуск. Также законодательно в ТК РФ предусмотрен обязательный график отпусков (далее, график отпусков ТК). При составлении графика отпусков работников, организации ориентируются на заявления сотрудников. При этом, формат документа не является унифицированной формой и шаблон заявления на отпуск каждое предприятие разрабатывает свое. Обратим внимание на то, что график отпусков ТК и график отпусков в ЗУП должны полностью совпадать.
Как провести расчет и начисление отпускных выплат в программе, рассмотрим на примере.
Итак, у нашей организации ООО «Крон-Ц» составлен и занесен в программу 1С: Зарплата и управление персоналом график отпусков. Приближается очередной отпуск сотрудника Бальцева Г.Э., и нам надо рассчитать размер отпускных. Формула расчета достаточна проста:
Сумма отпускных = Средний заработок за день* Количество дней отпуска.
Иными словами, для того, чтобы правильно определить суммы полагающихся выплат, необходимо определить среднюю заработную плату работника за день и посчитать количество отпускных дней. И как раз тут необходимо обратить особое внимание на условия расчета, оговоренные в ТК РФ. А именно:
1. Дни отпуска считаются с выходными. То есть, выходные дни, приходящиеся на период отпуска, считаются в общем количестве с рабочими и подлежат оплате.
2. И то, что согласно ТК РФ, в стаж работы дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляемый работникам, включается время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранилось место работы – период простоя, вынужденного прогула, диспансеризации или же больничные, и так далее.
Расчет суммы отпускных в 1С ЗУП производится автоматически, соответствующим документом «Отпуск». Доступ к созданию и оформлению данного документа возможен двумя путями:
1. Непосредственно из графика отпусков. Удобно при необходимости рассчитать и оформить отпуска списку сотрудников. Для этого, надо напротив каждой фамилии из списка нажать кнопку «Оформить отпуск», рис.1.
График отпусков
2. И отдельным документом, если, допустим, в ближайшее время в отпуск уходит один сотрудник или надо внести коррективы. Рассмотрим подробнее данный вариант.
Перейдем с «Главной страницы»/ в закладку «Зарплата»/ раздел «Отпуска», рис.2.
Зарплата
В предложенном окне, укажем сотрудника и организацию, в которой он работает. Нажимаем «Создать», рис.3.
Отпуска
В открывающемся документе, в закладке «Основной отпуск», укажем даты начала и окончания отпуска. Программа сама рассчитает количество дней, подлежащих оплате.
Если возникает необходимость оплатить компенсацию за дни отпуска, ставим галочку «Компенсация отпуска» и указываем количество дней.
В случае, когда размер суммы отпускных оказывается меньше МРОТ, ставим галочку «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку», это позволит программе рассчитать сумму отпускных исходя из размера МРОТ.
Так как, в нашем случае, компенсация отпуска не требуется и заработная плата выше МРОТ, обратимся к расчетной части документа. Здесь видим, что программа учла все выплаты за расчетный период, и разделила, по умолчанию, на среднее количество дней в месяце – 29.3. Таким образом, был получен средний заработок за день. Здесь же указаны все удержания, в том числе, НДФЛ, рис.4.
Основной отпуск
Размер произведенных начислений отпускных можно увидеть в закладке «Начислено (подробно)», рис.5.
Начислено (подробно)
Подробную расшифровку начислений можно посмотреть в печатной форме отчета, которую выбираем в меню кнопки «Печать», рис.6.
Подробный расчет начислений
Для корректировки выплат на какую-либо конкретную сумму, в закладке «Основной отпуск» предусмотрено поле «Корректировка выплат».
При проведении заполненного документа, программа проводит и начисления оплаты. Так же, из документа «Отпуск», после его проведения, можно сразу провести выплату отпускных. Перейти к оплате можно кнопкой «Выплатить», рис.7.
Основной отпуск
Что такое коэффициент для расчета отпускных и для чего он предназначен?
Периодически организации проводят пересмотр тарифных ставок своих сотрудников. В том числе, меняется и сумма отпускных выплат. Так вот – процент изменения заработной платы и является «коэффициентом для расчета отпускных». Для того, чтобы данный коэффициент учитывался при расчете отпускных, необходимо внести изменения (индексацию) зарплат соответствующими документами «Изменение штатного расписания» и «Изменение плановых начислений».
Рассмотрим на примере. Допустим, расчет и начисление зарплаты за октябрь происходит одновременно с начислением отпускных.
Тогда в документе «Отпуск» устанавливаем галочку «Рассчитать зарплату за октябрь». Обратим внимание на то, что расчет среднего заработка в 1С идет уже с учетом изменений оклада, что видно, если перейти в раздел ручного ввода данных для расчета среднего заработка. Там же можно внести необходимые коррективы, рис.8.
Ввод данных для расчета среднего заработка
Переходим в закладку «Начислено (подробно)». Как здесь видно, программа провела отдельными расчетами и начислениями оплату по окладу и основной отпуск сотрудника, рис.9.
Начислено (подробно)
В случае, когда зарплата сотрудника начисляется отдельной операцией, в документе «Отпуск» рассчитывается и начисляется только размер отпускных. Вне зависимости от того, установлена галочка «Рассчитать зарплату за (месяц)», или нет, рис. 10.
Отпуск
Проводим документ «Отпуск», кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». На этом, расчет и начисление отпускных выплат выполнен.
