Задачи учета
Бесчисленное количество товаров удовлетворяют разнообразные капризы покупателей, миллионы компаний делают человеческий мир удобнее, комфортнее и безопаснее. Так должен выглядеть мир со стороны потребителя. Если же взглянуть на ситуацию со стороны владельца некого бизнеса, то окажется, что его собственная компания существует с одной единственной целью. Простите за банальность, но эта цель – генерировать прибыль. Ведь пока есть прибыль, компания может расти, улучшать свои продукты, платить сотрудникам зарплату и вообще выполнять свою миссию на рынке.
И если вопросов о цели существования компании не было, то на такие вопросы как: «каков результат деятельности компании?», «а выполняется ее основная цель?» и «где деньги?», можно отвечать долго и по-разному. К слову, самый простой способ подсказал один из моих знакомых, владелец небольшого производственного бизнеса. Он утверждает: «Есть чем давать сдачу покупателям - прибыль есть. Если сдачи нет – нет и прибыли». Уверен, что автор шутки лукавит, и прекрасно понимает, что наступит момент, когда интуиция и приблизительный расчет, основанный на остатке денег в кассе, не смогут ему дать ответ на наш сакраментальный вопрос.
Финансовый учет
И все же, как узнать где деньги? Общепринятым считается, что для диагностики «здоровья компании» используют три отчета: «Отчет о доходах и расходах», «Движения денежных средств» и «Баланс». Все три способа важны, так как описывают состояние компаний с трех разных сторон. Первый отчет покажет, достаточно ли мы зарабатываем, и можем ли позволить себе уровень текущих затрат. Второй позволит понять, сколько и каких денег затекает в компанию и вытекает из нее. Третий укажет на текущее состояние, по которому мы увидим, как изменяются по отношению к предыдущему периоду деньги, замороженные в остатках, как выросла «дебиторка», или уменьшилась «кредиторка», и сколько, в конце концов, стоит компания.
Проблема в том, что для получения качественных финансовых отчетов, а также для внедрения финансового планирования и бюджетирования по всем правилам, придется «съесть не один пуд соли». На деле, даже крупные отечественные компании часто ограничиваются контролем и планированием исключительно по «кассовому» методу, то есть, считая доходами и расходами движения денежных средств. В конечном итоге такой поход приводит к необходимости анализировать не только показатели деятельности, а вникать в суть массы ежедневных операций.
Тем не менее, если мы не планируем выходить на IPO или проходить аудит в «большой четверке», то правила учета нашей небольшой или средней компании мы определяем сами, и соответственно выбираем меру детализации учета. Требование только одно: отчеты, ради которых мы ведем учет, должны нам доходчиво и правдиво рассказать «где деньги?».
Финансовые инструменты УНФ
Хорошая новость состоит в том, что с выпуском типового решения «Управление небольшой фирмой» (УНФ) компания «1С» дала владельцам бизнеса инструмент, который позволит лучше понимать результат своей деятельности. Внедренная система позволяет получать все фактические и плановые данные, о которых мы упоминали, это отчеты «Доходы и расходы», «Движение денежных средств» и «Баланс». Но главным преимуществом системы финансового учета в УНФ является его простота.
В системе есть свой управленческий план счетов, который позволяет построить баланс компании. Важно отметить, что такой план счетов существенно отличается от своего бухгалтерского аналога. Мы знаем, что требования к бухгалтерскому плану счетов определены стандартами ведения бухгалтерского учета. По этой причине структура плана довольно сложна, и для работы с ним необходимы специальные знания. Если говорить об управленческом плане счетов УНФ, то он существенно упрощен. По сути, управленческие счета являются некими статьями, на которые система проецирует все операции, и эта проекция не включает никаких нюансов самих операций, только общие суммы. Детальный же учет, ведется непосредственно в специализированных таблицах - регистрах. Как пример можно привести отчет по расчетам с поставщиками. Он позволяет оценить задолженность перед поставщиком по заказам, по документам отгрузки, по договорам и прочее. При этом всех этих подробных данных в операциях по плану счетов просто нет, есть только общая сумма по счету, который называется «расчеты с поставщиками».
Такой подход дает очень важное преимущество, с одной стороны, руководителю нет необходимости заботиться о «деталях» - он имеет возможность снимать только «сливки». С другой стороны, исполнитель имеет доступ ко всем нюансам, которые необходимы на его участке.
Второй особенностью учета в УНФ является способ учета доходов и расходов. Доходы и расходы, как мы уже говорили, ведутся в отдельной таблице, что также отличает данное решение от бухгалтерии. Учет достаточно детальный, он позволяет получать информацию в разрезе, организаций, структурных подразделений, направлений деятельности, счетов учета и заказов покупателей. Важно отметить, что доходы и расходы не накапливаются из периода в период, и обязательно должны быть распределены и «закрыты» в каждом месяце. Это делается системой автоматически, при вводе специального документа «Закрытие месяца». После закрытия есть возможность сформировать отчет «Финансовый результат».
Рассмотрим, как это работает на нескольких примерах. Допустим, в рабочем периоде ответственные сотрудники регистрируют первичные операции, касающиеся деятельности предприятия. В зависимости от сути операции, они автоматически отражаются в учете доходов/расходов и в учете по управленческому плану счетов. Если сотрудник создает в системе отгрузку товара (документ «расходная накладная») или оказание некой услуги (документ «заказ-наряд»), то в доходах/расходах отразится доход по счету «Выручка от продаж», и расход по счету «Себестоимость продаж». На управленческом плане счетов также отобразится доход по счету «Выручка от продаж», и расход по счету «Себестоимость продаж», а также задолженность покупателя перед компанией по счету «Расчеты с покупателями».
Если учетчик введет документ «начисление зарплаты», то по учету доходов /расходов система зарегистрирует расход на счет «зарплата», а по управленческому плану счетов с одной стороны возникнут затраты, а с другой - задолженность перед работником по счету «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Определение финансового результата
Ежедневную картину по текущим доходам и расходам мы можем увидеть с помощью соответствующего отчета «Доходы и расходы (по отгрузке)». Но мало зафиксировать доход или расход. Нужно вычесть одно из другого, чтобы получить финансовый результат. Это просто сделать, если мы занимаемся одним направлением деятельности, и в компании работает только одно подразделение. Но если мы, например, и продаем товары, и производим услуги, или у нас несколько торговых точек, то выясняется интересный момент. Если сравнительно просто определить, где возник доход, то далеко не всегда можно понять, как распределить расходы по направлениям деятельности и структурным единицам. Учитывая эту особенность можно выделить прямые и косвенные расходы.
Так прямыми расходами можем назвать расходы, которые однозначно относятся либо к себестоимости, либо к конкретной сделке. Это могут быть дополнительные затраты на доставку нашего товара, агентская комиссия за заключение сделки, работа производственного персонала для создания заказанного клиентом продукта. Если расход прямой то мы всегда знаем, к какой организации, структурному подразделению и направлению деятельности он относится. В свою очередь это означает, что нет необходимости распределять такие расходы.
К косвенным расходам можем отнести оплату коммунальных услуг, зарплату администрации, представительские расходы, маркетинговые расходы, рекламу и пр. То есть это затраты, которые нельзя соотнести с себестоимостью товара, какой-то конкретной сделкой, а иногда даже с определенным структурным подразделением. Такие расходы распределяются по итогам месяца документом «Закрытие месяца». Для непрямых расходов важно правильно определить способ распределения. В арсенале УНФ имеются такие варианты: «По объему продаж», «По выручке от продаж», «По себестоимости продаж», «По валовой прибыли». Так, если коммунальные услуги оплачиваются для обеспечения работы офиса, в котором работают две торговые команды, то логично выбрать распределение по выручке от продаж, тогда в финансовом результате затраты разделятся между структурными единицами пропорционально выручке. Если, например, в компании работают несколько производственных участков, то затраты на электроэнергию имеет смысл распределить пропорционально себестоимости продукции.
Стоит оговориться что в УНФ есть и более сложные механизмы распределения затрат в производстве, но их логичнее описывать в контексте производства, что, все-таки, находится за рамками данной статьи.
Финансовый результат за период можно увидеть с помощью одноименного отчета «финансовый результат». Как в отчете «доходы и расходы», так и в отчете «финансовый результат» данные представлены в разрезе организации, структурных единиц, направлений деятельности, статей и заказов. В качестве статей в отчете выступают те же счета управленческого плана счетов. Отличие состоит в том, что в «финансовом результате» затраты уже распределены по структурным единицам и направлениям деятельности. Следовательно, отчет можно просмотреть, только если период уже «закрыт» документом «закрытие месяца».
Итоги
Сложно поспорить с тем, что для принятия качественных управленческих решений необходимо быть достаточно осведомленным о ситуации. Ведь чем больше точек зрения анализируется для принятия решения, тем больше вероятность получения ожидаемого результата. А значит не стоит пренебрегать взглядом на компанию со стороны управленческого баланса и учета доходов и расходов.
Финансовый учет может быть доступным для внедрения на малых и средних предприятиях, если использовать соответствующие программные продукты. Одним из таких продуктов является УНФ. Он содержит встроенные механизмы финансового учета и планирования. Это касается как оперативных инструментов, с помощью которых можно осуществлять ежедневный мониторинг, так и инструментов для получения итоговых данных о деятельности компании. Система содержит пример управленческого плана счетов, который может быть настроен под нужды конкретного бизнеса.
P.S.
Выражаю искреннюю благодарность Александру Пронину за помощь в вычитке данной статьи, а также за его критические замечания.
Статья подготовлена в рамках проекта www.cloodee.com
