Что «тормозит» быстрое закрытие периода
На проектах автоматизации финансовой функции есть два крупных блока задач. Первый — повышение качества отчетности — включает сближение участков учета и отражение новых процессов в архитектуре ИТ-системы. О нашем опыте разработки методологии рассказывали здесь.
Второй фокус — повышение скорости выполнения операций. Поиск и устранение узких мест на критическом пути закрытия отчетного периода называют проектами Fast Close. Скорость важна для менеджмента — чем быстрее он получает данные, тем выше эффективность управления. Отчетность помогает выявлять тренды, прогнозировать результаты и корректировать стратегии. Что мешает финансовой службе быстро закрыть период? Наиболее распространенные факторы:
- Поздний ввод первичных документов. Стандартная проблема, возникающая, когда контрагенты задерживают отправку.
- Ввод различных корректировок. Как раз то, от чего можно избавиться путем сближения учетов. Мэппинги, параллельные участки учета и параллельная себестоимость — все это негативно сказывается на критическом пути закрытия.
- Любые интеграции и сверки. Например, передали данные, посчитали и поняли, что первичка или процесс передачи некорректны. Сроки затягиваются из-за исправлений и повторного запуска процедуры.
- Технические процедуры. Тяжелые операции, которые могут длиться от нескольких часов до нескольких суток: расчет себестоимости, корректировки стоимости списания, трансляции, восстановление последовательности взаиморасчетов, амортизация и закрытие авансов.
Оптимизация процессов учета и контроля
В крупных компаниях сложный регламент закрытия периода. Из-за большого объема данных и множества подразделений он может достигать 150 шагов, которые необходимо выполнить в определенной последовательности: сверки, обработки, начисления и прочее. Все эти действия растягивают процесс формирование отчетности. Однако сроки можно сократить при помощи методологических, организационных и технических инициатив. Ниже пример из практики, как мы смогли ускорить процесс на одном из проектов.
Разберем некоторые инструменты организационного типа оптимизации:
- Предзакрытие. Это процесс, который проводят перед окончательным закрытием финансового периода в компании. Он включает в себя те же шаги: проверку данных, анализ предварительных результатов и подготовку документов. У сотрудников появляется временной запас, который помогает выявить большинство недочетов заранее и снизить риск задержек в момент самого закрытия.
- Изменение договоренностей с подрядчиками. Чтобы избежать срыва сроков по предоставлению первичных документов, может потребоваться перезаключение контрактов или уточнение условий сотрудничества.
- Работа с ответственными сотрудниками. Сюда входят установление владельца процесса закрытия, развитие программы мотивации сотрудников, выделение ИТ-специалиста для исправления ошибок в ходе закрытия. Некоторые компании даже создают отдельное подразделение, которое осуществляет сверки и корректировки и позволяет ускорить разнесение выписки банка.
- Автоматизация ручного труда. Например, создание системы заявок на затраты, роботизация распознавания документов, встроенные проверки и предупреждения о возможном расхождении и так далее. Помимо повышения точности отчетности, автоматизация — это возможность перенаправить ресурсы на выполнение более стратегических задач.
Ускорение тяжелых операций способствует общему повышению производительности и эффективности работы компании. Основные пути технической оптимизации:
- Пересмотр алгоритмов и методик. К примеру, резервную дебиторскую задолженность можно считать как в разрезе контрагента и договора, так и по каждому документу расчета. Разница в этих подходах влияет на скорость обработки данных. Менее детальный, но более быстрый подсчет может быть эффективнее. Сэкономленное время на техническом пути часто оказывается более ценным.
- Рефакторинг кода. Эта техническая процедура может увеличить скорость выполнения операций до 200%. Однако эффективность зависит от исходного состояния кода. Рефакторинг несет риски для функциональности, поэтому важно тщательно тестировать и проверять код, особенно при работе с себестоимостью и НДС.
- Многопоточная обработка данных. Параллельное выполнение операций очень помогает на проектах. Многопоточная обработка на порядок ускоряет загрузку данных из внешних систем, расчет себестоимости, корректировки стоимости списания, трансляции на планы счетов, регистры бюджетов и другое. Логика выполнения операций остается неизменной, что исключает ошибки.
- Использование внешних программных библиотек. Редкое решение, которое подходит только для расчета себестоимости. Оно предполагает выгрузку данных в специализированный программный продукт и последующую загрузку обратно, что приводит к транзакционным издержкам.
Быстрое закрытие — преимущество бизнеса
На самом деле, проблема закрытия касается не только сроков. Исправление недочетов, корректировки, внесение изменений — это трудозатраты персонала, дополнительное использование мощностей и оборудования, а также риски снижения достоверности отчетности. Все это так или иначе сказывается на затратах компании.
Регулярная и точная отчетность повышает уровень доверия со стороны инвесторов, кредиторов и других заинтересованных сторон, позволяет эффективно управлять денежными потоками, выявлять и устранять потенциальные риски. Компании, которые уже оптимизировали процесс закрытия, могут более гибко и быстро реагировать на изменения рынка и улучшать свою операционную эффективность. Безусловно это конкурентное преимущество.
