Рассмотрим планирование денежного потока.
1. Настройка нормативно-справочной информации.
Перед началом работы с подсистемой «Казначейство» необходимо произвести первичную настройку НСИ (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты).
Рис. 1. Расположение настройки НСИ казначейства.
Для целей данной статьи нам важны настройки в разделе «Планирование и контроль денежных средств»:
|
Заявки на расходование денежных средств |
Отсутствие флага в данной настройке исключает возможность планирования ДС и работы с платежным календарем |
|
Использование лимитов |
Включение и выбор способа лимитирования расхода ДС |
|
Лимиты расхода по организациям |
Выбор глубины аналитики по лимитированию |
|
Лимиты расхода по подразделениям |
|
|
Контролировать превышение лимитов |
Установленный флаг данной настройки включает «жесткое» лимитирование, то есть невозможность проведения заявки на расход ДС при превышении лимита |
Рис. 2. Настройка НСИ казначейства.
Дополнительно, в начале работы с подсистемой казначейства, стоит настроить возможность создания документов Списание безналичных ДС (платежных поручений) без соответствующих Заявок на расход ДС. Данная настройка выполняется для каждого расчетного счета в его карточке.
Рис. 3. Настройка возможности списания денежных средств без заявок на оплату.
2. Документы планирования денежного потока.
Для планирования расхода и поступлений денежных средств в 1С:ERP предусмотрены 3 документа:
1. Заявка на расходование денежных средств;
2. Ожидаемые поступления денежных средств;
3. Распоряжения на перемещения денежных средств.
Все три документа находятся в подсистеме «Казначейство» и разделе «Планирование и контроль денежных средств».
2.1. Заявка на расход ДС.
Данный документ является основным для планирования расходной части денежного потока и представляет собой аналог платежного поручения. Заявка на расход – это потребность в осуществлении платежа.
На вкладке «Основное» заполняется основная информация о планируемом платеже: плательщик, получатель, расчетный счет (либо касса) плательщика, расчетный счет получателя платежа, вид операции, инициатор платежа и его подразделение, сумма и планируемая дата осуществления платежа. В последующем вся эта информация будет перенесена в платежное поручение.
Рис. 4. Вкладка «Основное» документа «Заявка на расходование ДС».
На вкладке «Расшифровка платежа» заполняется информация по взаиморасчетам: объект расчетов (аванс, договор, накладная), договор, ставка НДС, статья ДДС. Если платеж необходимо разделить на несколько объектов расчетов (несколько договоров или счетов на оплату), то необходимо нажать кнопку «Списком», это откроет табличную часть, в которой можно будет внести информацию по каждой части платежа.
Если планируемый расход превышает лимит расхода ДС (о котором речь пойдет позже), то программа не даст провести такой документ. В данном случае необходимо либо пересмотреть лимит, либо установить флаг «Сверх лимита».
После заполнения данной вкладки можно нажать кнопку «Заполнить», которая сформирует назначение платежа на основании объектов расчетов, при этом текст назначения платежа можно отредактировать.
Рис. 5. Вкладка «Расшифровка платежа» документа «Заявка на расходование ДС».
Вкладка «Распределение по счетам» служит для финального определения казначеем расчетного счета (либо перечня расчетных счетов), с которого будет осуществляться платеж, а также даты оплаты. Аналогичная информация заполнялась ранее на вкладке «Основное», но там она носила предварительный характер, видение инициатора платежа.
Стоит отметить, что вручную заполнять данную вкладку не обязательно, позже это можно осуществить с помощью функционала платежного календаря.
Рис. 6. Вкладка «Распределение по счетам» документа «Заявка на расходование ДС».
2.2. Ожидаемое поступление ДС.
Данный документ служит для прогнозирования поступлений денежных средств в платежном календаре.
Реквизитный состав документа «Ожидаемое поступление ДС» состоит из организации-получателя поступления, подразделения (к которому относится поступление), статьи ДДС, формы оплаты, банковского счета (при безналичном поступлении), суммы и валюты поступления, а также назначения платежа.
На основании данного документа в последующем можно сформировать документ поступления денежных средств: поступление безналичных ДС или приходный кассовый ордер.
Рис. 7. Внешний вид документа «Ожидаемое поступление ДС».
2.3 Распоряжение на перемещение ДС.
Данный документ служит для планирования перемещения денежных средств между расчетными счетами, инкассации наличных ДС или поступления ДС в кассу из расчетного счета. Основная функция распоряжения на перемещение ДС – «переброска» денежных средств между расчетными счетами для управления ликвидностью.
В документе необходимо заполнить вид операции, отправителя (счет или касса, с которой осуществляется перевод), получателя (счет или касса, на которую будет осуществлён перевод), планируемую дату платежа, сумму перевода и назначение платежа.
В последующем на основании данного документа можно сформировать документ списания ДС (списание безналичных ДС или расходный кассовый ордер).
Рис. 8. Внешний вид документа «Распоряжение на перемещение денежных средств».
3. Способы формирования документов планирования.
Помимо ручного ввода Заявок на расход ДС в 1С:ERP предусмотрен механизм группового формирования документов из графиков договоров.
Для примера рассмотрим 2 случая:
1. Договор аренды;
2. Кредитный договор.
3.1 Договор аренды.
Для случая договора аренды создадим карточку тестового договора аренды и заполним ее.
Рис. 9. Карточка договора аренды.
На вкладке «Расчеты по договору» создадим и заполним заключение договора.
Рис. 10. Вкладка «Расчеты по договору» карточки договора аренды.
Рис. 11. Документ «Заключение договора аренды».
На вкладке «Расчеты по договору» документа «Заключение договора аренды» заполним общую информацию по договору, а также график оплат и начислений. График оплат имеет ключевое значение для последующих заявок на расход ДС.
Рис. 12. Внесения график оплат по договору аренды.
После внесения всей необходимой информации, необходимо перейти в АРМ «Оформление заявок на оплату» (Казначейство – Финансовые инструменты – Оформление заявок на оплату). В шапка АРМа отборами выбираем необходимую организацию и вид финансового инструмента (в нашем случае Аренда).
В табличной части АРМа вкладки «К оплате по графику» отображается вся информация по плановым оплатам, в том числе и по созданному договору. Все, что остается – выбрать одну или несколько строк и нажать кнопку «Создать заявки на оплаты».
Рис. 13. Создание заявки на оплату на основании графика платежей.
После дозаполнения заявки на расход ДС соответствующая строка пропадет из табличной части вкладки «К оплате по графику», а созданная заявка появится на вкладке «Заявки на оплату по финансовым инструментам».
Рис. 14. Созданная в АРМе заявка на оплату.
3.2 Кредитный договор.
В случае с кредитным договором аналогично создадим и заполним всю необходимую информацию. По итогу должен сформироваться график оплат основного долга и процентов по полученному кредиту.
Рис. 15. График платежей по кредитному договору.
После этого можно перейти в АРМ «Оформление заявок на оплату по финансовым инструментам», где установив отбор по необходимому финансовому инструменту (в нашем случае «Кредиты или займы полученные»), увидим плановые оплаты по договору. После этого необходимо выбрать одну или несколько строк и нажать кнопку «Создать заявки на оплаты».
Рис. 16. Создание заявки на оплату по кредитному договору.
Аналогичные заявки можно формировать по выданным займам и размещенным депозитам.
Таким образом, корректное заведение графиков оплат по договорам позволяет сократить время и трудозатраты при последующем формирования Заявок на расход ДС.
4. Согласование плановых расходов денежных средств.
Так как документы «Заявка на расход ДС» и «Распоряжение на перемещение ДС» имеют свои статусы (не согласована, согласована, к оплате, отклонена), но создаются всегда в статусе «Не согласована», то для дальнейшей работы с документами их необходимо согласовать. И осуществить это можно несколькими способами.
Документ «Распоряжение на перемещение ДС» можно согласовать в журнале документов и в самом документе.
Документ «Заявка на расход ДС» можно согласовать, помимо журнала документов и самого документа, еще и в АРМе «Заявки к согласованию».
Данный АРМ находится Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Заявки к согласованию.
Рис. 17. Расположение АРМ «Заявки к согласованию».
В АРМе «Заявки к согласованию» по умолчанию отображаются все неоплаченные Заявки на расход ДС. Фильтрами в шапке АРМа можно сделать отбор по организации, дате платежа, приоритету и статусу заявки. Далее с помощью кнопок «Согласовать» или «Отклонить» можно установить соответствующий статус для одного или нескольких документов (в случае группового выделения документов необходимо использовать кнопки Shift или Ctrl на клавиатуре).
Рис. 18. Внешний вид АРМа «Заявки к согласованию».
5. Лимитирование расхода ДС.
В конфигурации 1С:ERP предусмотрены 2 способа установки лимита на расход денежных средств:
- через плановый бюджет ДДС;
- с помощью документов «Лимиты расхода ДС».
Несмотря на свое одинаковое предназначение, данные способы сильно отличаются в механизме своего формирования в программе. Так как лимитирование через плановый БДДС относится больше к бюджетированию, нежели к казначейству, то его имеет смысл рассматривать при рассмотрении функционала подсистемы «Бюджетирование и планирование».
В текущей статье мы рассмотрим второй способ установки лимита расхода ДС – с помощью документов «Лимиты расхода ДС».
Располагается журнал документов Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Лимиты расхода ДС.
Рис. 19. Расположение журнала документов «Лимиты расхода ДС».
В самом документе заполняются:
- Дата и время создания документа (проставляется автоматически, доступно к редактированию);
- Период (месяц, на который устанавливается лимит);
- Организация (если в настройках НСИ включено лимитирование по организациям);
- Подразделение (если в настройках НСИ включено лимитирование по подразделениям).
Табличная часть документа состоит из списка статей ДДС и суммы лимита. Для редактирования суммы лимита необходимо установить флаг по строке. Добавлять новые строки можно либо вручную, либо командой «Заполнить», которая либо проставляет аналогичные статьи по предыдущему периоду, либо подтягивает весь справочник статей ДДС. В данном документе используется валюта управленческого учета.
Рис. 20. Заполнение документа «Лимит расхода ДС».
Документ «Лимит расхода ДС» делает движение по РН «Лимиты расхода денежных средств». Для проверки остатка доступного лимита, можно использовать типовой отчет «Лимиты расхода денежных средств» (Казначейство – Отчеты по казначейству – Лимиты расхода денежных средств).
6. Права на согласование Заявок на расходование ДС и Распоряжений на перемещение ДС.
В 1С:ERP предусмотрены типовые роли для установки различных статусов расходных документов. Пользователю устанавливается профиль с определенным перечнем ролей в зависимости от участия в бизнес-процессе.
Рис. 21. Роли на работу с Заявками на расход ДС.
Рис. 22. Роли на работу с Распоряжениями на перемещение ДС.
