Источники подхода
В западных учетных системах применяется модель AFE (Authorization for Expenditure) – утверждение расходов. Ее используют прежде всего для планирования капитальных вложений, которые характеризуются длинными горизонтами и большей неопределенностью на старте. Работает модель по принципу делегирования финансовой ответственности сверху вниз. Сначала утверждается смета проекта, затем доступные бюджеты доводятся до ответственных уровня n-1, а те открывают разрешения нижестоящим уровням (n-2, n-3 …) в пределах своей ответственности. Детализацию последнего уровня задают требования к статьям отчетности; пороги и допуски контроля настраиваются гибко, а сам контроль доходит до фактических затрат.
Ограничения функциональности типовой конфигурации 1С:Управление холдингом
В типовой конфигурации есть подсистема «Планирование и контроль». Лимиты (БДР, БДДС) в ней можно устанавливать по данным бюджетирования и (или) по операционным планам, причем для разных ЦФО источник может быть различным. Проблема в том, что оба источника равнозначны: система не проверяет установленный лимит на соответствие вышестоящему бюджету. Если детализация бюджета и лимитов на операционном уровне не совпадает, цепочка контроля от бюджета до исполнения рвется, и этот разрыв приходится закрывать вручную вне системы.
Описание решения
Далее приводится описание решения, примененное на одном из выполненных проектов. В компании бюджеты по текущей деятельности формировались с периодичностью год в разрезе укрупненных ЦФО, по инвестиционной деятельности бюджеты формировались в виде инвестиционной программы на несколько лет в разрезе проектов. Требовалось организовать контроль операционных планов относительно утвержденных бюджетов. Учитывая опыт работы менеджмента компании с западными учетными системами, было принято решение применить знакомую им модель - добавить промежуточный слой между бюджетами и операционными планами, который обеспечит контроль распределения лимитов через разрешения на расходование, позволит отследить, как ответственность за бюджет делегируется между уровнями в разрезе ЦФО, проектов, статей и периодов.
Функциональность встроилась в окружение типовых объектов системы 1С:Управление холдингом:
-
разрешения на расходование первого уровня заполняются по данным бюджетирования;
-
операционные планы вводятся на нижнем уровне контроля и проверяются по разрешениям на расходование вышестоящих уровней;
-
механизм процессов и согласований используется, для того чтобы согласовать разрешение с ответственными тех уровней, с которых делегируется лимит, и оповестить ответственных о делегированных им лимитах.
Основные объекты решения
1. «Разрешение на расходование» - документ, который устанавливает потолки распределения по бюджетным адресам в рамках выбранной схемы. Этим документом лимиты устанавливаются по данным бюджетов и далее делегируются по уровням ответственности. Если подключен механизм процессов и согласований, документ проходит согласование, а ответственные за утверждение и оповещаемые пользователи определяются автоматически по данным распределения. Разрешения имеют срок действия, по разрешениям с истекшим сроком действия нельзя сделать новое потребление.
2. Вид контроля документов «Контроль распределения бюджетных лимитов по иерархии» подключен к документу «Операционный план». Он предупреждает пользователя при достижении установленного допуска и блокирует проведение при превышении лимитов, заданных вышестоящими уровнями ответственности. В типовой контроль бюджетных лимитов решение не вмешивается.
P.S.
Надеюсь, описание данного проектного опыта будет Вам полезно. Буду благодарен если поделитесь в комментариях вашим опытом решения аналогичных задач и потребностью в данной функциональности. Есть идея оформить этот проектный опыт в виде расширения.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт