Кроме специализированных профессиональных систем и модулей ERP систем на практике широко используются простые и недорогие инструменты на основе электронных таблиц. Это вызвано тем, что предприятия в начале применения метода бюджетирования не желают вкладывать значительные средства в программное обеспечение. Кроме того, такой подход подтвержден практическим опытом внедрения метода бюджетирования на предприятиях. Опыт показывает, что эффективность функционирования метода бюджетирования в большей степени зависит от корректности построения экономической модели бюджетов, организации работы и взаимодействия персонала предприятия в процессе формирования и использования бюджетов, чем от типа информационной системы. Именно поэтому, на начальных стадиях внедрения процесса бюджетирования, более целесообразно использовать простые решения на основе Excel и больше внимания уделять оптимизации структуры и параметров бюджетов, обучению персонала и разработке механизмов мотивации.
Необходимо отметить, что применение простых инструментов эффективно лишь на начальных стадиях использования метода бюджетирования на предприятии. После того, как в компании построена культура управления на основе бюджетирования необходимо переходить к более мощных инструментов, так как использование электронных таблиц начинает создавать предприятию дополнительные проблемы. Во-первых, становится невозможным удовлетворить потребности процесса бюджетирования с помощью таблиц Excel, а, во-вторых, возникает много ошибок при использовании большого количества файлов, связь между которыми поддерживается людьми в ручном режиме. Проблемы возникают в контроле версий файла, частичной смене параметров бюджетов, в оперативности поиска необходимых данных и др.. Возникновения таких проблем может быть показано на следующем примере. Когда используются таблицы Excel, то данные по каждому подразделению компании, как правило, заносятся в отдельную таблицу. Если необходимо иметь три разных версии бюджета (оптимистический, реальный и пессимистический), то соответственно получаем три таблицы. В данном случае, каждое подразделение будет предоставлять три таблицы, вместо одной. Если растет число подразделений, то с соответствующим коэффициентом растет количество таблиц. Очевидно, что в ситуации, когда количество таблиц будет составлять несколько десятков, управления этим набором таблиц станет довольно сложным. Поддержка функционирования такой системы потребует значительных потерь времени и сил экономических служб. На сбор и подготовку данных к анализу руководители будут тратить гораздо больше времени, чем на анализ и принятие решений. Поэтому предприятие будет вынуждено или упрощать систему бюджетирования, то есть разрушать культуру бюджетирования и делать шаг назад, или внедрять более мощные инструменты для поддержки процесса бюджетирования.
Основными трудностями при планировании в Excel являются (см. рис.):
- Корректность справочников;
- Ошибки при консолидации;
- Отчетность;
- Невозможность реализовать сложные формулы;
- Сложность согласования;
- План-факт анализ;
- Многоверсионность;
- Ручной труд.
