Закончились отпуска топ менеджеров, а я думаю, что сейчас самое время когда стартуют проекты автоматизации. Хочу поделиться мыслями о грамотной организации старта проекта автоматизации.
Итак, рассматриваемая ситуация, наша компания (франчайзи) заключила с заказчиком договор на обследование предприятия для последующего внедрения, с чего начать?
Первым делом необходимо определить руководителя проекта со стороны заказчика, должность руководителя проекта должна быть как можно ближе к генеральному директору. Человек в роли руководителя проекта со стороны заказчика должен иметь авторитет среди персонала предприятия, иметь административный рычаг и быть заинтересованным в успешной реализации проекта. Обычно подходит коммерческий или финансовый директор, либо зам директора по данным направлениям. Я так полагаю, что это простые истины и ничего нового здесь нет. Часто происходит так, например, генеральный директор «показывает пальцем» на одного из своих замов и определяет его в должности РП. Самое страшное когда в качестве РП определяют штатного системного админа или программиста, но это отдельная тема.
Важно, что бы РП утвердили не словом ген. Директора, а бумагой с печатью и подписью! Руководитель проекта должен быть назначен на эту роль на время проекта приказом по организации, приказ подписывает самый верхний руководитель предприятия. В тексте приказа должна быть формулировки, что руководитель проекта имеет право подписывать документацию по проекту внедрения, обязан визировать акты выполненных работ. Так же несет полную ответственность за успех реализации проекта перед высшим руководством предприятия, обязан информировать высшее руководство о выполнении работ по проекту. Копия данного приказа должна быть предоставлена руководителю проекта со стороны исполнителя. Так же, можно указать в данном приказе состав рабочей группы в которую входят руководители разных подразделений. На основании данного приказа в устав проекта вносится лицо являющееся руководителем проекта со стороны заказчика. Образец приказа прилагается, можно скачать. Теперь у нашего проекта автоматизации есть законный РП, который осознает свою ответственность за проект.
Второй приказ, который должен появиться на предприятии заказчика, это приказ о начале работ по автоматизации предприятия, либо проведении проектных работ. В данном приказе должно быть указано, что на предприятии будет проводиться автоматизация силами сторонней организации (т.е. нами). Так же в приказе необходимо указать, что сотрудники предприятия заказчика имеют право предоставлять информацию о своей работе сотрудникам компании исполнителя, и несут полную ответственность за достоверность информации. Данный приказ необходимо довести под роспись всем функциональным руководителям предприятия заказчика. (Образец прилагается, качайте). Приказ позволит исполнителю законно работать на территории заказчика и интересоваться организацией бизнес-процессов заказчика и финансовой структурой предприятия.
Разъяснения для функциональных руководителей лучше всего провести на общем собрании, там же ознакомить их с приказом о начале работ по автоматизации.
Можно конечно обойтись и без данных приказов, но велика вероятность возникновения «трения» между заказчиком и исполнителем. Когда возникают проблемы на проекте, а без них никак, каждый начинает «показывать пальцем» на соседа. В результате, виною всех бед оказывается исполнитель который: не так понял, или не так сделал, как ему об этом сказали. А причина большинства проблем в том, что сотрудники заказчика: не всегда чувствуют за собой ответственность, и относятся к проекту внедрения не серьезно. И если, проблема дойдет до суда, то у ВАС, по крайней мере, будут кроме договора, еще и приказы описывающие ответственность и организацию работ.
УДАЧНЫХ ПРОЕКТОВ!!! УПРАВЛЯЙТЕ РИСКАМИ!!!
