Автоматическая рассылка уведомлений о скором начале отпуска и остатках отпусков в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1
Устали вручную отслеживать, кто и когда уходит в отпуск, и постоянно напоминать руководителям и сотрудникам? С помощью обработки «Автоматическая рассылка уведомлений о скором начале отпуска» вы сможете централизованно, точно и своевременно информировать всех участников кадрового процесса.
Требования к использованию
Для корректной работы рассылки необходимо, чтобы в информационной базе была предварительно настроена отправка электронной почты через стандартный почтовый механизм 1С (SMTP). Без настроенной почты уведомления отправлены не будут, а попытка рассылки приведет к ошибкам или сообщениям о невозможности отправки.
Основные возможности
🔷 Настраиваемые шаблоны уведомлений
- Поддержка шаблонов с автоматической подстановкой персональных данных сотрудника (ФИО, дата отпуска и т.д.).
- Возможность предварительного просмотра и проверки текста перед отправкой.
🔷 Интеграция с почтовым сервером 1С
- Используется стандартный механизм почтовой отправки, встроенный в платформу 1С.
- Поддержка корпоративной почты и вложений (в формате PDF).
🔷 Ручной и автоматический запуск рассылки
- Рассылку можно запускать вручную из журнала документов или автоматически при открытии системы.
🔷 Журнал рассылки с результатами
- Сохраняется полная история всех отправленных уведомлений: дата, получатель, статус (успешно отправлено, ошибка и т.д.).
- Удобно для контроля и повторной отправки.
🔷 Разграничение прав доступа к отправке уведомлений
- Возможность ограничить отправку только определённым пользователям.
- Для этого используется специальная роль: «Асп отправка роль уведомления». Только пользователи с этой ролью (или с полными правами) могут выполнять рассылку.
Как это работает:
При запуске 1С автоматически открывается окно с информацией о количестве уведомлений, готовых к отправке.
Шаг 1: Переход к форме отправки уведомлений
Нажмите «Да», чтобы перейти на форму рассылки уведомлений.
Система автоматически находит сотрудников, у которых основной отпуск начинается в ближайшие 14 дней, и по которым еще не были отправлены уведомления.
Список получателей формируется на основании документа «График отпусков».
Шаг 2: Формирование уведомлений
Если вам не нужно добавлять дополнительную информацию, уведомления автоматически отправятся по корпоративной почте, согласно шаблону.
Уведомление будет содержать вложение в формате PDF.
Шаг 3: Редактирование уведомления (если требуется)
Чтобы изменить текст уведомления или заменить вложение, нажмите на текст уведомления и выберите соответствующего сотрудника.
При нажатии на кнопку «Сформировать вложение» откроется предпросмотр содержимого. Здесь вы можете внести изменения.
Доступен режим полного экрана, если нажать кнопку «Редактировать в отдельном окне».
Шаг 4: Отправка уведомлений
Вы можете отправить уведомление конкретному сотруднику или всем сразу.
Для этого отметьте галочками нужных получателей.
Также возможен ручной запуск рассылки из журнала документов «Отпуска» — через кнопку «Рассылка уведомлений», где открывается та же форма, описанная выше.
Повторная отправка уведомлений
Если необходимо повторно отправить уведомление, измените его статус в журнале регистрации рассылок уведомлений.
Чтобы изменить статус уведомления, нужно нажать два раза по полю статус и подтвердить своё действие.
После изменения статуса снова перейдите в форму отправки уведомлений.
Уведомление появится в списке доступных для отправки, и вы сможете повторно его отправить.
Примеры задач, которые вы сможете решить
- Уведомление сотрудников об отпуске за 1–2 недели до его начала.
- Автоматизация контроля отпусков без необходимости ручной проверки графиков.
- Формирование журнала рассылки с результатами отправки (успешно / ошибка).
- Создание индивидуальных шаблонов с подстановкой ФИО, даты, должности и организации.
Как назначить роль.
Через пользовательский режим
Через конфигуратор
Совместимость
Обработка предназначена для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Может использоваться в любой организации с налаженным почтовым сервером.
Новая версия Автоматической рассылки уведомлений о скором начале отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1
Теперь информирование всех участников кадрового процесса о начале отпуска может проходить без вашего участия.
Новые возможности
🔷 Отправка уведомлений по расписанию
- Возможность настройки автоматической отправки уведомлений по расписанию через регламентные задания.
- Контроль ошибок отправки по завершении рассылки.
- Возможность исключить из рассылки по расписанию сотрудников, у которых в карточке не указан Email.
Как это работает:
По расписанию запускается отправка уведомлений.
При возникновении ошибок отправки вы увидите окно с сообщением о количестве ошибок отправки.
Нажав на кнопку «Да» вы сможете ознакомиться со списком ошибок.
Ошибки могут возникать при отсутствующем или некорректно введенном адресе электронной почты в карточке сотрудника. Для устранения данной причины ошибки вы можете перейти в справочник «Сотрудники» по одноименной кнопке и заполнить или изменить электронные адреса в карточках сотрудников.
После этого вы можете подготовить и отправить уведомления вручную, нажав по кнопке «Рассылка уведомлений об отпусках».
Просмотреть полный список отправленных уведомлений и их статусы вы можете, перейдя в «Журнал рассылок уведомлений об отпусках» по одноименной кнопке.
Если вы хотите игнорировать ошибку, вы можете отметить разобранные ошибки двойным щелчком мыши по соответствующему полю и подтвердив своё действие нажатием кнопки «Да» в открывшимся окне. После установки данной отметки ошибка будет игнорироваться при последующих рассылках.
Если вы хотите исключить из следующих рассылок по расписанию сотрудников, у которых не указана электронная почта, то установите флажок в соответствующем поле.
Если вам потребуется снова включить в рассылку таких сотрудников, снимите флажок у этого поля в Журнале рассылок уведомлений об отпусках.
Как настроить регламентное задание:
На вкладке «Администрирование» перейдите в раздел «Обслуживание».
Далее разверните пункт «Регламентные операции» и перейдите по ссылке «Регламентные и фоновые задания».
В списке регламентных заданий найдите строку «Отправка уведомлений об отпусках», установите флажок в соответствующем поле и настройте расписание.
Обратите внимание! Регламентное задание будет выполняться только в том случае, если в его расписании на вкладке Дневное заполнено Время начала.
Исключить из рассылок по расписанию сотрудников, у которых не указана электронная почта, или вернуть их в рассылку вы можете установив или сняв флажок в соответствующем поле в Журнале рассылок уведомлений об отпусках или в окне ошибок рассылок об отпусках.
Совместимость
Обработка предназначена для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Требуется версия платформы «1С:Предприятие» не ниже 8.3.26. Может использоваться в любой организации с налаженным почтовым сервером.
UPD 01.10.2025
Версия Формирование рассылок уведомлений о предстоящем отпуске в ЗУП. Версия 1.0.0.1
Возможности:
Настраиваемые шаблоны уведомлений:
- Поддержка шаблонов с автоматической подстановкой персональных данных сотрудника (ФИО, дата отпуска и т.д.).
- Возможность предварительного просмотра и проверки текста перед отправкой.
Интеграция с почтовым сервером 1С:
- Используется стандартный механизм почтовой отправки, встроенный в платформу 1С.
- Поддержка корпоративной почты и вложений (в формате PDF).
Ручной и автоматический запуск рассылки:
- Рассылку можно запускать вручную из журнала документов или автоматически при открытии системы.
Журнал рассылки с результатами:
- Сохраняется полная история всех отправленных уведомлений: дата, получатель, статус (успешно отправлено, ошибка и т.д.).
- Удобно для контроля и повторной отправки.
Разграничение прав доступа к отправке уведомлений:
- Возможность ограничить отправку только определённым пользователям.
- Для этого используется специальная роль: «Асп отправка роль уведомления». Только пользователи с этой ролью (или с полными правами) могут выполнять рассылку.
Версия Формирование рассылок уведомлений о предстоящем отпуске в ЗУП. Версия 1.0.0.9
Добавлены возможности:
Теперь информирование всех участников кадрового процесса о начале отпуска может проходить без вашего участия.
Новые возможности
- Отправка уведомлений по расписанию
- Возможность настройки автоматической отправки уведомлений по расписанию через регламентные задания.
- Контроль ошибок отправки по завершении рассылки.
- Возможность исключить из рассылки по расписанию сотрудников, у которых в карточке не указан Email.
Версия Формирование рассылок уведомлений о предстоящем отпуске в ЗУП. Версия для 1С-store. Предназначена для 1c-store.
Возможности обработки:
🔷 Настраиваемые шаблоны уведомлений
- Поддержка шаблонов с автоматической подстановкой персональных данных сотрудника (ФИО, дата отпуска и т.д.)
- Возможность предварительного просмотра и проверки текста перед отправкой.
🔷 Интеграция с почтовым сервером 1С
- Используется стандартный механизм почтовой отправки, встроенный в платформу 1С.
- Поддержка корпоративной почты и вложений (в формате PDF).
🔷 Ручной запуск рассылки
- Рассылку можно запускать вручную из формы обработки.
ВАЖНО! Для работы обработки в веб-клиенте необходимо установить расширение для работы с файлами.
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1, релизы 3.1.35.13, 3.1.33.19
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт