Устранение расхождений между регистрами «Товары на складах» и «Товары организаций» в УТ 11

Почему важна сходимость этих регистров?

В конфигурации «Управление торговлей» ред. 11 учет товаров ведется параллельно в двух разрезах:

• Регистр «Товары на складах» — отражает фактическое наличие товаров в местах хранения (управленческий и складской учет). На его основе строятся складские отчеты, заказы на пополнение и т.д.

• Регистр «Товары организаций» — хранит данные о товарах в разрезе организаций (регламентированный учет). Именно этот регистр участвует в расчете себестоимости списанных товаров и формировании проводок в бухгалтерском учете.

Если данные этих регистров расходятся, система теряет целостность учета. Самые серьезные последствия наступают при выполнении регламентных операций закрытия месяца:

1. Некорректный расчет себестоимости. Алгоритм расчета себестоимости (по среднему, FIFO) опирается на движения в регистре «Товары организаций». Если приход или расход отражен неверно (или только в одном регистре), себестоимость списания будет рассчитана с ошибкой. Это приведет к искажению финансового результата и валовой прибыли.

2. Ошибки при закрытии месяца. Процедура закрытия месяца включает проверку соответствия данных в этих регистрах. При расхождениях система будет выдать ошибки, не давая завершить закрытие, либо выполнит его с некорректными результатами.

3. Искажение отчетности. Отчеты по себестоимости, валовой прибыли, остаткам товаров становятся недостоверными.

4. Ошибки при проведении товарных документов. Может возникнуть ситуация когда товар на сладе еще есть, а по организации уже нет, в результате проведения возникнет ошибка по нехватке товарного остатка.

Таким образом, своевременное выявление и устранение расхождений между этими двумя регистрами — необходимое условие для достоверного учета и успешного закрытия отчетных периодов.

Что делает обработка?

Предлагаемая обработка позволяет быстро выявить такие расхождения, локализовать проблему на уровне склада и номенклатуры, а затем детально разобрать движения, чтобы найти «виновный» документ.

Основные параметры анализа

Перед запуском сравнения пользователь может задать условия отбора:

• Дата контроля (обязательно) — анализ движений и остатков производится на указанную дату.

• Склад (необязательно) — можно ограничить поиск конкретным складом. Если склад не указан, обработка проанализирует все склады, по которым есть движения.

Интерфейс и работа с данными

Форма обработки состоит из двух связанных табличных частей, что делает анализ расхождений наглядным и последовательным.

Сводные расхождения по складам и номенклатуре

Верхняя таблица формирует список «проблемных позиций». Группировка выполняется по складу и номенклатуре. Для каждой строки отображается количественное расхождение между регистрами.

Если остатки по регистрам равны, позиция не попадает в этот список.

Пример из реальных данных:

Детализация движений

Это основной инструмент аналитика. Чтобы детализировать информацию по конкретной проблеме, достаточно кликнуть на интересующей строке в верхней таблице. Нижняя таблица автоматически заполнится всеми движениями (приход и расход) по выбранному складу и номенклатуре для обоих регистров.

Здесь пользователь видит:

• Период (дата документа);

• Количество по регистру «Товары на складах»;

• Количество по регистру «Товары организаций»;

• Документ-регистратор.

Пример из данных:

Здесь видно явное несоответствие вида движения в документе возврата: по складу товар не оприходовался, тогда как по организации приход есть. Именно такие строки требуют исправления. Как правило, отмена проведения и повторное проведение расхождение устраняет. Часто встречаются ситуации когда Кассовая смена закрывается не корректно и остаются ЧекиККМ с движениями по одному  из регистров итд.  

Кнопка «Очистить совпадающие»

В нижней таблице отображаются все движения подряд. Это позволяет увидеть общую картину, но для поиска «корня зла» такой поток информации избыточен.

Для удобства анализа предусмотрена кнопка «Очистить совпадающие». При ее нажатии из таблицы удаляются все строки, где количество по регистру «Товары на складах» равно количеству по регистру «Товары организаций».

Результат: в таблице остаются только те документы, по которым возник дисбаланс. Именно эти строки и нужно проверять на предмет корректности проведения или наличия движений.

Двойной клик — переход к документу.

Когда проблемные строки найдены, требуется понять причину: возможно, документ проведен неправильно, не сделаны движения по одному из регистров или требуется перепроведение. Двойной щелчок мыши по любой строке таблицы детализации открывает соответствующий документ-регистратор в режиме просмотра/редактирования. Это позволяет тут же проанализировать ситуацию и, при необходимости, исправить данные.

Важно: Обработка тестировалась на версии платформы 8.3.17 и выше в конфигурации Управление торговлей, редакция 11 (11.5.25.85). Для корректной работы в других версиях УТ 11 может потребоваться адаптация структуры запросов (например, переименование реквизитов «Склад» и «Номенклатура», если они имеют другие имена в вашей версии).