Возврат к списку

Компании рассказали о проблемах перевода бизнес-процессов в цифровой формат

25.04.2019     

Представители Yota, языковой школы Skyeng, ABBY и производителя оптического оборудования Essilor рассказали, какие процессы бизнес должен перевести в цифровой формат в первую очередь.

Законодательные ограничения

Ольга Ионова, HR-директор Yota, хотела бы иметь больше возможностей для внедрения электронного документооборота в бухгалтерии. Количество документов, которые используются внутри компании, зависит от ее величины, динамики роста, количества партнеров, объема командировок и текучести кадров. Для автоматизации процедуры обработки бумаг применяются ERP-системы (например, «1С»), но зачастую возможность более глубокой интеграции решения в бизнес-процессы ограничена законодательством или ценой продукта.

«Например, упрощение требований к внедрению электронной подписи позволило бы существенно упростить документооборот и убрать рутину», – рассказывает Ионова.

Отказ от цифровых технологий

Генеральный директор «ABBYY Россия» Дмитрий Шукшин видит проблему цифровизации бизнеса в том, что документы часто обрабатываются вручную, даже если они представлены в электронном виде. Из-за этого важные акты могут потеряться, не всегда приходят вовремя по запросу, в них просачиваются ошибки. По мнению Шукшина, избавиться от этих проблем помогут автоматизированные системы для ввода и обработки ключевой информации. Такие программы позволяют оцифровать все необходимые документы, выделить среди них наиболее значимые и ускорить процесс работы с документацией.

Слишком долгие согласования

Ирина Разнатовская, коммерческий директор корпоративных продаж Skyeng, рассказала порталу vc.ru, что организации пришлось в 2018 году потратить астрономические суммы на «юридический пинг-понг». Составление, уточнение и согласование одного договора занимало около двух месяцев. Ускорить процесс помог переход на договор-оферту. Далее Skyeng занялась автоматизацией выставления актов выполнения работ. Для этого компания синхронизировала две базы данных, которые формировали документы, что помогло значительно снизить количество ошибок. Сами акты пересылаются партнерам в электронном виде, но, по словам Разнатовской, лишь 22% организаций работают с цифровыми копиями актов. Остальные пользуются обычной почтой или курьерами.

Надежда Брайнис, HR-директор группы Essilor в России, тоже говорит о сложностях при согласовании документов. Проблемой может стать даже обычное заявление в бумажной форме на подбор нового сотрудника: понадобится собрать подписи и согласия от всех ответственных лиц, при этом кто-то всегда отсутствует на рабочем месте, а сам документ может потеряться на любом из этапов. Также Брайнис напоминает, что автоматизация не должна быть самоцелью. Для начала компании необходимо упросить существующие процессы, и лишь затем переходить к выбору подходящей системы электронного документооборота.

Много первичной документации

Вместо простой оцифровки бизнес предлагает пойти по пути сокращения обязательной первичной документации. Затем необходимо перевести общение всех заинтересованных в сделке сторон в электронный вид. Артем Ружейников, основатель производственной компании MiMi, тоже обеспокоен проблемами логистики документооборота. Он убежден, что бумажные документы – это атавизм в эпоху цифровых технологий. Предприниматель считает, что российскому бизнесу нужны возможности для минимизации работы с «бумагой»: например, цифровой аналог печати на договоренности.


Автор:
Александр Вашкевич Аналитик


Комментарии
Избранное Подписка Сортировка: Древо
1. VmvLer 25.04.19 13:07 Сейчас в теме
немножко дипломатического лукавства в речах спикеров есть.

я не дипломат и вижу проще:
согласования слишком долгие не потому что законодательство сложное,
а потому что долго "согласовывают" кто, кому и на сколько "позолотит ручку".

Я согласен с последним спикером насчет макулатуры.
Если это бумажное шаманство убрать из документооборота, а решал отправить на пенсии,
то до ближайшей звезды мы долетим уже через 10 лет.
Sonick; товарищ Ын; +2 1 Ответить
3. user856012 8 25.04.19 18:19 Сейчас в теме
(1)
Если это бумажное шаманство убрать из документооборота, а решал отправить на пенсии,
то до ближайшей звезды мы долетим уже через 10 лет.
"Ох, уж эти сказочники!" (с)

P.S. К сведению: ближайшая звезда - это Солнце.
for_sale; +1 Ответить
4. for_sale 700 26.04.19 06:32 Сейчас в теме
(1)
Позолочение ручки - это большая проблема, но не такая, как целые огромные организации (государственные или с госучастием), которые просто существуют и набирают огромные штаты для перекладывания бумажек. Т.е. весь смысл существования организации - это освоение огромных бюджетов, а для фасада - огромное здание с огромным количеством сотрудников, которые получают огромные зарплаты за перекладывание бумажек.

Однажды была ситуация на проекте в такой организации. С "земли", из какого-то Нефтезаполярска, люди, которые делают в этой организации какую-то настоящую работу, запросили доработку 1С по загрузке какой-то информации из файлов на насколько тысяч строк. Центральный офис в Москве, описанный выше, согласовывал всё это два месяца, после чего мы сделали доработку за один день и отправили заказчику. Который не сразу даже вспомнил, что это за доработка, а когда вспомнил, сказал, что "мы уже давным-давно всё руками внесли".

Или другая ситуация - штат из 10 сисадминов устанавливал сервер 1С два месяца, ещё месяц устанавливал тестовый сервер 1С и ещё месяц включал на нём отладку. Каждая операция сопровождалась самосвалами испорченной бумаги с отписками и подписями.
6. capitan 1172 26.04.19 09:58 Сейчас в теме
(1)
Если это бумажное шаманство убрать из документооборота, а решал отправить на пенсии,
то до ближайшей звезды мы долетим уже через 10 лет.

Йуношеский максимализм и постановка телеги впереди лошади.
Сначала выстраиваются бизнес-процессы, инфраструктура, а потом к ним подтягиваются технологии
Иначе будет как в известном анекдоте: В ... запустят беспилотный трамвай. Но в кабине все равно будет человек, чтобы выбегать и ломом переводить стрелки на рельсах....©
2. CXY 318 25.04.19 18:13 Сейчас в теме
Для суда электронные документы вообще не существуют. Не раз сталкивался с этим.
for_sale; +1 Ответить
5. capitan 1172 26.04.19 09:53 Сейчас в теме
Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать. ©
for_sale; +1 Ответить
Оставьте свое сообщение

См. также