Представители Yota, языковой школы Skyeng, ABBY и производителя оптического оборудования Essilor рассказали, какие процессы бизнес должен перевести в цифровой формат в первую очередь.
Законодательные ограничения
Ольга Ионова, HR-директор Yota, хотела бы иметь больше возможностей для внедрения электронного документооборота в бухгалтерии. Количество документов, которые используются внутри компании, зависит от ее величины, динамики роста, количества партнеров, объема командировок и текучести кадров. Для автоматизации процедуры обработки бумаг применяются ERP-системы (например, «1С»), но зачастую возможность более глубокой интеграции решения в бизнес-процессы ограничена законодательством или ценой продукта.
«Например, упрощение требований к внедрению электронной подписи позволило бы существенно упростить документооборот и убрать рутину», – рассказывает Ионова.
Отказ от цифровых технологий
Генеральный директор «ABBYY Россия» Дмитрий Шукшин видит проблему цифровизации бизнеса в том, что документы часто обрабатываются вручную, даже если они представлены в электронном виде. Из-за этого важные акты могут потеряться, не всегда приходят вовремя по запросу, в них просачиваются ошибки. По мнению Шукшина, избавиться от этих проблем помогут автоматизированные системы для ввода и обработки ключевой информации. Такие программы позволяют оцифровать все необходимые документы, выделить среди них наиболее значимые и ускорить процесс работы с документацией.
Слишком долгие согласования
Ирина Разнатовская, коммерческий директор корпоративных продаж Skyeng, рассказала порталу vc.ru, что организации пришлось в 2018 году потратить астрономические суммы на «юридический пинг-понг». Составление, уточнение и согласование одного договора занимало около двух месяцев. Ускорить процесс помог переход на договор-оферту. Далее Skyeng занялась автоматизацией выставления актов выполнения работ. Для этого компания синхронизировала две базы данных, которые формировали документы, что помогло значительно снизить количество ошибок. Сами акты пересылаются партнерам в электронном виде, но, по словам Разнатовской, лишь 22% организаций работают с цифровыми копиями актов. Остальные пользуются обычной почтой или курьерами.
Надежда Брайнис, HR-директор группы Essilor в России, тоже говорит о сложностях при согласовании документов. Проблемой может стать даже обычное заявление в бумажной форме на подбор нового сотрудника: понадобится собрать подписи и согласия от всех ответственных лиц, при этом кто-то всегда отсутствует на рабочем месте, а сам документ может потеряться на любом из этапов. Также Брайнис напоминает, что автоматизация не должна быть самоцелью. Для начала компании необходимо упросить существующие процессы, и лишь затем переходить к выбору подходящей системы электронного документооборота.
Много первичной документации
Вместо простой оцифровки бизнес предлагает пойти по пути сокращения обязательной первичной документации. Затем необходимо перевести общение всех заинтересованных в сделке сторон в электронный вид. Артем Ружейников, основатель производственной компании MiMi, тоже обеспокоен проблемами логистики документооборота. Он убежден, что бумажные документы – это атавизм в эпоху цифровых технологий. Предприниматель считает, что российскому бизнесу нужны возможности для минимизации работы с «бумагой»: например, цифровой аналог печати на договоренности.
