С 1 сентября 2026 года электронный формат станет обязательным для транспортных накладных, заказов и заявок на перевозку, ряда экспедиторских документов, железнодорожных и авиационных грузовых накладных. Требования установлены Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ.
Чтобы начать работать с ЭТрН в 1С, недостаточно подключиться к оператору электронных перевозочных документов. Компании нужно определить, из каких документов будут формироваться сведения о перевозке, привести в порядок справочники, распределить роли между сотрудниками и проверить полный цикл обмена на реальных рейсах.
Главная ошибка при подготовке – воспринимать ЭТрН как бумажную форму, которую достаточно перенести в программу. На практике меняется не только носитель документа, но и весь маршрут данных: от заявки на перевозку и выбора автомобиля до приемки, корректировки ошибок и закрытия расходов.
В этой статье сосредоточимся на работе с ЭТрН в 1С. Подробный разбор того, кого касается обязательный переход, вынесен в отдельный материал: «Кого касается обязательный переход на ЭПД в 2026 году и почему к ним относятся не только транспортные компании».
Как ЭТрН встраивается в процесс отгрузки
ЭТрН относится к перевозочному контуру и не заменяет заказ клиента, реализацию, УПД, счет-фактуру, складские документы и документы по расчетам с перевозчиком. Задача компании – связать электронную накладную с уже существующими операциями, а не вести ее отдельно от учета.
Типовой процесс выглядит так:
Ошибка в адресе, участнике, автомобиле или характеристиках груза могут остановить подписание. Поэтому нужно контролировать не только создание ЭТрН, но и ее завершение.
До запуска важно определить, где именно появляются исходные сведения. Часть данных берется из реализации, часть – из заявки на доставку, карточек складов, справочников транспорта и водителей. Если эти сведения ведутся разрозненно, электронный документ не устранит ручную работу, а только перенесет ее в новый интерфейс.
Отдельно нужно продумать связь завершенной ЭТрН с реализацией и услугами перевозчика. Бухгалтерии должно быть понятно, к какой отгрузке относится документ, завершен ли обмен и можно ли использовать сведения при закрытии расходов или претензионной работе.
Какие данные подготовить в 1С
Электронный обмен не исправляет исходные данные автоматически. Если адрес доставки хранится в комментарии, водитель выбирается вручную, а сведения об автомобиле находятся в отдельной таблице, эти проблемы перейдут в новый процесс.
карточки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков, заказчиков перевозки и экспедиторов;- дубли организаций и корректность реквизитов;
- фактические точки погрузки и выгрузки;
- адреса складов и возможность однозначно выбрать их из 1С;
- характеристики груза: наименование, количество мест, вес, объем, упаковка и особые условия;
- государственные номера автомобилей, прицепы, принадлежность транспорта;
- сведения о водителях и порядок их замены;
- связь перевозки с заказом, реализацией или заявкой на доставку.
Юридический адрес организации, адрес склада и фактический пункт погрузки – не одно и то же. Если груз отправляется с распределительного центра или склада ответственного хранения, в документ должен попасть адрес фактической операции.
Возьмите несколько реальных отгрузок и попробуйте без звонков собрать из 1С полный набор данных. Если номер машины или адрес приходится искать в переписке, процесс еще не готов. Отдельно проверьте случаи с несколькими реализациями и транспортными документами.
Проблемы почти неизбежны, если адрес доставки ведется свободным текстом, автомобиль указывается только в комментарии, данные водителя хранятся вне 1С, а у одной организации заведено несколько дублей. Такие дефекты лучше исправить до интеграции, иначе они будут повторяться в каждом новом документе.
Необходимо также определить момент создания ЭТрН. Если состав груза окончательно формируется только на складе, слишком раннее создание документа приведет к постоянным корректировкам. Если документ создается слишком поздно, перевозчик и водитель могут не успеть проверить и подтвердить сведения до выезда.
Кто отвечает за переход
Переход затрагивает логистику, склад, бухгалтерию, ИТ-службу и юристов. Для каждого этапа нужно назначить ответственного. Кроме внутренних подразделений, в проект необходимо включить ключевых перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Даже полностью подготовленная компания не сможет завершить обмен, если контрагент не подключился к оператору или не определил подписантов.
До обязательного периода запросите у партнеров выбранного оператора, дату готовности, контакт ответственного, способ подписания и возможность провести тестовую перевозку. Для крупных контрагентов лучше согласовать отдельный график тестов и порядок разбора ошибок.
- создает документ;
- проверяет исходные сведения;
- подписывает или подтверждает этап;
- исправляет ошибку;
- контролирует зависшие документы;
- обеспечивает доступ к архиву.
Если сотрудник подписывает документ КЭП от имени организации, его полномочия могут подтверждаться МЧД. Но необходимость КЭП и МЧД для водителя зависит от его роли и конкретного действия.
Перед тестовой перевозкой проверьте, кто подписывает каждую часть документа, есть ли у подписантов действующие сертификаты, оформлены ли необходимые доверенности и может ли водитель выполнить требуемое действие с телефона. Нужен также резервный сотрудник на случай болезни, отпуска или технической недоступности основного подписанта.
Внутренний регламент должен отвечать на вопросы, кто исправляет сведения при замене автомобиля или водителя, кто контролирует неподписанные документы и как действовать, если телефон разрядился или отсутствует связь.
Как организовать работу с ЭТрН в 1С
Универсального варианта нет. Выбор зависит от количества перевозок, конфигурации 1С, сложности маршрутов и того, какие данные уже ведутся в системе.
Как выбрать вариант
| Вариант работы | Для какого сценария подходит | Что решает | Что важно учитывать |
|---|---|---|---|
| Типовое решение | |||
| Личный кабинет оператора | Личный кабинет подходит, если документов мало и ручной ввод не создает существенной нагрузки. | Работа с ЭТрН без интеграции с 1С. | Повторный ручной ввод сведений увеличивает нагрузку и риск расхождений. |
| Сервис 1С-ЭПД | 1С-ЭПД стоит рассматривать, если компания хочет обмениваться перевозочными документами из поддерживаемой программы 1С. | Обмен перевозочными документами из программ 1С. | Нужно проверить конфигурацию, виды документов, роли, мобильный сценарий и корректировки. |
| Решение от Инфостарт Маркетплейс | |||
| Ввод ЭПД на основании реализации для 1С:Бухгалтерии 3.0 | Расширение для создания ЭПД из реализации полезно, когда основной задачей является автозаполнение. | Создание ЭТрН и электронного заказа из реализации. | Решение сокращает повторный ввод, но не заменяет контур управления доставкой. |
| Монитор Логиста для 1С | Логистическая система нужна, если вместе с документами требуется планировать маршруты и контролировать рейсы. | Управление заявками, маршрутами, водителями и исполнением рейсов. | Логистический контур не заменяет юридический обмен ЭПД. |
| Мастер ТТН. Версия ПРОФ | Специализированное решение для ТН, ТТН и ЭТрН требуется при сложных связях между реализациями и перевозками. | Работа со связями между учетными и транспортными документами. | Актуально для нескольких реализаций, разных накладных и дополнительных сопроводительных форм. |
Что еще учесть по каждому варианту
Подходит при небольшом количестве простых перевозок. Основной недостаток – повторный ручной ввод сведений из 1С. Чем больше документов, тем выше нагрузка и риск расхождений.
Для обмена перевозочными документами из программ 1С можно использовать сервис 1С-ЭПД.
Перед подключением нужно проверить поддержку конфигурации, документов, ролей, мобильного сценария и корректировок. Подготовка справочников все равно остается обязательной.
Если задача заключается в том, чтобы исключить повторный перенос сведений из реализации, можно рассмотреть решение «Ввод ЭПД на основании реализации для 1С:Бухгалтерия 3.0»
Оно создает ЭТрН и электронный заказ из документа «Реализация товаров и услуг», сокращая повторный ввод.
Если кроме оформления документов нужно управлять заявками на доставку, маршрутами, водителями и исполнением рейсов, одной функции создания ЭТрН может быть недостаточно.
«Монитор Логиста для 1С» используется для управленческого контура доставки: заявок, маршрутных листов, карты, GPS-треков и план-фактного контроля
Подходит компаниям, которым нужно связать планирование доставки с данными учета. При этом сам по себе логистический контур не заменяет юридический обмен ЭПД: нужно заранее определить, из какой системы будут формироваться документы и как статусы перевозки вернутся в 1С.
Если одна перевозка включает несколько реализаций, на одну реализацию оформляются разные накладные или компания одновременно работает с ТН, ТТН и ЭТрН, простой команды «Создать ЭТрН из реализации» может быть недостаточно.
Для таких процессов можно рассмотреть «Мастер ТТН. Версия ПРОФ»
Решение помогает работать со связями между учетными и транспортными документами и подходит для нестандартных схем. Такой вариант особенно актуален, если одна перевозка объединяет несколько реализаций, на одну реализацию оформляются разные накладные или необходимо формировать дополнительные сопроводительные формы.
Любой вариант нужно проверить на копии базы и реальных сценариях. При выборе сравнивайте не только наличие функции создания ЭТрН, но и поддерживаемые конфигурации, обновления, мобильную работу, корректировки, поиск завершенных документов, права пользователей и техническую поддержку.
Если перевозок немного, личный кабинет может оказаться достаточным. При регулярном обмене важнее становится автоматическое заполнение из 1С. При сложной логистике дополнительно нужен контур планирования и контроля рейсов. Универсального продукта для всех схем нет, поэтому решение следует подбирать под фактический процесс компании.
Типовые сценарии, которые нужно учесть
Простая перевозка сторонним перевозчиком
Грузоотправитель формирует сведения о грузе, перевозчик принимает его, водитель выполняет доставку, а грузополучатель подтверждает приемку. Даже в этой схеме необходимы корректные справочники организаций, складов, адресов, транспорта, водителей и номенклатуры.
Перевозка через экспедитора
Если перевозку организует экспедитор, появляются дополнительные документы: поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки. До запуска нужно определить, кто их формирует, как они связаны с ЭТрН и каким образом сведения возвращаются в 1С.
Отгрузка со стороннего склада
Когда товар отправляется не с юридического адреса организации, важно корректно указать фактический пункт погрузки. Нужно заранее определить, кто фактически передает груз, кто указан грузоотправителем и какие полномочия есть у сотрудника склада.
Замена автомобиля или водителя
В ходе рейса автомобиль может сломаться, а водитель – заболеть. Компания должна заранее знать, кто сообщает об изменении, кто вносит новые сведения, на каком этапе допустима корректировка и кто контролирует завершение документа.
Несколько реализаций в одной перевозке
Отдельного тестирования требуют ситуации, когда один рейс объединяет несколько реализаций, одна реализация разбивается на несколько перевозок или одновременно используются ТН, ТТН и ЭТрН. Именно в таких случаях особенно важна корректная связь между учетными и транспортными документами.
Что протестировать до 1 сентября 2026 года
Одного успешного создания документа недостаточно. Нужно пройти полный цикл от исходной операции в 1С до завершения и поиска ЭТрН.
После рейса проверьте поиск ЭТрН из реализации, видимость статуса, связь с услугой перевозчика и историю корректировок. В тесте должны участвовать не только администратор 1С, но и логист, склад, бухгалтерия, водитель и представитель контрагента.
Не ограничивайтесь идеальной перевозкой. Проверьте частичную приемку, недостачу, повреждение груза, отказ от приемки, возврат, изменение адреса, замену автомобиля и зависший документ. Именно такие ситуации показывают, готов ли процесс к реальной эксплуатации.
При сбое заранее определите, кто его фиксирует, уведомляет участников, вносит сведения после восстановления и проверяет завершение документа. Бумага не становится свободной альтернативой ЭТрН.
Пошаговый план подготовки
Архив, поиск и контроль документов
Переход не заканчивается отправкой ЭТрН оператору. Сотрудники должны понимать, где искать завершенные документы и как контролировать те, которые остановились на промежуточном этапе. В 1С или связанном интерфейсе желательно обеспечить поиск по реализации, перевозчику, рейсу, номеру документа и периоду.
Отдельный отчет или рабочее место должны показывать неподписанные документы, ошибки обмена, задержки между этапами и последние действия участников. Это позволит логисту оперативно связаться с перевозчиком, а бухгалтерии – не ждать закрытия месяца, чтобы обнаружить незавершенную перевозку.
Нужно также определить права доступа. Логисту важны статусы и данные рейса, бухгалтерии – связь с реализацией и услугами перевозчика, юристам – история подписания и корректировок. Водитель и складской сотрудник должны видеть только те действия, которые относятся к их роли.
При претензиях важно сохранить не только итоговый документ, но и историю изменений: кто и когда внес сведения, на каком этапе возникло расхождение и как оно было исправлено. Поэтому архив и поиск следует проверять в тестовом контуре наравне с созданием и подписанием ЭТрН.
Основные ошибки
Не откладывайте подготовку до конца августа, не ограничивайте проект бухгалтерией и не выбирайте решение без теста. Автоматизация не компенсирует дубли контрагентов, свободные адреса и незаполненные сведения о транспорте.
Еще одна типовая ошибка – не назначить ответственного за контроль зависших документов. Фактическая доставка может завершиться, но ЭТрН останется на промежуточном этапе. Если никто не отслеживает такие случаи, проблема обнаружится только при закрытии периода или споре с контрагентом.
Не стоит также вести электронный документ отдельно от реализации и заявки на доставку. Сотрудники должны находить ЭТрН из привычных объектов учета, а не искать ее вручную по номеру в отдельном кабинете.
Частые вопросы
Можно ли работать без интеграции с 1С?
Подходит ли 1С-ЭПД для работы с ЭТрН?
Нужна ли каждому водителю МЧД?
Можно ли исправить подписанную ЭТрН?
Можно ли закрыть переход одной доработкой 1С?
Что делать, если перевозчик не готов к ЭПД?
Что делать при отсутствии интернета?
Какие документы ЭТрН не заменяет?
Вывод
Подготовка к ЭТрН в 1С начинается не с установки обработки, а с анализа перевозок и данных. Сначала компания определяет роли участников и источник каждого реквизита, затем выбирает оператора и способ работы, тестирует реальные рейсы и только после этого переводит процесс в постоянную эксплуатацию.
Для простых перевозок может быть достаточно кабинета оператора или 1С-ЭПД. При повторном вводе, сложной логистике или нестандартных связях документов могут потребоваться дополнительные решения.
Официальные источники
Информация актуальна на 13 июля 2026 года.
