Кого касается обязательный переход на ЭПД в 2026 году и почему к ним относятся не только транспортные компании

Обязательный переход на электронные перевозочные документы – это часть общего курса на цифровизацию транспорта. Такой курс закреплен в Транспортной стратегии РФ, утвержденной распоряжением Правительства от 27 ноября 2021 года № 3363-р. Для реализации стратегии в 2025 году опубликован Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ, который ввел обязательный электронный формат для части перевозочных документов.

Какие документы должны быть в электронном формате

С 1 сентября 2026 года обязательным становится оформление в электронном виде транспортных накладных, заказов и заявок на перевозку грузов автомобильным транспортом, грузовых авианакладных, железнодорожных накладных, а также экспедиторских документов. К таким документам ФНС и Минтранс относят в том числе поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. 

При этом Минтранс уже отдельно обозначил некоторые случаи (id проекта 166281), когда бумажный формат сохраняется: например, если одной из сторон выступает иностранное лицо, при отдельных каботажных перевозках перевозчиками из ЕАЭС, а также в ситуациях, не связанных с предпринимательской деятельностью, когда груз перевозится для личных, семейных или домашних нужд физлица.

Работа с такими документами строится через ГИС ЭПД. Участники перевозки не подключаются к системе напрямую: обмен идет через аккредитованных операторов ИС ЭПД, а уже они передают сведения в государственную систему (Постановление Правительства Российской Федерации от 21.05.2022 № 93). Это важная деталь для бизнеса: закон требует выстроить полноценный электронный контур обмена между всеми сторонами перевозки.

Что именно меняет закон

Закон № 140-ФЗ меняет два ключевых момента.

Первый – документооборот. С 1 сентября 2026 года ключевые перевозочные документы должны формироваться в электронном виде по утвержденным форматам. Для экспедиторских документов форматы утверждает ФНС по согласованию с Минтрансом (Проект Приказа Федеральной налоговой службы «Об утверждении форматов электронных экспедиторских документов» от 09.02.2026).

Второй – статус участников рынка. Для экспедиторов создан обязательный реестр на базе платформы «ГосЛог». Реестр начал работать с 1 марта 2026 года, участие в нем обязательно для юридических лиц и ИП, которые осуществляют или планируют осуществлять транспортно-экспедиционную деятельность. 

Для действующих компаний установлен переходный срок – 60 дней с 1 марта 2026 года. Кроме того, Минтранс отдельно сообщил, что с 1 марта 2027 года на базе «ГосЛога» должен заработать и реестр перевозчиков грузов автомобильным транспортом по территории России.

Именно поэтому тема ЭПД касается не только логистических компаний. Закон смотрит не на отрасль, а на роль компании в перевозке. Если организация в конкретной сделке выступает грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком или экспедитором, она попадает в обязательный контур электронного обмена независимо от того, работает ли она в торговле, производстве, строительстве, дистрибуции или в любой другой сфере. 

Почему ЭПД нужен каждому участнику перевозки

ФНС прямо указывает: транспортный ЭДО работает только тогда, когда к нему подключены все участники логистической цепочки – отправитель, перевозчик, получатель и, при соответствующем сценарии, экспедитор. Поэтому задача перехода – не локальная настройка для одного отдела или одной компании, а согласованная работа всей цепочки.

1. Грузоотправитель

Грузоотправитель – это участник, с которого начинается перевозка. Он формирует исходные сведения о грузе, маршруте, сторонах сделки и параметрах перевозки, а затем участвует в подписании перевозочного документа. Компания может сама заниматься доставкой грузов или использовать наемный транспорт – неважно.

Для грузоотправителя переход на ЭПД означает, что недостаточно попросить перевозчика все оформить самому. Нужно обеспечить свою часть процесса: определить ответственных сотрудников, подготовить КЭП, при необходимости МЧД, подключиться к оператору ИС ЭПД и настроить обмен с контрагентами. ФНС отдельно подчеркивает, что именно так и строится переход: сначала анализ процессов, потом выбор оператора, проверка подписей и подключение всех контрагентов.

2. Перевозчик

Перевозчик – это всегда сторонняя организация (ИП или компания), которая принимает груз к перевозке и отвечает за саму доставку. Для него ЭПД становится частью ежедневной операционной работы: он получает данные от других участников, подтверждает сведения по перевозке, подписывает документы и работает через своего оператора ИС ЭПД.

На практике для перевозчика особенно важны организационные вопросы: кто именно подписывает документы, как выданы полномочия сотрудникам, как подключены водители и диспетчеры, как документы попадают в учетную систему. 

ФНС рекомендует заранее определить всех сотрудников, участвующих в процессе, и проверить наличие КЭП; если подписывает не руководитель и не ИП, а сотрудник, ему нужна КЭП физлица и машиночитаемая доверенность.

3. Грузополучатель

Грузополучатель часто воспринимается как «последнее звено», которое просто принимает товар. На деле он такой же обязательный участник электронного документооборота, потому что именно на стороне получателя фиксируется факт приемки груза, замечания по количеству, упаковке или состоянию товара. ФНС прямо относит грузополучателя к числу участников, которые должны работать с ЭПД с 1 сентября 2026 года.

Для грузополучателя это означает, что подготовка нужна даже в том случае, если компания сама не ищет перевозчика и не заключает транспортные договоры. Достаточно того, что она регулярно принимает грузы и должна подтверждать их получение в новом обязательном формате.

4. Экспедитор

Экспедитор включается в перевозку тогда, когда берет на себя организацию процесса по договору транспортной экспедиции. В такой модели он может координировать несколько участников, оформлять собственный комплект экспедиторских документов и взаимодействовать и с отправителем, и с перевозчиком, и с получателем. Для него обязательность ЭПД имеет двойное значение: нужно и соответствовать требованиям к статусу участника рынка, и быть готовым к оформлению электронных экспедиторских документов.

Здесь важно понимать, что роль экспедитора зависит от конкретной договорной конструкции. Минтранс объясняет, что решающее значение имеют не название компании и не описание ее роли, а содержание договора и характер обязательств.

Что это значит для бизнеса на практике

К 1 сентября 2026 года подготовиться должен не один участник, а вся цепочка. Если у отправителя нет электронной подписи, если перевозчик не подключен к оператору, если получатель не готов принимать документы, а экспедитор не включен в реестр, процесс будет останавливаться на любом из этапов. Именно поэтому ФНС рекомендует уже сейчас анализировать свои процессы, определять участников внутри компании, подключать оператора ИС ЭПД и приглашать контрагентов к обмену.

На практике это касается и бизнеса, который не считает себя логистическим. Торговая сеть, завод, дистрибьютор, застройщик, интернет-магазин, производственная площадка, складской оператор – любой из них может в одной сделке быть грузоотправителем, в другой грузополучателем, а в третьей работать через экспедитора. Значит, для них ЭПД – это уже не нишевая тема транспортного отдела, а часть общей договорной и операционной модели компании.

Разобрали подробно на вебинаре

На вебинаре «Обязательный переход на электронные перевозочные документы в 2026 году» обсудили:

• стратегию, законодательство и НПА;
• преимущества ЭПД для участников рынка;
• как работать с ЭПД на практике;
• переход на 1С ЭПД: 7 простых шагов;
• клиентов и кейсы;
• частые вопросы.

На вебинаре отдельно показали, как определить свою роль в перевозке, когда компания становится участником обязательного ЭПД-контура, что делать с экспедиторами и как подготовиться к 1 сентября 2026 года без сбоев в процессах.