Внедрение нового продукта без потери общей продуктивности – задача непростая, но реализуемая. В этом материале – рекомендации для ИТ-специалистов: как сделать процесс управляемым и какие риски учесть в начале работы с новой программой.
Внедрение нового инструмента во внутренний технический контур часто сопровождается сложностями: срывы сроков, адаптация сотрудников, повышенная нагрузка на ИТ-отдел. Причиной чаще всего становится отсутствие управляемого процесса.
Ниже – пошаговый план, который поможет ИТ-командам организовать процесс внедрения и минимизировать потенциальные проблемы.
Получите бесплатный чек-лист «Как внедрить новый инструмент в систему без пауз в рабочих процессах»
- 5 подробных шагов от распределения ролей до поддержки после запуска.
- Инструменты и способы автоматизации рутины.
- Удобный формат, чтобы отметить выполненное.
1. Распределите роли в проекте
Первый шаг – зафиксировать в письменном виде, кто и за что отвечает. Без этого проект быстро теряет управляемость.
Оптимальный набор ролей:
- Руководитель проекта – контролирует сроки, ресурсы и коммуникации.
- Техлид – отвечает за архитектурные решения и техническое качество внедрения.
- ИТ-специалисты – выполняют настройку, интеграцию и запуск системы.
- Представитель бизнеса – формулирует боли и требования, которые должно закрыть внедрение.
- Ответственный за обучение – готовит пользователей к работе с новым инструментом.
Четкое распределение ролей снижает количество конфликтов и упрощает принятие решений.
2. Зафиксируйте цели и критерии успешности внедрения
Без понятных целей внедрение может «завязнуть» в бесконечных доработках. Поэтому важно договориться еще до старта, что именно считать успешным результатом.
Рекомендуется заранее определить:
- какие рабочие процессы переносятся на новую систему;
- какие метрики изменятся после внедрения;
- сроки и этапы проекта;
- критерии завершения каждого этапа;
- ожидаемые показатели по итогам запуска;
- план действий на случай доработок.
Эта фиксация помогает контролировать трудозатраты.
3. Подготовьте инструкции для пользователей
Даже при стабильной работе системы пользователи будут испытывать сложности, если не понимают логику интерфейса и последовательность действий. Поэтому инструкции – важная часть процесса внедрения, а не вспомогательный материал после запуска.
Что следует сделать:
- определить минимальный набор инструкций, без которых работа в системе невозможна;
- подготовить пошаговые руководства по ключевым операциям;
- описать типовые ошибки и спорные сценарии;
- заранее уведомить пользователей, где хранится обучающая информация.
Для удобства можно использовать специализированные сервисы. Например, в Блеске ИТ-команды могут быстро создавать готовые инструкции и складывать их в одну коллекцию. Сервис автоматически фиксирует действия пользователя, делает скриншоты, формирует пошаговое описание и подбирает масштаб.
Легко создавайте и делитесь пошаговыми инструкциями онлайн с Blesk
Передавайте рутинные задачи автоматизации и снижайте нагрузку на сотрудников
Перейти и попробовать
В результате пользователи получают наглядную инструкцию по работе с новым инструментом. Это облегчает процесс адаптации и снижает нагрузку на ИТ-отдел.
4. Проведите пилотный запуск
Если в новой программе начнут работать сразу все пользователи, это рискованный сценарий. Гораздо безопаснее сначала протестировать систему на ограниченной группе.
На этом этапе важно:
- выбрать пользователей или команды для пилота;
- определить, возможна ли параллельная работа старой и новой системы;
- зафиксировать сроки и длительность тестового периода;
- собрать обратную связь и типовые вопросы;
- при необходимости внести корректировки.
Пилотный запуск позволяет выявить проблемы до начала полноценной работы и снизить нагрузку на специалистов техподдержки.
5. Обеспечьте поддержку после запуска
С запуском нового инструмента процесс внедрения не завершается. Пользователям потребуется время на адаптацию, и нужно быть готовым к вопросам и уточнениям.
Для упрощения адаптации стоит:
- регулярно обновлять базу знаний;
- ввести регламент ответов на типовые вопросы;
- использовать чат-ботов для автоматических ответов;
- выделить канал поддержки.
Четкий план внедрения помогает держать процесс под контролем и вовремя замечать отклонения. При этом он не является универсальной формулой: в конкретной компании отдельные этапы могут выглядеть иначе или требовать корректировок.
