С 1 января 2026 года обмен через ЭДО товарными накладными и актами выполненных работ будет невозможен. Вместо этих документов бизнес должен перейти на универсальный передаточный документ (УПД).
Устаревшие форматы
Налоговая запрещает обмен через ЭДО старыми электронными товарными накладными (ТОРГ-12) и актами выполненных работ. Речь идет только о форматах, которые были утверждены в 2015 году (№ ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@). С 1 января 2026 года вступает в силу новый приказ, согласно которому такие XML-форматы документов прекращают действовать.
Создавать акты и товарные накладные будет можно, но передаваться они будут в УПД. Это многофункциональный формат, который позволяет отправлять накладные и акты выполненных работ сразу со счетом-фактурой или без него. Действующий формат 5.03 утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Альтернативные варианты обмена
С 2026 года универсальный передаточный документ станет единственным официальным форматом электронного документооборота по первичке. Но ФНС уточнила случаи, когда можно не использовать УПД:
-
для создания первичных учетных документов в виде неформализованных электронных документов;
-
если документы в бумажном варианте.
«Бумажные формы товарной накладной и акта оказанных услуг отмена приказов не касается. Например, если вы сейчас обмениваетесь бумажными актами и электронными счетами-фактурами, то можно работать так же и в 2026 году», – разъяснили в ФНС.
Переход на УПД
УПД внедряется, по объяснению налоговой, «в целях исключения избыточного регулирования». По сути вместо нескольких прежних электронных документов нужно сформировать один. Документ создается в машиночитаемом формате XML, его можно перевести в PDF.
Универсальный передаточный документ оформляется в двух вариантах.
-
С кодом «1» – если используется для передачи первичных документов и счета-фактуры сразу. В этом случае документ будет отражаться в книге продаж и книге покупок, на основании УПД можно заявить вычет по НДС.
-
С кодом «2» – когда отправляются накладная и акт выполненных работ.
В УПД отражаются даты расходов и доходов, для продавца это момент передачи товара или оказания услуги, для покупателя – дата получения.
Единый формат передачи документов по ЭДО обязателен для маркированных товаров, под них в последней версии добавили специальные графы.
Напомним, с 1 ноября 2025 года невозможна отправка обращений в ФНС через операторов ЭДО. Обращения отправляются через сервисы ФНС или портал «Госуслуги». Когда произойдет полный отказ от коммерческих операторов ЭДО для обмена сообщениями с ФНС, пока не известно.
