АКАМ:ТОРГИ является частью решения 1С:CRM и предназначен для автоматизации работы тендерных отделов, организации совместной работы специалистов тендерного отделам и смежных отделов (отдел продаж, логистика, склад, юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия и прочие).
АКАМ:ТОРГИ может работать, как на базе отдельностоящего решения 1С:CRM, но максимальный эффект появляется при встройке решения в учетные решение 1С:Управление торговлей 8, 1С:Комплексная автоматизация 8 и 1С:ERP. В этом случае полноценно реализуются сквозные бизнес процессы.
Реализован функционал автоматического импорта тендерных заявок по отобранным фильтрам и ключевым словам по расписанию. Каждый новый опубликованный целевой тендер становится Лидом внутри 1С:CRM и его отработка становится частью бизнес процесса отдела продажа или тендерного отдела.
В поставке включена предварительно настроенная воронка продаж тендерного отдела.
Технические требования
Аредназначен для использования на базе решения 1С:CRM (версий ПРОФ и КОРП) c релиза 3.0.20 и выше. Платформа 8.3.16 и выше.
Код закрыт.
Для кого решение АКАМ:ТОРГИ? Целевые пользователи
В последнее время все больше компаний понимают, как важна автоматизация торгов и необходимость оптимизации работы с тендерными заявками для повышения прозрачности, результативности и эффективности процесса.
Решение АКАМ: ТОРГИ для 1C: CRM станет одним из инструментов такой оптимизации, если компания:
-
- использует систему 1С в продажах и работе с клиентами,
- получает от тендерных продаж более 15% оборота,
- имеет тендерный отдел от 2 человек.
- Кроме того, TRM интересен собственникам бизнеса, которые планируют начать работать с тендерами и рассматривают их, как дополнительные канал лидогенерации.
Какие вопросы решает?
Осознание того, что нужна автоматизация торгов, приходит, когда руководитель компании или тендерного отдела (отдела продаж) понимает, что:- не знает, сколько тендерных заявок не отработано,
- конкуренты “съели” долю рынка,
- узнаёт об интересных торга после их завершения,
- сотрудники забывают про дату подачи заявок;
- не может собрать статистику по отделу за 5 минут.
Какие возможности получит пользователь АКАМ:ТОРГИ?
-
Автоматическая загрузка тендерных заявок в 1С по фильтрам (через систему Seldon с более чем 3000 площадок федерального, регионального и корпоративного уровней (44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие),
-
Автоматическое создание заявки по ссылке на ЕИС (zakupki.gov.ru),
-
Ведение общего списка тендерных заявок (в том числе ручной ввод данных),
-
Отслеживание изменений, контрольных сроков и статусов тендерных заявок,
-
Закрепление ответственных по тендерным заявкам,
-
Отдельный рабочий стол сотрудников тендерного отдела (KANBAN доска),
-
Уведомления сотрудников и руководителя о новых тендерах и срочных задачах,
-
Постановка задач и поручений смежным отделам и службам,
-
Аналитические отчеты по анализу тендеров, площадок и работы сотрудников,
-
Сквозной процесс от разбора нового тендера до подписания закрывающих документов.
Модуль ТОРГИ может работать, как на базе отдельностоящего решения 1С:CRM, но максимальный эффект появляется при встройке решения в учетные решение - 1С: УТиВСК, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. В этом случае полноценно реализуются сквозные бизнес-процессы компании.
В типовом решении АКАМ: Модуль ТОРГИ включена предварительно настроенная воронка продаж тендерного отдела.
Что меняется при автоматизации работы с торгами?
В таблице представлены основные изменения, которые происходят в процессе работы с тендерными заявками после внедрения решения АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С: СRM.
Работа с тендерами
НЕТ
АКАМ: ТОРГИ
ЕСТЬ
АКАМ: ТОРГИ
Где собрана информация по тендерам?
В Файле Excel и голове менеджера.
Вся информация собрана в базе 1С.
По каждому конкурсу ведется отдельный Интерес, где хранятся:
-
информация об условиях конкурса,
-
ссылки,
-
важные контакты,
-
задачи исполнителей
-
история взаимодействий с заказчиком,
-
документы,
-
состав поставляемых товаров/услуг.
Как тендерный отдел взаимодействует с другими отделами?
Почта, мессенджеры, устные контакты.
Используют Задачи, Поручения и Напоминания системы 1C:CRM.
Без устных контактов, конечно, не обойтись:)
Но их результат можно сохранить в Интересе в примечании.
Как узнать, какое количество тендерных заявок в работе?
Посмотреть в файле Excel. При условии, что он один по всем направлениям и доступен к использованию для всех сотрудников тендерного отдела.
Иначе придется собирать информацию со всех и подсчитывать суммарное количество.
Сформировать отчет Реестр интересов в 1С:CRM.
Как собрать информацию, по каким торгам подача заявок в эту пятницу?
Запросить информацию у менеджера (если заявок немного и у него очень хорошая память) или сделать фильтр по дате подачи в файле Excel.
Сделать отбор по дате в списке тендерных заявок.
Как не пропустить подачу заявок?
Поставить напоминание в календаре или довериться хорошей памяти.
Напоминания в календаре 1С, KANBAN доска на рабочем месте специалиста тендерного отдела.
Как узнать объем продаж по торгам, например, за первый квартал с разбивкой по менеджерам?
Собрать информацию со всех менеджеров, которым предварительно нужно ее посчитать.
За 5 минут сформировать отчет в 1С.
Что, если ответственный менеджер уволился?
Данные по торгам, которые менеджер вел, уйдут вместе с ним.
Помним, что часть информации хранится у него в голове.
Вся информация по участию в тендерных закупках сохранится в системе 1С.
Можно ли узнать конверсию тендерных продаж?
Можно, но сложно.
Легко, используя Воронку продаж 1С:CRM.
Какой текущий статус закупки, кто по ней работает и что делает?
Без личного общения с менеджером руководителю не обойтись.
Можно зайти в Интерес по сделке и увидеть, на каком этапе Воронки продаж находится тендерная заявка, кто из сотрудников ведет работу по ней, какие задачи уже выполнены и что запланировано сделать в ближайшее время.
Или, если нужна информация по всем торгам, можно сформировать отчет Контроль руководителя - Интересы клиентов.
Как найти информацию о процессе анализа, подачи заявок и участия по выигранному конкурсу?
Хорошенько покопаться в файле Excel, почте, папках с документами и в памяти менеджера.
Открыть Интерес по необходимой тендерной заявке.
Возможности развитие после внедрения
Мы создали решение для автоматизации работы тендерного отдела и включения в процессы всей компании в экосистеме 1С, которое со временем можно поэтапно адаптировать под потребности и специфику работы конкретного бизнеса, еще больше повышая эффективность работы тендерного отдела
Например, для выполнения тендера, можно перейти на уровень автоматизации SRM (Supplier relationship management) — система управления взаимодействием с поставщиками, а обычно это управление закупочной деятельностью компании.
Как выглядит рабочий процесс по обработке и ведению тендеров в АКАМ: ТОРГИ для 1С:CRM?
При подключении решения АКАМ: ТОРГИ в 1C появится раздел “Модуль торги”, где расположены:
-
Рабочий стол (KANBAN) сотрудника Тендерного отдела;
-
Список Заявок только Тендерного отдела;
-
Отчеты для Тендерного отдела.
Увидеть все тендерные заявки, отобрать заявки по дате завершения подачи, организации, виду заявки или ответственному менеджеру, сделать фильтр по необработанным заявкам можно в Списке заявок.
Работа с Тендерными Заявками
В Список тендерных заявок попадают заявки:
-
созданные вручную,
-
созданные автоматически по ссылке на ЕИС (подробнее <ссылка на новость>)
-
созданные автоматически при включенной интеграции с системой Seldon.
Автоматическая загрузка из Seldon (интеграция по API с 1С)
Seldon - один из крупнейших агрегаторов информации о торгах:
-
В онлайн режиме собирает информацию обо всех закупках в России и за рубежом (торги по 44-ФЗ и 223-ФЗ, коммерческие закупки, аукционы по продаже имущества банкротов).
-
Формирует подборки профильных торгов в соответствии с заданными параметрами.
-
Экономит время на мониторинг закупок в конкретной тематике.
Периодичность загрузки определяет компания-пользователь. Загрузка осуществляется по настроенным (ключевые слова, географический охват, ФЗ) на стороне Seldon фильтрам. При настройке интеграции можно выбрать, по каким фильтрам загружать заявки в 1С, и назначить ответственного за конкретное направление (фильтр).
Для Модуля ТОРГИ разработана своя форма Заявки. От типовой она отличается специальными дополнительными реквизитами, которые позволяют собирать и хранить информацию о тендере.
При ручном создании менеджер самостоятельно заполняет Заявку имеющейся информацией.
При автоматической загрузке Заявка заполняется опубликованными в извещении данными.
-
В заявке хранятся ссылки на извещение в системе Seldon и на площадку, где размещен конкурс или на ЕИС.
По Заявке можно Отклонить обращение, если конкурс не перспективный, или Принять обращение (создать Интерес), когда компания заинтересована в участии и победе. Заявку можно перенаправить другому ответственному для работы или принятия решения.
Работа с Интересом по тендеру
В Интересе:
-
ведется вся работа по тендеру,
-
хранится информация по тендеру и тендерная документация,
-
хранится история взаимодействий сотрудников внутри компании и с представителями организатора / заказчика.
В основе работы по тендеру в рамках Интереса лежит Сценарий (Воронка) продаж ТОРГИ:
-
можно использовать типовой сценарий для торгов,
-
можно настроить сценарий под себя.
Движение по сценарию возможно как ручное, так и автоматическое (требует настройки).
Табличную часть “Товары и услуги” рекомендуется использовать:
-
для подбора и хранения в системе товаров и/или услуг в соответствии с техническим заданием конкурса,
-
для расчета их себестоимости,
-
для оформления заказа поставщику в случае выигрыша.
Хранение всех документов по тендеру в одном месте помогает:
-
не тратить время на поиск нужных документов;
-
исключить зависимость от присутствия сотрудника, ответственного за нужный документ;
Планирование работы по участию в конкурсе, отображение результатов и контроль осуществляются в Интересе с помощью следующих Инструментов:
-
Взаимодействия:
-
для планирования контактов с организатором / заказчиком конкурса,
-
для фиксации факта общения с организатором / заказчиком конкурса и его результатов,
-
для планирования и работы по задачам, имеющим чек-лист, т.е. состоящим из нескольких подзадач, с возможностью фиксации факта их выполнения. Например, задача по проведению анализа тендера может выглядеть так:
-
-
Задачи:
-
для планирования собственных задач;
-
-
Поручения:
-
для постановки задач коллегам, результат которых нужно проконтролировать, н-р, задача финансовому отделу оплатить обеспечение или задача продакт-менеджеру подготовить сертификаты на продукцию;
-
-
Примечания:
-
для фиксации важной информации.
-
Взаимодействия, задачи и поручения попадают в рабочее место “Мои дела” ответственного за выполнение и облегчают планирование рабочего дня.
Также, как и еще одно рабочее место - “Мои продажи”. Здесь видна текущая работа по торгам конкретного сотрудника - какое количество конкурсов (Интересов) и на какую сумму находится на каждом из этапов Воронки продаж ТОРГИ. Что позволяет более наглядного и эффективного планировать работу на день/неделю.
Контроль тендерного отдела
Решить задачу “Повысить прозрачность тендерного отдела” можно, используя все механизмы типового 1С: CRM по анализу и отчетности.
Так, например, можно:
-
проконтролировать активности сотрудников тендерного отдела
-
проанализировать объемы тендерных продаж за год с динамикой по месяцам
-
оперативно получить информацию по тендерным закупкам в работе - кто из сотрудников какой тендер ведет, на какую сумму, на какой он стадии. Прямо из отчета провалиться в документ (Интерес), в котором хранится вся история завершенных и запланированных задач и взаимодействий, прикреплена документация, произведен расчет стоимости участия
-
увидеть аналитику по причинам проигрыша (по компании в целом или по ответственным специалистам)
-
Техническая поддержка и обновления
Бесплатный период техподдержки составляет 6 месяцев со дня покупки
Также после приобретения вы получаете 6 месяцев бесплатных обновлений.
По окончании бесплатного периода вы можете приобрести услугу технической поддержки с доступом к обновлениям на платной основе.
Проверить наличие обновлений можно в личном кабинете. Если обновления недоступны - загрузить новую версию можно после покупки обновлений/технической поддержки.
Задать вопрос по программе можно по кнопке "Техподдержка" на странице описания.
При создании тикета необходимо предоставить:
- Номер заказа
- Описание вопроса. Если это ошибки - напишите порядок ваших действий с программой, которые к ней привели (приложите видео/скриншоты/отчеты об ошибке)
- Точную конфигурацию 1С, и версию платформы, на которой используете купленное решение (наименование и версию 1С можно взять из раздела "О программе"), версию купленной программы.
К созданной заявке подключается специалист. Дальнейшее обсуждение проблемы будет проходить в тикете техподдержки. Стандартный срок реакции - 24 часа в рабочие дни с момента обращения.
