ПРОБЛЕМА, КОТОРУЮ РЕШАЕТ РАСШИРЕНИЕ
Инструменты, спецодежда, хозяйственный инвентарь, техника и другие малоценные предметы ежедневно передаются сотрудникам. После выдачи такого имущества компания часто знает общий складской остаток, но не может быстро ответить на простые вопросы:
у кого сейчас находится конкретный предмет;
сколько имущества числится за сотрудником;
кто и кому передал МБП;
что уже списано, а что должно быть возвращено;
какие остатки необходимо проверить при инвентаризации;
каким документом было сформировано движение.
На практике учет ведется в таблицах, бумажных ведомостях или «в памяти» ответственного сотрудника. Данные расходятся, поиск занимает время, а ответственность размывается.
Расширение «Учет МБП по МОЛ» переносит эту работу в привычную среду 1С:УНФ и создает единый количественный учет имущества по материально ответственным лицам.
ЧТО ПОЛУЧАЕТ КОМПАНИЯ
Единая картина имущества
В одном отчете видны остатки и движения МБП по каждому материально ответственному лицу и каждой позиции номенклатуры.
Прослеживаемость передачи
Передача между сотрудниками отражается двумя связанными движениями: расходом у отправителя и приходом у получателя. Имущество не «исчезает» между подразделениями и сотрудниками.
Контроль выдачи и списания
Передача в эксплуатацию ставит предмет на учет за сотрудником, а списание снимает его с учета. Каждое движение связано с документом-регистратором.
Быстрая подготовка к инвентаризации
Можно сформировать остатки по конкретному МОЛ и сравнить данные программы с фактическим наличием. Это сокращает ручную подготовку ведомостей и поиск расхождений.
Меньше параллельных таблиц
Сотрудникам не требуется отдельно поддерживать Excel-файлы с выдачей инструмента и инвентаря. Учет выполняется непосредственно при оформлении стандартного документа УНФ.
ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ БУХГАЛТЕРА И ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ
- Быстрый ответ на вопрос, за кем числится имущество.
- Документальное подтверждение выдачи, перемещения и списания.
- Упрощение сверок с кладовщиками, руководителями подразделений и сотрудниками.
- Подготовленные количественные данные для инвентаризации.
- Снижение риска повторного списания или необоснованной закупки предметов, которые уже находятся у сотрудников.
- Возможность анализировать расхождения между фактическим наличием и данными учета.
- Сохранение истории движений через стандартные документы 1С.
Расширение не подменяет регламентированный бухгалтерский учет. Оно создает качественный оперативный контур, на который бухгалтер может опираться при контроле первичных документов, инвентаризации и сверке имущества.
ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
Даже небольшое снижение потерь и лишних закупок может окупить внедрение расширения.
Понятная персональная ответственность за имущество.
Сокращение потерь инструмента, техники и инвентаря.
Контроль движения МБП без запроса нескольких таблиц у разных сотрудников.
Более обоснованное планирование закупок.
Возможность быстро получить сведения по организации, сотруднику и номенклатуре.
Повышение дисциплины оформления передач между работниками.
ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ КЛАДОВЩИКА И МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ
Работа в знакомом документе «Перемещение запасов».
Минимальное количество новых полей.
Поля появляются только для подходящего вида операции.
Поля доступны только для номенклатуры, относящейся к выбранной категории МБП.
Проверка корректности передачи между двумя МОЛ выполняется автоматически.
Возможность оставить поля пустыми, если конкретная строка не должна участвовать в учете МБП.
Быстрый отчет по собственным остаткам и движениям.
ПОЧЕМУ РЕШЕНИЕ УДОБНО ВНЕДРЯТЬ
01
Расширение не изменяет основную конфигурацию УНФ
Функциональность поставляется как расширение. Это снижает объем изменений основной конфигурации и упрощает сопровождение типовой базы.
02
Используются стандартные документы
Пользователям не нужно осваивать отдельный сложный документооборот. Учет встраивается в привычные операции передачи в эксплуатацию, перемещения и списания на расходы.
03
Универсальная настройка категории
При первом запуске организация самостоятельно выбирает категорию МБП. Решение не зависит от кода, наименования или языка справочника и подходит для разных информационных баз.
04
Изолированный регистр учета
Движения МБП хранятся в собственном регистре расширения. Типовые регистры УНФ не подменяются и не переписываются.
05
Постепенное внедрение
Можно начать с одной категории и ограниченного перечня номенклатуры, проверить процесс на нескольких сотрудниках, а затем распространить правила учета на всю организацию.
КОМУ ОСОБЕННО ПОЛЕЗНО РАСШИРЕНИЕ
ПРИМЕР БИЗНЕС-СЦЕНАРИЯ
Компания приобрела десять единиц инструмента.
1
1) Четыре единицы переданы сотруднику Иванову, три — сотруднику Петрову.
2
2) В отчете сразу видны остатки: четыре у Иванова и три у Петрова.
3
3) Иванов передает одну единицу Сидорову. Расширение уменьшает остаток Иванова и увеличивает остаток Сидорова.
4
4) Изношенный инструмент Петрова списывается. Его остаток уменьшается.
5
5) Перед инвентаризацией бухгалтер формирует отчет по каждому МОЛ и получает готовую количественную картину.
Вместо нескольких несвязанных таблиц компания получает последовательную историю, оформленную документами УНФ.
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ
Расширение помогает сократить:
время на поиск информации об имуществе;
трудозатраты на подготовку инвентаризации;
количество ручных сверок и параллельных таблиц;
потери из-за неоформленных передач;
лишние закупки при отсутствии достоверных сведений об остатках;
риск ошибок при увольнении или смене материально ответственного лица.
Ценность решения складывается не только из стоимости сохраненного имущества. Бухгалтеры, кладовщики и руководители тратят меньше рабочего времени на восстановление истории и согласование противоречивых данных.
ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ
Текущая версия создает надежную основу количественного учета МБП по МОЛ. На этой базе функциональность можно развивать по следующим направлениям:
- учет нескольких категорий МБП;
- отдельные настройки по организациям;
- инвентарные и серийные номера;
- сроки эксплуатации и контроль даты возврата;
- учет состояния предмета: в эксплуатации, в ремонте, утрачен, списан;
- стоимостная оценка имущества и аналитика по подразделениям;
- панели руководителя с показателями движения и потерь;
- разграничение доступа к данным по организациям и подразделениям;
«Учет МБП по МОЛ» — это простой способ превратить разрозненные сведения о выданном имуществе в управляемый процесс внутри 1С:УНФ.
Расширение делает контроль МБП частью ежедневной работы пользователей, а не отдельной задачей, которую приходится восстанавливать перед каждой проверкой.
Компания получает:
- персональную ответственность;
- прозрачные остатки;
- историю передач и списаний;
- удобную подготовку к инвентаризации;
- меньше ручной работы;
- сохранение типовой конфигурации УНФ.
Технические требования
-
1С:Управление нашей фирмой, редакция 3.0, релизы 3.0.13.260, 3.0.13.210, 3.0.12.214
Ограничения
Внимание! Расширение не работает на БАЗОВЫХ конфигурациях (в базовых конфигурациях 1С, возможности подключения расширений - отсутствуют)!
Код открыт.
Остались вопросы?
Для получения дополнительной информации и помощи в настройке модуля под нужды вашего бизнеса — оставьте заявку
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Управление нашей фирмой, редакция 3.0, релизы 3.0.13.260, 3.0.13.210, 3.0.12.214
