Учёт занятий 2.1: уроки, абонементы, касса и зарплата педагогов для учебных студий — расширение для типовых конфигураций

Кому подходит

• Учебным студиям, кружкам, музыкальным и рок-школам, школам робототехники и программирования, репетиторским центрам, которые ведут учёт в 1С:Управлении нашей фирмой 3.0, 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, 1С:Управлении торговлей 11.5, 1С:Комплексной автоматизации 2.5 или 1С:ERP 2.5.
• Администратору: записать учеников на урок, отметить явку, принять оплату, увидеть долг.
• Педагогу: свои уроки и своя зарплата — без доступа к деньгам студии.
• Руководителю: зарплата педагогов, расходы, касса, закрытие периода.

Не подходит для базовых версий программ: в них расширения не устанавливаются.

Что нового в версиях 2.4 и 2.5

• Версия 2.5: «Учёт занятий» работает в 1С:Комплексной автоматизации 2.5 и 1С:ERP 2.5: проверено на ERP 2.5.21 (платформа 8.3.27) — касса, уроки, абонементы, зарплата, отчёты и связь с учётом программы (приходные и расходные кассовые ордера, партнёры).
• Версия 2.4, закрытие смены: деньги и зарплата вводятся один раз — в учёте занятий, кассовые документы Бухгалтерии, УНФ или Управления торговлей создаются сами (за день одним документом или каждым платежом), зарплата — черновиками начисления и ведомостей для бухгалтера; вкладка «Сверка» показывает, что изменили в программе после оформления. Ученики в программу не уходят.

Что нового в версии 2.1

• Плательщики ученика: в карточке таблица «Плательщики» — кто платит, кем приходится, кто основной. Основной плательщик подставляется в оплату. При обновлении с 2.0 прежнее «Отв. лицо ученика» само становится основным плательщиком.
• Один приход денег за нескольких детей: «Расшифровка платежа» по ученикам, предметам и абонементам, кнопка «Заполнить по долгам» по плательщику. Для одного ученика форма прежняя.
• Возврат по умолчанию — тому, кто платил.
• Отчёт «Оплаты по плательщикам»: кто сколько внёс и вернул за кого за период.
• Письма о долге — ученику и его плательщикам, у которых в карточке отмечено «Оповестить по email».
• Справка об оплате образовательных услуг для налогового вычета по форме КНД 1151158 (приказ ФНС № ЕД-7-11/755@). Сумма — внесено минус возвращено за год по кассе этим плательщиком за этого ученика; можно учесть оплаты супруга. Номер за год ставится сам, есть корректирующая и аннулирующая справка, печать бланка по клеткам. Без лицензии (кроме ИП, который ведёт деятельность лично), без ИНН или документа налогоплательщика и при нулевой сумме справка не выдаётся — программа говорит причину. ИНН и документ налогоплательщика — на отдельной странице карточки, педагог их не видит. Электронной передачи сведений в ФНС пока нет.
• Договор обучения с номером и датой на основании ученика или абонемента. С лицензией — «об оказании платных образовательных услуг», без неё — «возмездного оказания услуг по обучению». Текст — нейтральный шаблон, проверьте его со своим юристом.
• Реквизиты организации для справок и договоров: лицензия, подписант, адрес, банк. ИНН и КПП берутся из карточки организации.
• Исправлено: менеджер и руководитель не видели кнопок печати ПКО, РКО, бонусов и команды «Абонементы».

Что нового в версии 2.0

«Учёт занятий» 2.0 — новая версия «Учёта уроков». Раньше это была отдельная конфигурация, теперь — расширение, которое ставится в вашу рабочую базу: учёт студии и учёт организации живут в одной программе.

• Работает в 1С:Управлении нашей фирмой 3.0, 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 и 1С:Управлении торговлей 11.5, без Библиотеки стандартных подсистем внутри.
• Три роли вместо одной: менеджер, руководитель и педагог. Педагог видит «Мои уроки» и «Моя зарплата».
• Помощник первоначальной настройки за семь шагов: организация, касса, предметы, педагоги со ставками, цена занятия и абонемента, группа с расписанием.
• «Перевод ученика» — отдельный документ, история состава групп сохраняется.
• Начисления педагогам — отдельным документом; ставки меняет только руководитель.
• Основная касса у каждой организации; касса не уходит в минус.
• Возврат и перемещение денег ученика сверяются с остатком по тому же предмету: один и тот же аванс нельзя вернуть дважды. Уже потраченные бонусы нельзя отменить или уменьшить задним числом.
• Печать приходного и расходного кассовых ордеров с реквизитами организации из её карточки.
• Письма должникам через ваш почтовый сервер.
• Справка F1 в формах продукта, без модальных окон.

Новая версия ставится на чистые данные: перенос из «Учёта уроков» не предусмотрен. Структура данных исправлена, и прежние данные в неё без пересчёта не ложатся.

Уроки и расписание

• Урок — главный документ: педагог, помещение, предмет, ученики с отметками «Явка» и «К оплате». Проведённый урок списывает плату с ученика, расходует абонемент и начисляет зарплату педагогу.
• Длительность до минуты: урок на 40 минут по часовому тарифу стоит ровно 40 минут.
• Урок нельзя провести раньше его начала: будущие уроки записываются планом.
• Пересечения по педагогу и помещению не дают провести урок, в сообщении — урок, с которым пересечение.
• Группы обучения с расписанием по дням недели; помощник создаёт уроки группы на месяц вперёд или добавляет учеников в уже созданные.
• «Изменение уроков» — отметки явки и оплаты сразу во многих уроках.
• Календарь: день, неделя, месяц, разбивка по помещениям, отборы по группе, педагогу, помещению и ученику. В тонком клиенте урок создаётся выделением времени и переносится перетаскиванием; в веб-клиенте календарь для просмотра.
• Графики рабочего времени педагогов: урок вне графика вызывает предупреждение.

Ученики и абонементы

• Карточка физического лица — ученик, родитель или педагог; у ученика свой тариф, скидка, группы.
• «Панель ученика»: группы за период, остаток денег и уроков по каждой группе, все его уроки; добавить в группу, продлить, удалить, перевести, переместить деньги между предметами.
• Абонементы на уроки или часы со сроком действия; цена урока по абонементу — цена абонемента, делённая на число уроков. Приостановка (болезнь, отпуск) продлевает срок на дни приостановки.
• Занятие абонемента расходует отметка «К оплате», а не явка: пропуск с отметкой «К оплате» расходует занятие, пропуск без неё (например, по уважительной причине) — не расходует. По настройке для такого пропуска можно требовать заметку с причиной.
• Скидки суммой или процентом, со сроком действия; скидка не делает сумму урока отрицательной.
• Дисконтные карты с бонусами: начисление в уроке и отдельным документом, оплата бонусами в приходе денег.

Касса

• Приход денег (приходный кассовый ордер) и расход денег (расходный кассовый ордер), перемещение между кассами, прочие расходы по статьям.
• Несколько касс, у каждой организации основная.
• Деньги учеников учитываются раздельно по организациям; переплата остаётся авансом ученика, частичная оплата видна как долг.
• Возврат ученику — не больше внесённого по предмету.
• Кассовые документы ведутся в своих документах расширения и не делают проводок в бухгалтерском учёте вашей программы.

Зарплата педагогов

• Ставки: за занятие, с человека (по явке), за час, процент с оплаты ученика; ставка действует в свой срок.
• Урок, на который никто не пришёл, «за занятие» и «за час» не начисляет.
• Разовые начисления педагогу — отдельным документом.
• Расчёт зарплаты — ведомость за период: вошедшие уроки фиксируются и во второй расчёт не попадают. Выплата — только на основании проведённого расчёта и только педагогу.

Оповещения и почта

• Ежедневная проверка задолженности: по должнику заводится оповещение с суммой долга.
• Письмо о задолженности ученику и его плательщикам, если в карточке указан адрес и отмечено «Оповестить по email». Повтор не чаще, чем раз в заданное число дней, журнал отправок.
• Свои напоминания (команда «Напомнить») всплывают в срок.

Отчёты и печать

• Взаиморасчеты — остатки денег и долги учеников по предметам.
• Ведомость по кассе, явки, аналитика по ученикам, расчеты по зарплате, расходы, отчёт по бонусам и дисконтным картам, оплаты по плательщикам, движения документа.
• Печать приходного (КО-1) и расходного (КО-2) кассовых ордеров, начисления бонусов, справки об оплате обучения (КНД 1151158) и договора обучения встраивается в подменю «Печать» программы.

Права и контроль

• Три роли: «Учёт занятий: менеджер» (уроки, ученики, приём денег, возврат ученику), «Учёт занятий: руководитель» (всё, включая зарплату, ставки, расходы и настройки) и «Учёт занятий: педагог» (свои уроки и своя зарплата). Ставки и начисления педагогам менеджер не видит.
• Даты запрета изменения: общая, для отдельного пользователя и скользящая граница «старше N дней».

Проверено на конфигурациях

• 1С:Управление нашей фирмой 3.0 — релиз 3.0.12.261
• 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 — релиз 3.0.174.30
• 1С:Управление торговлей 11.5 — релиз 11.5.25.112
• 1С:ERP Управление предприятием 2.5 — релиз 2.5.21 (отраслевое решение на её основе)

Работает также в 1С:Комплексной автоматизации 2.5: она устроена как Управление торговлей 11 и ERP 2.5. Если на вашей конфигурации что-то пойдёт не так, напишите в техподдержку: исправим в рамках поддержки.

Технические требования

• Платформа 1С:Предприятие 8.3.24 и выше; проверено на 8.3.27.
• Тонкий клиент и веб-клиент.
• В облачном сервисе 1С:Фреш работа в этой версии не заявлена.
• Установка: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Расширения → Добавить из файла. После установки снять флажок «Безопасный режим»: без этого не работают подготовка данных при первом запуске и отправка почты.
• Сотрудникам выдаются роли «Учёт занятий» вместе с базовыми ролями программы. В ERP и КА, где включено ограничение доступа на уровне записей, сотрудника включают ещё в группу доступа с его организацией.
• Код открыт полностью, его можно дорабатывать под себя; доработанная копия не обновляется автоматически.

Ограничения

• Новая версия ставится на чистые данные: перенос из прежней конфигурации «Учёт уроков» не предусмотрен.
• Кассовые документы расширения не формируют бухгалтерских проводок и не попадают в кассовую книгу программы.
• Кассовых чеков по 54-ФЗ и оплаты по СБП в расширении нет. Справка для вычета печатается на бланке, электронно в ФНС сведения не передаются.
• Синхронизации с внешними календарями нет.

Вопросы и ответы

Уже пользуюсь «Учётом уроков». Перенесутся ли данные?
Нет. «Учёт занятий» 2.0 — новая версия в форме расширения, она ставится на чистые данные. Прежняя конфигурация остаётся в этой публикации для тех, кто на ней работает.

Встанет ли в базовую версию?
Нет, базовые версии не поддерживают расширения.

Будет ли работать после обновления типовой конфигурации?
Из типовой расширение берёт только справочники «Организации» и «Пользователи», без их реквизитов. Если обновление типовой нарушит совместимость, исправленная версия выходит в рамках поддержки.

Попадут ли оплаты учеников в бухгалтерию?
Нет. Касса «Учёта занятий» — своя; выручку в бухгалтерском учёте отражают документами вашей программы.

Нужна ли почта?
Нет, программа работает и без неё. Почта нужна только для писем должникам.

Прежняя версия

Прежняя конфигурация «Учёт уроков» и расширения к ней остаются в этой публикации для тех, кто на них работает. Она работает в рок-школах, школах робототехники, языковых школах и творческих мастерских в России, Беларуси и Казахстане — из этого опыта и выросла версия 2.0. Новым покупателям рекомендуем «Учёт занятий» 2.0.

Техническая поддержка и обновления

Бесплатный период техподдержки — 1 месяц со дня покупки, и столько же — бесплатных обновлений. По окончании бесплатного периода техподдержку с доступом к обновлениям можно продлить на платной основе.

Обновление выходит новым файлом в этой публикации. Новая версия загружается в то же расширение («Обновить из файла»), данные остаются. Удалять расширение перед обновлением нельзя — удаление стирает его данные. Проверить наличие обновлений можно в личном кабинете.

Задать вопрос по программе можно по кнопке «Техподдержка» на странице описания. В обращении укажите номер заказа, опишите вопрос (для ошибки — порядок действий, снимки экрана), конфигурацию 1С и версию платформы, версию программы. Стандартный срок реакции — 24 часа в рабочие дни.

Техподдержка