Я хочу рассказать об управлении потоком повседневных задач. Для рабочих задач это также применимо, но в первую очередь речь идет о повседневных задачах, которые в нашей быстрой и динамичной жизни становятся реальным вызовом. Эта тема является частью моей миссии – повышения личной эффективности участников профессионального сообщества.
Этой статьей я хочу призвать обратить внимание на возможность структурировать поток задач, организовать его и за счет этого снизить тревожность и стресс. Я расскажу о своем опыте и о выводах, к которым пришел, а также познакомлю с философией Хаос-контроля.
Экосистема тревожности: личная эффективность и рабочая продуктивность
Начну с обозначения проблематики тревожности в повседневной жизни. Я изобразил ее в виде экосистемы, где на Северном полюсе находится личная эффективность. К ней относятся вопросы семьи, личные вопросы, физическое здоровье и психическое здоровье. От того, как они решаются, сильно зависит энергетическое и эмоциональное состояние личности.
На Южном полюсе я отобразил рабочую продуктивность. Это различные рабочие вопросы, то, как преодолеваются организационные барьеры, как достигаются OKR и KPI, и все, что связано с рабочей продуктивностью.
На экваторе я изобразил коммуникации, потому что коммуникация является единственным и самым важным инструментом нашей работы.
Если представить ситуацию, в которой личная эффективность по каким-то причинам начинает снижаться, и одновременно с этим возникают проблемы в рабочей продуктивности, первым сигналом в такой ситуации становится тревожность.
На этапе тревожности начинается поиск решений: как ее снизить и что с этим делать. Часто решения не зависят от нас или отсрочены во времени. В таком случае возрастает риск того, что тревожность начнет перерастать в стресс. В ситуации, когда тревожность перерастает в стресс, в первую очередь страдает наш основной рабочий инструмент – коммуникация.
О том, как можно уменьшить тревожность и повысить личную эффективность, я постараюсь рассказать в этой статье.
Сначала я расскажу о современных инструментах и техниках, а также о сложностях, которые сопутствуют их внедрению в повседневную жизнь. Проведу оценку пользы и критериев полезности, которые выявил для себя, и объясню, почему в конечном итоге пришел к выводу, что управление повседневным потоком задач – это философия.
Во второй части статьи я перейду непосредственно к Хаос-контролю и к тому, что он предлагает для структурирования работы и снижения уровня тревожности.
Обзор современных инструментов управления задачами
Среди современных инструментов управления потоком задач наибольшую популярность имеют Scrum и Kanban. Эти инструменты в первую очередь нацелены на управление командной работой и проектной деятельностью, так как они предполагают организацию ролей, визуализацию и относятся к Agile. На мой взгляд, их применение в личной эффективности ограничено.
Однако существуют исключения. Катерина Ленгольд, автор книги Agile Life, применяет гибкие методологии в своей личной жизни. Если судить по ее биографии, этот подход оказался успешным: в 14 лет она поступила в Сколковский институт, в 19 лет получила стипендию Массачусетского института, а в 20 лет основала стартап, который был продан американской космической компании. В настоящее время она занимает должность вице-президента и продолжает популяризацию своего подхода.
Это показывает, что Agile возможно применять в личной жизни. В рамках этой статьи мы оставим Agile за скобками, но, поскольку он также является философией, некоторые моменты будут с ним пересекаться.
Сосредоточимся на простых и известных инструментах – это список задач и планировщик. Например, список продуктов для похода в магазин уже можно считать таким инструментом. В настоящее время их часто заменяют сообщениями в Telegram, в том числе сообщениями самому себе в «Избранное». При этом, например, моя дочь предпочитает писать такие списки от руки.
В продолжение этих инструментов на рынке существует большое количество органайзеров. Их функциональность значительно выходит за рамки личной эффективности, так как они позволяют управлять командным потоком задач и применять различные методики разных авторов.
Среди методов приоритизации наиболее известной является матрица Эйзенхауэра. Дуайт Эйзенхауэр был крупным деятелем Второй мировой войны и тридцать четвертым президентом США. Он предложил использовать четыре квадранта для приоритизации задач.
В первый квадрант относятся экстренные ситуации, срочные проекты и проблемы со здоровьем. Во второй – важные, но несрочные задачи, которые имеют конкретные сроки исполнения. Срочные и неважные задачи включают рутину, звонки и неожиданных посетителей. Несрочные и неважные задачи – это развлечения и пожиратели времени. Распределив задачи по этим приоритетам, можно выстраивать план дня.
Одной из наиболее комплексных методик самоорганизации является методика Getting Things Done, или GTD. Она включает не только самоорганизацию дел, но и методы фокусировки и планирования. Автор методики – Дэвид Аллен. Впервые он изложил свой подход в книге, опубликованной в 2001 году. После этого книга прошла множество переизданий. В России наиболее распространенным является издание 2015 года.
Инструменты работы над конкретными задачами
Сам по себе Хаос-контроль является и методом работы с потоком задач, и инструментом, который лаконично реализует заложенную в нем философию. Но пока перейдем к обзору инструментов работы над конкретными задачами. Существует порядка десятка таких инструментов. Я расскажу о наиболее известных и популярных, которые перекликаются с Хаос-контролем.
Одним из самых известных является техника Pomodoro. Она предлагает выполнять задачи циклами по 25 минут с последующими перерывами. Я подобрал иллюстрацию на итальянском языке для аутентичности: на ней изображен таймер в виде помидора. Мне однажды подарили кубик, на гранях которого были отметки 15, 20 и 60 минут. Кубик устанавливается нужной стороной, затем ожидается сигнал, после чего отмеряется перерыв и цикл повторяется. Варианты реализации метода могут быть разными. Его преимущества очевидны – повышение концентрации внимания и борьба с прокрастинацией.
Далее рассмотрим таймблокинг. Этот метод предлагает разделить день на определенные интервалы, например утро, день и вечер, и назначить каждому интервалу конкретную задачу. В дальнейшем важно минимизировать отвлекающие факторы и сосредоточиться на выполнении задач. Преимущество таймблокинга заключается в структурировании времени, возможности избежать перегрузок и сохранить баланс между работой и отдыхом.
Еще одна техника с необычным названием – «Съеденная лягушка». Она предлагает выделить одну самую значимую задачу и выполнить ее с самого утра, не откладывая. Считается, что название метода связано с цитатой Марка Твена, а его популяризацию осуществил Брайан Трейси. В настоящее время ему 81 год, и он продолжает писать книги о самоорганизации.
Многим знакомо ощущение, когда есть значимая и весомая задача, к которой сложно найти силы приступить. Я нашел для себя решение – выполнить в рамках этой задачи первую итерацию, одно простое действие. Это может быть назначение встречи с заказчиком, подготовка подробной повестки или ее отправка. Задача выполнена частично. Либо можно взять шаблон архитектурного решения и заполнить его первично. В этом случае не требуется глубокого погружения, но действие выполнено. Эмоциональный вес задачи снижается, и день можно планировать более свободно, без перегрузки.
Также интересно отметить, что именно Брайану Трейси приписывают популяризацию в России фразы «выйти из зоны комфорта». Такое прочтение появилось при переводе его книги Eat That Frog в 2007–2013 годах. Метод «Съеденной лягушки» перекликается с принципами системного подхода, о которых речь пойдет далее.
Сложности внедрения систем личной эффективности
С внедрением систем личной эффективности связаны определенные сложности. Когда звучит слово «внедрение», часто возникают ассоциации со сложностью и сопротивлением. При внедрении изменений в личную жизнь эти ощущения проявляются особенно ярко и требуют выхода из зоны комфорта.
Основной первопричиной и оправданием становится нехватка времени. Сразу за ней следует отсутствие мотивации. Если эти два фактора не проработать на первом этапе, любое внедрение системы личной эффективности превращается в еще один список дел, который отягощает уже существующие обязательства.
Существует распространенная формулировка, которую приписывают пословицам и афоризмам: было бы желание, а время найдется. Я считаю, что в первую очередь необходимо работать с мотивацией. В этом случае сложность адаптации превращается в процесс освоения новых навыков и привычек.
Польза от внедрения новых инструментов
Для поддержания мотивации рассмотрим пользу от внедрения новых инструментов. Для меня основной мотивацией стало снижение уровня тревожности и стресса, связанного с управлением потоком повседневных задач.
Фокусировка на приоритетах дает дополнительный эффект. Если список задач на день невозможно понять с первого прочтения и неочевидно, в каком порядке их выполнять, значит, он сформирован неоптимально. Такой список необходимо пересмотреть, от чего-то отказаться или что-то перенести. Это позволяет управлять списком задач динамично и в моменте.
Еще одним положительным эффектом является снижение прокрастинации за счет самовознаграждения. Здесь есть обратная сторона. Если на день запланировано немного задач или они выполнены быстро, может возникать ощущение нехватки самовознаграждения. Я нашел для себя решение – отдельный список задач без конкретных сроков выполнения. Эти задачи можно брать в работу при наличии свободного времени и желания продолжить деятельность.
В качестве ключевого критерия полезности я выделил баланс тревожности. Новая система должна снижать тревожность, а не увеличивать ее. Поиск этого баланса и привел меня к выводу о том, что управление потоком задач является философией.
Практический опыт внедрения систем эффективности
Перейдем к практическому опыту. Первое – необходимо найти время, особенно на начальном этапе. Для этого можно использовать таймблокинг и выделять тайм-слоты по 30–40 минут в день для знакомства с новыми методиками.
Второй момент – комбинация. Все методики отражают личный опыт их авторов. В каждой есть рациональное зерно, которое можно использовать. Следование только одной методике может привести к перегрузке. Я пришел к этому выводу, обнаружив несостыковки между различными подходами, такими как GTD и Хаос-контроль. Это привело к пониманию, что необходимо брать только то, что подходит в текущей ситуации.
Третий момент – технические решения. Их на рынке представлено много, но само по себе техническое решение не делает человека эффективнее. Например, при использовании LeaderTask объем функциональности оказался настолько большим, что потребовал значительных затрат энергии на изучение. В итоге стало очевидно, что в конкретном случае проще отказаться от этого инструмента в пользу другой системы.
Последний момент – не существует волшебной таблетки. Ни один инструмент или приложение не сделает человека эффективнее без вложения собственных усилий.
Почему управление потоком задач – это философия
Управление потоком задач является философией по нескольким причинам. Во-первых, работа с задачами определяется принципами и ценностями, с которыми человек к ней подходит. Именно они направляют решения и действия. Само решение о внедрении системы личной эффективности является отражением этих ценностей.
Во-вторых, внедрение методов должно быть осмысленным и иметь понятные цели. Без этого любой инструмент становится либо временным решением для отдельной задачи, либо дополнительной нагрузкой.
В-третьих, управление потоком задач предполагает наличие структуры и системы. Без этого сбор и обработка информации остаются хаотичными и зависят от сиюминутных обстоятельств.
И наконец, любая система личной эффективности дает долговременный результат только в том случае, если она адаптируется и развивается вместе с человеком, который ее применяет.
Принцип систем
Здесь мы переходим непосредственно к Хаос-контролю. Я начну с конца, поскольку принцип системы применяется для работы с глобальными целями, но именно его важно рассмотреть в контексте тревожности при работе с большими личными целями.
На первый взгляд принцип выглядит очень просто. На первом этапе выбирается глобальная цель. Например, изучить язык программирования или создать собственный Telegram-канал.
Вторым шагом определяется, какие направления приведут к достижению этой цели. Как правило, это формулируется как регулярное действие: каждый день изучать курс по программированию или каждый день публиковать посты в Telegram.
Третий шаг – оформление выбранного направления в виде системной задачи в House-control или в любом другом органайзере, подходящем для этого. Системная задача – это простая повторяющаяся задача, которая выполняется регулярно и логически связана с проектами, контекстами и направлениями, ведущими к достижению цели.
Последний этап – корректировка системы. Через некоторое количество итераций становится понятно, как изменить направление действий или подход к выполнению задачи.
Далее рассмотрим абстрактный пример, чтобы показать, как принцип систем работает с тревожностью.
Достижение любой большой глобальной цели невозможно за короткий период работоспособности. Чтобы достичь значимого результата, необходимо выполнять несколько итераций, делать шаги в разные дни с определенной периодичностью.
Если добавить к этим итерациям системность и регулярность, появляется подтверждение движения к цели за счет фиксирования времени, проведенного за ее достижением.
В этом случае тревожность можно описать как отношение ожиданий к результату. В начале, при постановке глобальной цели, результат равен нулю. Деление на ноль невозможно, поэтому вместо тревожности возникает воодушевление и высокая мотивация.
Уже на следующий день результат становится отличным от нуля, и баланс уравнения тревожности резко смещается в негативную сторону. Результат остается неосязаемым, и становится непонятно, что именно было сделано. Здесь и начинает работать принцип систем. Он позволяет системно и последовательно двигаться к глобальным целям, результат которых отложен во времени, за счет регулярного выполнения системной задачи и фиксации затраченного времени.
В результате становится понятно, сколько работы в нужном направлении выполнено. Для многих важным является и то, что внутренний перфекционист остается удовлетворен: вся работа зафиксирована и учтена.
Работа с текучкой
Перейдем к работе с текучкой, которая постоянно вмешивается в повседневную жизнь и мешает сосредоточиться на важных задачах.
Если внимательно посмотреть на задачи текучки, становится ясно, что крайне редко они требуют выполнения именно в текущий момент или в строго определенное время. Чаще всего это задачи формата «сделать когда-нибудь» или «сделать к определенному сроку».
Примеры таких задач могут быть разными: просьба купить продукты по пути домой, документы из банка, которые нужно изучить, уведомление о необходимости забрать заказ в пункте выдачи. Бывают и менее очевидные задачи текучки, например напоминание о школьном мероприятии или идея подарка для друга к Новому году.
Если проанализировать эти примеры, становится понятно, что момент выполнения задачи редко играет решающую роль. Утром, вечером, сегодня или завтра – чаще всего это не критично. Для системной работы с текучкой в Хаос-контроле используется Место Хаоса. Это специальное место в органайзере, предназначенное для сбора и последующей обработки текучих задач.
Сценарий работы выглядит следующим образом. В повседневной ситуации человек занят своими делами, и в какой-то момент появляется задача текучки. Вместо того чтобы сразу искать ей конкретное место или тайм-слот, задача просто записывается в Место Хаоса. Далее Место Хаоса обрабатывается регулярно – ежедневно или, при необходимости, раз в неделю. Ключевым является именно регулярность обработки.
Преимущество такого подхода заключается в фильтрации задач. Часть задач после обработки вообще не попадает в план дня, а другая часть попадает туда только после осознанного решения. Это значительно снижает количество задач в ежедневном плане.
Кроме того, освобождается ресурс в моменте. При появлении задачи текучки не требуется принимать решение о сроках и способе выполнения. Задача фиксируется, и внимание возвращается к основной деятельности.
Отдельным преимуществом является то, что задачи текучки часто решаются сами собой: актуальность теряется, задача выполняется спонтанно или необходимость в ней исчезает. На практике около 30% таких задач удаляются без выполнения именно по этой причине. Этот эффект работает и в рабочей среде.
Разбор текучки: правила и алгоритм
Разбор текучки должен быть регулярным. Например, его можно выполнять ежедневно в составе отдельной задачи или как часть ежедневных активностей с чек-листом. Формат не принципиален, важны системность и постоянство.
Существуют два основных правила. Первое – Место Хаоса не должно становиться «пылесборником». Оно должно регулярно наполняться и регулярно очищаться. Если задача находится в Месте Хаоса более недели, ее можно удалять без анализа.
Второе правило – количество объектов не должно превышать десяти. При большем количестве возникает эффект выбора, который усложняет сам процесс разбора.
Алгоритм работы с текучкой выглядит следующим образом. Берется задача и проверяется ее актуальность. Если задача потеряла актуальность или решила себя сама, она удаляется. Если задача актуальна и небольшая, ее можно выполнить сразу в момент разбора. Если задача объемная и требует проработки, она переносится в текущие задачи либо становится основой для проекта или направления.
Повторю: разбор текучки является регулярной периодической задачей. При таком подходе работа с текучкой становится системной, формируется устойчивая привычка сбора, фильтрации и обработки потока обязательств и информации.
Поддержание порядка в системе: формулировки и пересмотр
Рассмотрим, как поддерживать порядок в системе и какие аспекты работы с ней являются ключевыми.
Первый аспект связан с оптимизацией когнитивной энергии. Важно использовать информативные и побуждающие формулировки. Одной из самых распространенных ошибок является использование неинформативных формулировок, таких как «позвонить Александру», «встреча» или «витамины». Такие записи заставляют мозг вспоминать контекст и не формируют ожидаемый результат.
Формулировка задачи должна начинаться с глагола, а не с существительного. Это автоматически делает ее более понятной и побуждающей к действию. Использование неинформативных формулировок сопоставимо с попытками напоминать себе о чем-то при помощи крестика на руке: сигнал есть, но смысл быстро теряется.
Второй аспект – регулярный пересмотр проектов, категорий и задач в органайзере. Изменение структуры является нормальным и правильным процессом. Пересмотр задач раз в неделю позволяет находить точки оптимизации, корректировать даты, приоритеты и порядок выполнения. Такой пересмотр неизменно выявляет возможности для улучшения системы.
Не заполняйте органайзер чем попало. В идеале в органайзере должно находиться только то, над чем вы работаете сейчас и будете работать в обозримом будущем. Хранить в органайзере задачи формата «когда-нибудь» или абстрактные идеи – плохая идея.
Такой подход противоречит классическим методикам тайм-менеджмента и самоорганизации, включая GTD, которые предлагают хранить весь информационный поток в одном месте. На практике это работает плохо. Поэтому для сторонней информации, абстрактных идей и размышлений лучше использовать отдельный «заметочник».
То, что находится в органайзере, должно вести к промежуточному результату и быть активным инструментом к действию.
Я использую Zettelkasten Notes, который позволяет организовывать идеи по методу Zettelkasten. Создатель метода – Никлас Луман, продуктивный исследователь. В пятидесятые и шестидесятые годы он создал картотеку из 90 000 карточек, связанных между собой системой ссылок, что можно считать прообразом современных баз данных. Он называл ее «кибернетической системой, комбинацией хаоса и порядка». Она позволяла ему писать книги и формировать новые идеи. Такой инструмент позволяет разгрузить органайзер и отделить идеи от задач.
Ключевые аспекты работы с системой: доверие и ритуалы
В завершение обозначу наиболее важные аспекты работы с системой.
Первый аспект – доверие к системе. Без доверия к системе, в которой хранятся задачи и обязательства, уровень тревожности становится выше, чем при полном отсутствии инструментов. Доверие формируется только за счет системной работы и выработки привычек.
В методике GTD Дэвид Аллен экспериментально показал, что задача, ожидающая решения, постоянно удерживается в голове и требует эмоциональной энергии, чтобы ее не забыть. Единственный способ освободить эту энергию – зафиксировать задачу в системе, которой вы доверяете.
Второй аспект – соблюдение ритуалов. Необходимо поддерживать регулярные процессы хранения, разбора и пересмотра информации, чтобы система не превращалась в «пылесборник».
Итоговый принцип – следовать системе и собственной обратной связи. Используйте разные инструменты, наблюдайте за эффектом. Одни инструменты будут снижать тревожность, другие – усиливать мотивацию. Оставляйте только то, что работает для вас.
В завершение важно отметить следующее. Независимо от того, занимаетесь ли вы проектом, выполняете задачу или наслаждаетесь текущим моментом, самое сложное – убедить себя, что никуда не нужно торопиться.
Существует латинское выражение, которое переводится как «поспешай медленно» или «торопись не спеша». Этот принцип известен как Festina lente. В интерпретации профессора Преображенского он звучит так: «Успевает всюду тот, кто никуда не торопится».
Если постоянно переключаться между совещаниями и отвлекающими действиями вместо выполнения своей прямой работы, то никуда не успеешь. На практике не всегда удается следовать этому принципу. В рабочей реальности часто приходится и переходить между задачами, и адаптироваться к внешним требованиям. Но к сожалению, пока это остается неизбежной частью нашей повседневной работы.
*************
Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции INFOSTART TEAMLEAD&CIO EVENT.
