Битрикс24 — это рабочая система, в которой можно вести клиентов и продажи, ставить задачи, хранить документы, общаться с коллегами и настраивать повторяющиеся действия. Например, система может напомнить менеджеру о звонке, отправить руководителю договор на согласование или создать задачу после новой заявки.
У Битрикс24 есть два варианта: облачный и коробочный. Для сотрудников они могут выглядеть почти одинаково. Главное различие — где работает система и кто отвечает за её техническую часть.
Если объяснять совсем просто
Облако похоже на аренду готового офиса. Вы выбираете тариф, создаёте портал и начинаете настройку. Серверы, обновления и работа самой платформы остаются на стороне Битрикс24.
Коробка больше похожа на собственное помещение. Систему устанавливают на отдельный сервер — компании или выбранного ею провайдера. Это даёт больше контроля, но сервер нужно обслуживать, обновлять и защищать.
Из-за этого коробка не является «улучшенной версией» облака. Это вариант для компаний, у которых есть конкретные технические или внутренние требования. Если таких требований нет, облако обычно проще и выгоднее.
Главные отличия
|
Вопрос |
Облако |
Коробка |
|
Где находится система |
На стороне Битрикс24 |
На отдельном сервере |
|
Как быстро можно начать |
После регистрации и настройки |
Сначала нужно подготовить сервер и установить систему |
|
Кто ставит обновления |
Битрикс24 |
Компания или её подрядчик |
|
Насколько можно доработать |
Хватает для большинства обычных задач |
Можно глубже менять систему под особые требования |
|
Кто обслуживает сервер |
Битрикс24 |
Компания или её подрядчик |
|
Из чего складываются расходы |
Тариф, настройка, приложения и поддержка |
Лицензия, сервер, настройка и постоянное обслуживание |
Когда лучше выбрать облако
Для большинства компаний облака достаточно. Оно подходит, если нужно вести продажи, распределять задачи, согласовывать документы, подключить телефонию или наладить обычный обмен с 1С.
- Хочется запустить систему без покупки и настройки сервера.
- В компании нет отдельного специалиста, который будет постоянно обслуживать портал.
- Подходят стандартные возможности Битрикс24 и готовые приложения.
- Нет требования хранить портал только внутри закрытой сети компании.
Размер компании сам по себе ничего не решает: в облаке могут работать и небольшие фирмы, и крупные команды. Важнее понять, где должны храниться данные и нужны ли необычные доработки.
Когда действительно нужна коробка Битрикс24
Коробку стоит рассматривать, когда без неё нельзя выполнить обязательное требование компании.
Обычно причина одна из следующих:
- данные должны находиться на сервере, который контролирует компания;
- портал должен работать только во внутренней сети;
- нужно глубоко изменить стандартную работу системы;
- Битрикс24 должен обмениваться данными с внутренними программами, которые не подключены к интернету.
У коробки больше возможностей для технической доработки, но вместе с ними появляется ответственность. Нужно следить за сервером, устанавливать обновления, делать резервные копии и проверять, можно ли восстановить систему после сбоя. Обычно этим занимается ИТ-служба или подрядчик.
Поэтому покупать коробку «на будущее» не стоит. Сначала лучше записать требование, которое невозможно выполнить в облаке. Если такого требования нет, дополнительные расходы могут не дать бизнесу никакой пользы.
Сколько это стоит
В облаке компания регулярно оплачивает тариф. Отдельно могут понадобиться настройка, телефония, приложения и помощь специалистов. Такой бюджет обычно проще спрогнозировать.
Для коробки нужна лицензия на определённое число пользователей. Кроме неё, в бюджет входят сервер, резервное копирование, обновления, контроль работы системы и техническая поддержка. Поэтому сравнивать только цену тарифа и цену лицензии неправильно.
Практичный способ — посчитать оба варианта на два-три года. В расчёт включают не только покупку, но и запуск, доработки, приложения и дальнейшее обслуживание. Тогда становится видно, какой вариант действительно выгоднее.
Итоговая стоимость
Но есть ещё одна статья расходов, которую при выборе CRM часто вообще не учитывают, — стоимость самих процессов.
Если сотрудники регулярно вручную проверяют данные, переносят информацию между системами, отправляют документы на согласование, контролируют сроки или выполняют другие однотипные операции, компания платит за это рабочим временем сотрудников.
Например, если 50 сотрудников каждый день тратят в среднем по 10 минут на одну повторяющуюся операцию, за 22 рабочих дня это составляет около 183 часов в месяц. Это больше одного полного рабочего месяца сотрудника при расчёте от 160 рабочих часов.
При этом речь не обязательно идёт о сокращении сотрудников. Освободившееся время можно направить на продажи, обслуживание клиентов, управление проектами, контроль исполнения и другие задачи, где участие человека действительно необходимо.
А что с системой 1C:Предприятие
Наличие 1С не означает, что компании обязательно нужна коробка. Обмен с 1С можно настроить и в облачной, и в коробочной версии Битрикс24. Для обычной передачи клиентов, товаров, заказов или документов часто хватает готового решения.
До начала работ достаточно ответить на четыре вопроса:
1. Какие данные нужно передавать?
2. Из какой системы в какую они должны идти?
3. Как часто должен происходить обмен?
4. Какая система хранит окончательную и верную версию данных?
Коробка может понадобиться, если обмен разрешён только внутри закрытой сети или готовый способ интеграции не подходит. Это определяется по требованиям, а не просто по факту использования 1С.
Безопасность: где меньше рисков
В облаке Битрикс24 отвечает за работу своей инфраструктуры и обновление платформы. Но компания всё равно должна правильно настроить доступ сотрудников, отключать уволенных пользователей и проверять подключённые приложения.
В коробке сервер контролирует компания, но и защищает его она сама. Собственный сервер не становится безопасным автоматически. Нужны специалисты, обновления, резервные копии и понятный план действий при сбое.
Если в компании есть особые требования к хранению персональных, финансовых или других чувствительных данных, решение нужно заранее согласовать с ИТ-службой, специалистом по информационной безопасности и юристом.
Можно ли потом перейти на другую версию
Перейти из облака в коробку или обратно можно, но это отдельный проект. Клиенты, задачи, файлы, приложения и настроенные процессы переносятся по-разному. Часть данных и связей приходится проверять вручную.
Безопаснее сначала выполнить пробный перенос, сверить результат и только потом переключать сотрудников. Чем больше доработок и интеграций, тем больше времени нужно заложить на переезд.
Как принять решение
Перед покупкой ответьте на шесть вопросов:
- Есть ли требование, которое точно нельзя выполнить в облаке?
- Обязательно ли хранить систему на отдельном сервере или внутри закрытой сети?
- Кто будет обслуживать сервер, обновления и резервные копии?
- С какими программами должен работать Битрикс24?
- Какие рабочие задачи компания хочет упростить или автоматизировать?
- Сколько каждый вариант будет стоить за два-три года вместе с запуском и поддержкой?
Короткая логика выбора между облаком и коробкой
Если задачи решаются стандартными средствами, разумнее начать с облака: его быстрее запустить и проще обслуживать. Коробка нужна тогда, когда у компании есть обязательные требования к серверу, закрытой сети или глубокой доработке системы.
И в том, и в другом случае сначала стоит описать реальные задачи сотрудников. Сам по себе Битрикс24 не исправит неудобный процесс. Но если заранее понять, что именно нужно упростить, система может снять повторяющуюся работу и сделать действия сотрудников понятнее.