Как открыть колбасный павильон, купить 1С и кассу, а потом узнать, что ничего не работает
История из практики о том, почему внедрение 1С нужно начинать не с покупки программы, а с понимания бизнес-процессов.
Зашли за колбасой, а нашли проблемы с автоматизацией
В сентябре мы с коллегой зашли в недавно открывшийся колбасный павильон.
Казалось бы, обычная ситуация: зашли купить колбасу, посмотреть ассортимент. Но есть одна профессиональная деформация у программистов 1С — мы замечаем автоматизацию даже там, где вообще-то собирались просто за покупками.
И первое, что бросилось нам в глаза, — в павильоне не было ни привычной кассы, ни сканера штрихкодов.
А товар-то маркированный!
Конечно, мы не удержались и спросили продавца:
— А где у вас касса и сканер? У вас же маркированная продукция.
— Да вот, с кассой что-то не получается. Никто не может настроить, — ответил продавец.
Ну а мы что? Мы же 1Сники!
— Вообще-то мы занимаемся 1С. Если нужна помощь, обращайтесь.
Так обычный поход за колбасой неожиданно превратился в знакомство с новым клиентом.
И чем дальше мы разбирались в ситуации, тем интереснее становилось.
Касса есть. Программа есть. Учёта нет
В процессе разговора выяснилось, что у компании не были настроены ни работа с «Честным знаком», ни процессы, связанные с «Меркурием» и ВетИС.
Для производства колбасы предприниматели приобрели 1С:Общепит.
А ещё купили кассу, которую никак не могли подключить к программе.
Мы решили помочь и начали разбираться с оборудованием.
И тут выяснилась неприятная подробность: у приобретённой модели кассы не было предусмотрено подходящего штатного механизма подключения к используемой 1С.
То есть кассу уже купили, деньги потратили, а нормально встроить её в выбранную схему учёта не получается.
Теоретически можно было рассмотреть обходной вариант: организовать выгрузку чеков из кассового ПО, написать обработку для загрузки данных в 1С и на их основании формировать документы розничных продаж.
Но возникает вопрос: зачем создавать себе дополнительную разработку, если можно было изначально подобрать совместимое оборудование?
А ведь любую такую интеграцию потом придётся поддерживать.
А почему именно 1С:Общепит?
Следующий вопрос у меня возник к выбору конфигурации.
Ничего плохого про 1С:Общепит сказать не хочу. Это отраслевое решение со своими задачами и возможностями.
Но в данном случае речь шла о производстве колбасных изделий и собственной розничной торговле.
На мой взгляд, для такого сценария стоило как минимум рассмотреть 1С:Управление нашей фирмой (УНФ).
Я работала с УНФ и на практике знаю, насколько удобно в ней можно организовать небольшое производство, складской учёт, продажи и рабочее место кассира.
Конечно, это не значит, что УНФ идеально подойдёт любому пищевому производству. Нужно учитывать рецептуры, партии, сроки годности, прослеживаемость, маркировку и другие отраслевые требования.
Но именно поэтому программы нужно сравнивать до покупки, а не после начала работы.
В нашем случае у предпринимателей уже было как минимум два спорных решения:
-
Купленная касса, которая не подходила для запланированной интеграции.
-
Конфигурация, выбор которой, на мой взгляд, не был достаточно обоснован реальными бизнес-процессами.
И это ещё не всё.
А давайте вести учёт сразу в двух программах!
1С:Общепит у компании был приобретён в облачном сервисе 1С:Фреш.
Сам по себе Фреш — вполне рабочее решение. У него есть свои преимущества: не нужно самостоятельно содержать сервер, заниматься частью технических вопросов и обслуживанием инфраструктуры.
Но облачный вариант подходит не всем. Нужно оценивать стоимость владения, ограничения на доработки, требования к оборудованию и интеграциям.
В данном случае я не увидела очевидной необходимости именно в таком варианте размещения.
А дальше выяснилось ещё кое-что.
Компания параллельно вела учёт в обычной 1С:Бухгалтерии и в 1С:Общепите.
Причём часть документов зачем-то дублировали в обеих программах.
Зачем? Честно говоря, я так и не поняла.
Возможно, сотрудники пытались разобраться самостоятельно. Возможно, не было выстроено понимание, в какой системе какие операции должны выполняться.
В итоге, когда мы занялись переносом данных из Бухгалтерии, эти дубли существенно усложнили работу.
Пришлось разбираться не только с переносом, но и с тем, какие документы уже заведены, какие повторяются и как избежать некорректного отражения операций.
И всё это — дополнительные часы работы, которых можно было избежать.
Я не знаю, пытались ли предприниматели сэкономить на внедрении или продавец программы просто не уделил достаточно внимания подбору решения и оборудования.
Но результат получился показательный: деньги на автоматизацию уже потрачены, а сама автоматизация вместо упрощения работы создаёт новые проблемы.
Именно поэтому я хочу рассказать, как, на мой взгляд, должно выглядеть грамотное внедрение 1С.
Как правильно внедрять 1С, чтобы потом не переделывать всё заново
Шаг 1. Найдите специалиста, с которым сможете работать
Первое, на чём нельзя экономить время, — выбор специалиста по внедрению.
И здесь хочу сказать одну вещь, которая кому-то может не понравиться.
Наличие сертификата 1С ещё не означает, что человек умеет внедрять программу в реальном бизнесе.
Сертификаты подтверждают определённые знания. Но практический опыт, понимание бизнес-процессов и умение общаться с людьми — отдельные навыки.
Я бы советовала искать специалиста, который уже работал с похожими задачами и готов разбираться в особенностях именно вашей компании.
И ещё очень важно, чтобы вам было комфортно общаться.
Внедрение — процесс небыстрый. Особенно если компания раньше не работала в выбранной системе.
У сотрудников будет множество вопросов. Иногда сложных, а иногда совсем простых.
И мне кажется, хороший специалист должен понимать разницу между полноценной консультацией и вопросом, на который можно ответить за десять минут.
Лично я не вижу смысла превращать каждый короткий вопрос клиента в отдельный счёт. Мне гораздо важнее, чтобы человек научился правильно работать в программе и в дальнейшем не создавал себе проблем.
Разумеется, условия консультаций и сопровождения лучше согласовать заранее.
Шаг 2. Не покупайте программу, пока не разобрались в своих процессах
Это, пожалуй, один из самых важных пунктов.
Правильное внедрение начинается не с установки 1С.
Оно начинается с вопросов.
Хороший специалист должен разобраться, как устроена работа компании.
Причём поговорить желательно не только с руководителем, но и с сотрудниками, которые непосредственно будут работать в программе.
Например:
-
Как менеджеры принимают заказы?
-
Как кладовщик принимает и отгружает товар?
-
Как организовано производство?
-
Как рассчитывается себестоимость?
-
Как работает розничная точка?
-
Какие отчёты хочет видеть руководитель?
-
Какие внешние системы и оборудование необходимо подключить?
Иногда уже после первых разговоров становится понятно, какая конфигурация подойдёт.
Но бывают ситуации, особенно с отраслевыми решениями, когда вариантов несколько.
И вот здесь я считаю правильным не гадать, а моделировать бизнес-процессы.
Берём реальные сценарии работы компании и пробуем выполнить их в разных конфигурациях.
Например, для небольшого производства:
-
Закупили сырьё.
-
Приняли его на склад.
-
Передали сырьё в производство.
-
Выпустили готовую продукцию.
-
Рассчитали себестоимость.
-
Переместили продукцию в торговую точку.
-
Продали покупателю.
-
Получили необходимые отчёты.
И отдельно проверяем работу с маркировкой, ветеринарными документами, оборудованием и другими обязательными процессами.
Да, такое обследование и моделирование стоят денег.
Но сравните эту стоимость с бесконечными доработками, которые могут понадобиться, если выбрать неподходящую программу.
Причём доработки — это не только первоначальная разработка.
Их ещё нужно поддерживать, тестировать после обновлений и при необходимости адаптировать.
Типовой функционал тоже требует проверки при обновлениях, но обычно его сопровождение проще, чем поддержка большого количества индивидуальных изменений.
Поэтому я всегда за то, чтобы сначала максимально использовать подходящие типовые возможности программы.
Шаг 3. Доверьте первоначальную настройку специалисту
Допустим, конфигурацию выбрали.
Что дальше?
А дальше начинается работа, которую многие предприниматели недооценивают.
Нужно правильно настроить программу, заполнить справочники, перенести начальные остатки, организовать учёт и проверить основные операции.
И здесь у меня есть ещё одна история из практики.
Как полгода неправильно создавали комплекты в УНФ
Однажды ко мне обратились с задачей написать расширение для разукомплектации в 1С:УНФ.
На первый взгляд — обычная задача.
Но когда я начала изучать базу, выяснилось кое-что интересное.
Сотрудники на протяжении примерно полугода оформляли комплекты через документы производства вместо предусмотренного для их задачи механизма сборки комплектов.
Почему?
Потому что они решили, что так правильно.
Никто не объяснил им, какой документ нужно использовать и почему.
В результате вместо небольшой доработки обнаружилась проблема с историей учёта, которую теперь придётся исправлять.
А это уже совсем другой объём работы.
Вот почему я считаю, что первоначальная настройка и обучение — не формальность, а фундамент всей дальнейшей работы.
Иногда один час консультации в самом начале экономит десятки часов исправлений в будущем.
Шаг 4. Обучите сотрудников и подготовьте инструкции
После настройки программы начинается следующий важный этап — обучение.
И здесь у меня есть два совета.
Первый — не экономьте на инструкциях.
Да, для конфигураций 1С существуют руководства пользователя и справочные материалы.
Но в них описано огромное количество возможностей программы.
А обычному сотруднику чаще всего нужно знать только конкретные действия:
-
Как оформить поступление?
-
Как создать заказ покупателя?
-
Как провести перемещение?
-
Как оформить выпуск продукции?
-
Как проверить остатки?
Поэтому я рекомендую делать небольшие инструкции именно под процессы конкретной компании.
Желательно со скриншотами и понятными примерами.
Второй — обучение должно сопровождаться практикой.
Можно три часа рассказывать сотруднику, куда нажимать.
Но если он ни разу самостоятельно не создал документ, велика вероятность, что на следующий день половину информации он забудет.
Мне больше нравится другой подход.
Разворачиваем отдельную учебную базу и даём сотрудникам задания.
Например:
«Создайте поступление от поставщика, оформите перемещение на другой склад, затем проведите продажу».
Пусть попробуют самостоятельно.
Пусть ошибаются.
Лучше сделать ошибку в учебной базе, чем потом исправлять документы в рабочей.
И ещё один важный момент: обучение не должно растягиваться бесконечно. Сотрудники должны понимать, что от них тоже требуется участие и практика.
Шаг 5. Не отказывайтесь от сопровождения сразу после запуска
Вот программа настроена, сотрудники обучены, работа началась.
Можно попрощаться с внедренцем?
Я бы не торопилась.
Первые недели реальной эксплуатации почти всегда выявляют вопросы, которые не возникали на этапе тестирования.
Где-то забыли настройку.
Где-то сотрудник не понял последовательность действий.
Где-то обнаружился нестандартный сценарий работы.
Поэтому я рекомендую сразу предусмотреть сопровождение хотя бы на первые три месяца.
Не обязательно оплачивать большой пакет часов.
Главное, чтобы у компании был специалист, к которому можно обратиться и который уже знает её процессы.
Это поможет быстрее исправлять ошибки, дообучать сотрудников и постепенно вывести работу в нормальный режим.
Вместо заключения
Вернёмся к нашему колбасному павильону.
У предпринимателей была вполне понятная задача: производить продукцию, продавать её и вести учёт.
Но из-за недостаточно продуманного подхода к автоматизации они столкнулись с несовместимым оборудованием, спорным выбором конфигурации, ненастроенными процессами маркировки и дублированием документов.
И самое обидное, что значительную часть этих проблем можно было предотвратить ещё до покупки программы и кассы.
Я не утверждаю, что существует одна идеальная конфигурация 1С для любого бизнеса.
Но я уверена в другом:
Правильное внедрение начинается не с покупки лицензии, а с понимания того, как работает компания.
Не жалейте времени на выбор специалиста, обследование процессов, проверку программы и обучение сотрудников.
Потому что исправлять последствия неправильного внедрения часто гораздо дороже, чем изначально сделать всё грамотно.
А у вас были случаи, когда компания покупала 1С или оборудование, а потом выяснялось, что выбранное решение не подходит?
Будет интересно почитать ваши истории в комментариях.
Всем успешных внедрений и поменьше неожиданных доработок!
