Итак, первый шаг к реализации успешного проекта - Предпроектное обследование.
У многих возникает вопрос: а зачем проводить предпроектное обследование? Вроде бы для внедряющей компании, обладающей достаточным опытом, не должно быть сложностей. Можно сразу приступать.
Приступать, конечно, можно. Можно составить план–график работ и оценить стоимость предстоящих работ, выведя некую усредненную оценку, основанную на прошлом опыте. Но нужно помнить: как нет двух одинаковых людей, так и нет двух одинаковых предприятий. И необходимо понять, не только работу каких отделов требуется автоматизировать, но и что собственно требуется сделать:
- Какие цели должны быть достигнуты в результате.
- Что понимается под успешным достижением цели.
- Каков объем предстоящих задач.
- А, также, какие сложности могут возникнуть на пути внедрения и как их устранить.
Фактически, предпроектное обследование – это знакомство. Исполнитель знакомимся с предприятием, а предприятие знакомится с Исполнителем.
Как это проходит?
Работы проводятся на территории заказчика. Методом интервьюирования (собеседования). Желательно предварительно получить информацию по организационной структуре предприятия, а также об отделах, которые попадают под контур автоматизации. На основании этой информации составляется и согласуется с Заказчиком график собеседования. Если предварительно график не согласован, то на первой встрече с руководством в зависимости от целей автоматизации определяется круг лиц предприятия для интервью.
Первая встреча – это обязательно встреча с высшим руководством. Именно она задает направление работы. Расставляет приоритеты.
Далее идет интервьюирование руководства среднего и низшего звена. На предпроектном обследовании практически не происходит встреч с конечными исполнителями, это задача дальнейшего детального обследования. Т.е., например, от начальника финансового бюро получаем информацию о круге задач, который выполняет его отдел, и состав отчетности, которую он предоставляет. Но не разговариваем с сотрудником, который набивает платежки в систему.
Завершающая встреча – опять с руководством. Мы подводим итоги.
Что получает Заказчик в результате предпроектного обследования?
Кроме ожидаемых плана-графика проведения работ по внедрению и сметы, вся собранная информация обрабатывается, анализируется и оформляется в виде отчета.
Что же представляет собой этот отчет? Отчет о предпроектном обследовании содержит следующие разделы:
- Блок определения проекта
- Блок определения бизнес-процессов
- Блок определения системы автоматизации, порядка и хода проекта
Далее мы будем описывать общий случай. Содержание конкретного отчета может отличаться в зависимости от договоренностей с тем или иным предприятием.
Блок определения проекта включает в себя:
- Краткое описание содержания проекта
- Цели и задачи проекта
- Цели и задачи новой системы автоматизации
Фактически данный раздел определяет, ради чего все затевается. И если цели выглядят размытыми или противоречивыми, то стоит подумать – а нужен ли данный проект? "Повысить эффективность деятельности" – это цель очень размыта. Цели должны быть конкретны и измеримы.
Например, целью генерального директората может быть контроль общих финансовых показателей (перечень каких именно), контроль выполнения производственного плана и пр. А целью технического директора - расчет коэффициента загрузки оборудования по плану (в соответствии с графиками загрузки) и по факту, а также прослеживаемость от заказа покупателя через заказ на производство до отгрузки; получение информации о маржинальности заказа.
Таким образом, чем четче мы пропишем цели, тем больше вероятность того, что средства на автоматизацию будут потрачены не впустую, и Заказчик будет удовлетворен результатами.
Блок определения бизнес-процессов:
- Организационная структура предприятия Заказчика
Вы удивитесь, но далеко не каждое предприятие может предоставить схему своей организационной структуры. Тем не менее, для людей со стороны могут быть неочевидны взаимоотношения между структурами вашего предприятия. И иметь перед глазами обобщенную схему очень удобно и полезно.
- Укрупненное описание бизнес-процессов и документооборота предприятия
Самый большой раздел. Здесь описывается вся та информация, которую удалось собрать в результате интервью. Здесь мы понимаем, какие процессы нам предстоит автоматизировать.
- Укрупненное описание проблем в бизнес-процессах
В данном разделе описываются все тонкие места во взаимодействиях отделов. Возможно, где-то происходит дублирование документации. Или, напротив, потеря информации. Может информация и не теряется, но поступает слишком поздно. Или, возможно, какой-то процесс построен не оптимально и его изменение позволит упростить работу и /или повысить ее эффективность.
- Описание существующей автоматизированной системы
Сейчас сложно найти предприятие, на котором не существует хоть какой-то автоматизированной системы. В крайнем случае в качестве АСУ могут выступать таблицы Excel. И это еще не худший вариант. При должном умении таблицы Excel могут творить чудеса. И все-таки… их возможностей явно не хватает для полноценного учета и тем более для управления.
Существующую систему нужно изучить. Всегда найдется что-то полезное, что можно взять из нее в новую систему. А еще полезнее бывает услышать, чем же она не устраивает пользователей. И это описывается в следующем разделе, который так и называется "Укрупненное описание проблем существующей автоматизированной системы".
Теперь разберем разделы Блока определения системы автоматизации, порядка и хода проекта:
- Выбор программного продукта
- Варианты порядка внедрения новой автоматизированной системы
- Описание основных несоответствий между бизнес-процессами предприятия и типовой конфигурацией
- Риски при внедрении новой системы автоматизации и пути решения
- Идеология внедрения
- Краткое описание состава работ на проекте
Пойдем по порядку. Выбор программного продукта не всегда очевиден.
Конечно, бывает, что Заказчик хорошо представляет себе, какой именно программный продукт решает его задачи, и какая система будет внедряться. Либо система уже закуплена и нужно "заставить" ее работать. Но так бывает не всегда. Именно на этапе предпроектного обследования после анализа задач стоящих перед автоматизацией, происходит выбор программного продукта для внедрения.
Также не всегда заранее можно решить, в какой последовательности автоматизировать различные подразделения предприятия. Каждое внедрение – индивидуально. Как правило, если мы говорим о комплексном проекте, логичнее начинать с оперативного контура - сначала обеспечить ввод информации на самом "нижнем уровне" и лишь затем предоставить бухгалтерии возможность работать с первичными данными. Но, по факту, на выбор порядка внедрения могут влиять различные факторы. Зачастую, внедрение начинается с того участка, которые представляется руководству предприятия самым проблемным, где "теряются" деньги.
Конечно, предпроектное обследование не позволяет оценить весь объем настроек и доработок будущей системы (т.к. мы не изучаем операции пользователей, каждый отчет, каждую печатную форму). Но уже на этом этапе очевидны основные несоответствия между бизнес-процессами предприятия и бизнес-процессами, заложенными в типовой функционал новой системы. Те несоответствия, которые могут стать критичными при внедрении. Например, в новой системе нет такого же ключевого документа, который использовался в старой системе. Или Заказчик планирует автоматизировать деятельность отдельной службы, а такой функционал отсутствует (т.е. при внедрении придется разрабатывать отдельную подсистему). Основные несоответствия учитываются при оценке стоимости и длительности проекта.
На предпроектном обследовании происходит оценка трудностей, с которыми придется столкнуться при внедрении. Чем больше нам расскажут, тем лучше мы будем представлять, что можно ожидать в дальнейшем. И, соответственно, сможем заранее продумать пути обхода.
Есть общие риски, которые существуют независимо от направления деятельности предприятия:
Например, изменения в законодательстве. Если требуется автоматизировать бухгалтерский учет, то риск того, что будет изменен баланс, существует всегда.
Если на предприятии уже существуют некие системы, то всегда приходится решать вопрос о переносе накопленной информации, об их "очистке" и приведении в порядок.
Но есть риски, которые характерны именно для конкретного предприятия. И выявить их – самая сложная и самая главная задача.
Итак, цель Предпроектного обследования – составить общее впечатление о предприятии. Понять цели и задачи автоматизации. Также – "углядеть", как можно больше особенностей, которые могут повлиять на ход проекта. Поэтому подобное обследование проводят наиболее опытные и квалифицированные сотрудники. Уже видевшие не одно предприятие и знающие "тонкие места". Это сводит к минимуму риск, что в процессе внедрения вылезет что-то неожиданное, что сильно повлияет на ход проекта.
Предпроектное обследование – работа взаимная. Надо понимать, что это не аудиторская проверка. Что данная работа проводится не для того, чтобы наказать сотрудников за ошибки. Цель - подготовить успешный проект, чтобы провести его в запланированные сроки, в рамках запланированного бюджета и достичь цели бизнеса. Руководство должно представлять себе, что оно хочет получить в результате. Сотрудники Заказчика должны быть готовы к контакту. Готовы предоставить информацию. И не только "хорошую" информацию. Самая ценная информация – это существующие проблемы. Хорошо, когда Заказчик может выделить сопровождающее лицо, обладающее достаточным весом в организации. Идеально, если это сопровождающее лицо становится в дальнейшем руководителем проекта со стороны Заказчика. Не надо думать, что проведение предпроектного обследования позволит полностью и во всех тонкостях представить будущему Исполнителю порядок учета на предприятии. Данный вид обследования не анализируют каждую операцию, он рассматривает бизнес-процессы предприятия. Предпроектное обследование не отменяет такого этапа внедрения как Детальное обследование. Но позволяет подойти к этому этапу во всеоружии. Если говорить образно, на предпроектном обследовании мы выбираем маршрут (какие города мы хотим посетить, в какое время, с какими людьми, какова цель посещения), а тщательной проработкой маршрута мы занимаемся на этапе Детальное обследование.
