"Простые регламенты" - помощник создания правильных регламентов ваших бизнес-процессов

28.10.22

Архитектура

В статье - презентация нового продукта для регламентации ваших бизнес-процессов. С нашей методикой ваши регламенты будут работать!

Актуальная версия по ссылке //infostart.ru/public/1704762/

 

Исходная статья:

«Простые регламенты»

Вместо вступления


Вы когда-нибудь пробовали делать регламент бизнес-процесса? 
Ну там в визио схемку составить, потом в ворде пару абзацев накидать… Все равно ведь их никто не читает! Можно сразу хоть в Excel’e, какая разница. Получается примерно так:

Зеленая стрелка – как двигается товар, деньги отмечу красной (чтобы все понимали важность). Наверное, надо подписать, чтоб коллеги, которые не сильно «в теме», поняли мысль. Так, что же еще добавить-то, или все уже и так хорошо… А, точно, не написал, как люди взаимодействуют. Сделаю еще схему, чтоб наверняка:

 
Ну все, отправлю на согласование генеральному, пусть рассылку от себя делает, чтобы все с порядком работ ознакомились.

 

И таких примеров не один и не два. Вся абсурдность ситуации в том, что :
1.    Автор схемы думает, что он делает правильно. Ему-то собственное творение понятно. Часто автором является какой-нибудь уникальный инженер, который уже все вдоль и поперек на предприятии знает. Только схемы его писать не учили, вот и получаются такие чудеса.
2.    Схема понятна узкому кругу лиц, а по ней заставляют работать всех. Мало кто сможет признаться, что схема не ясна – ведь это стыдно, раз коллегам-то все понятно…
3.    «Регламент» не содержит ничего кроме схемы и комментариев прямо тут же в ней. Ни тебе сроков, ни описания процесса, ни исполнителей
4.    Переделать схему может только автор. И то не без допинга

В качестве цели написания регламента обычно выделяют «составить единый порядок работы». То есть, когда начали много косячить, сотрудники не могут договориться и нужно определить правила игры, то в первую очередь приходит идея посадить кого-то, чтобы он эти правила родил. Движение к этой цели похвально, только вот не хватает некоторой ее формализации – «составить порядок работы, который сотрудники поймут и которому смогут придерживаться».

 
Так родилась идея создать простой и легкий продукт, который поможет составить регламент. Причем, сделать это «правильно»: чтобы по нему система сделала «приказ» или другую печатную форму с корректным описанием действий всех сотрудников. А раз уж такая система появилась, то можно в нее зашить и некоторые фишки по созданию бизнес-процессов.

 

Знакомьтесь, «Простые регламенты»

Начнём с внешнего вида:

«Простые регламенты» - это система на 1С, которая ставится на ваш корпоративный сервер. Для работы требуется платформа не ниже 8.3.5. Вы сможете работать в ней как через web, так и «просто из 1С» (еще этот режим называется «тонкий клиент»). В системе вы:
1.    Составите схему бизнес-процесса
2.    По шагам заполните описание ее блоков
3.    Дополните регламент важной информацией

А вашими целями будет:
1.    Распечатать этот регламент «как приказ» и «как понятные сотрудникам инструкции»
2.    Ознакомить сотрудника с его должностными инструкциями по бизнес-процессам
3.    Контролировать через отчеты, кто какими регламентами недогружен / перегружен.

В этом видео краткий пример работы системы:

 

Как сделать правильный регламент

Сначала договоримся, что регламентом будем называть описание бизнес-процесса (это уже все знают, но повторюсь, что бизнес-процесс это последовательность мероприятий по созданию продукта – результата процесса). Регламент должен нести ровно столько информации, сколько будет требоваться сотрудникам для получения результат процесса, а также для поддержания регламента в катальном состоянии. То есть, нужны текстовые инструкции и нужна блок-схема. 

Сразу спойлер для тех, кто хочет оставить разоблачительный комментарий «правильно на самом деле вот так!!!...». Под правильно мы понимаем такой вариант создания регламента, в котором соблюдается достаточное наполнение нужной информацией при сохранении понятности для конечного исполнителя.

Итак, для того, чтобы сделать правильный регламент, нужно:
1.    Понимать, что вы хотите от сотрудников
2.    Понимать роли (виды участия) сотрудников в этом регламенте

Если с первым пунктом все более менее ясно, то со вторым явно бывают нестыковки. Максимум, что есть в схемах – это некие точки контроля, в остальном же – стандартные наборы задач, которые объединены зависимостями. Давайте разбираться. 

 

Исполнители

В каждом регламенте у нас есть «Исполнители». Это сотрудники, которые выполняют мероприятия бизнес-процесса. Например, мероприятие «Позвонить клиенту» - его исполняет Менеджер, «Выставить счет» - Бухгалтер и так далее. Исполнителя отличает то, что заранее известно его действие в процессе, а так же требуемый результат (сам звонок, или скан счета в нашем случае). Это самое простое. 

 

Кураторы

Но что делать, если в схеме есть всякие неопределенности, которые случаются время от времени и заранее их предусмотреть либо нельзя, либо они настолько редки, что нет смысла? От клиента пришла сумма, на 2 рубля меньше, чем было запрошено, по телефону покупатель просит спецификацию, нужно согласовать договор с контрагентом из другой страны. Есть два варианта – либо простую и понятную схему превращать в монстра вариантов и развилок, либо ввести «Кураторов». Забегая вперёд, вы все равно не предусмотрите все возможные исходы =514; 

Куратор – это такой товарищ, который решает нетиповые инциденты в процессе. Например, заболел специалист, просрочили проект, нужно общаться с клиентом. Несмотря на все регламенты менеджер (или директор, зависит от важности клиента) едет на встречу «договариваться». Когда он договорился, то скажет, что делать дальше по процессу – значит, произошёл инцидент и «Куратор» его решил. В схеме же стоит прописать, какие случаи могут быть и кто с ними разбирается. Сотрудники должны знать, к кому бежать с «несоответствием схеме». Не будет такого куратора, значит, сотрудник в случае «пригорания» либо к руководителю своему побежит, либо закроет глаза на проблему. 

 

Владельцы

Ну и самое сложное – это Владелец процесса. Признайтесь, когда вы создаёте регламент, вы планируете, что по нему будут работать люди. А потом сокрушаетесь, почему все все делают «как раньше, как удобнее». Так происходит из-за того, что нет контроля над процессом. Вот за этим и следит владелец, причём делает это на основании некоторых показателей. Например, отчитывается перед собственником о количестве заказов в производстве еженедельно, о просроченных оплатах раз в неделю. Обязательное условие – Владелец должен иметь полномочия влиять на этот показатель (менять схему, пинать сотрудников, уметь договариваться с ответственными за точки схемы), иначе это будет просто сборщик информации и не больше. 

Все, сложная теория закончилась. Добавим к этой «дифференциации штанов» создание регламента по шагам и будет «Простые регламенты». 

Подробнее о том, как это устроено смотри тут 

 

В качестве заключения 

Я искренне надеюсь, что «Простые регламенты» помогут вам в наведении порядка в компании. С одной стороны – это проще и дешевле, чем Business Studio, с другой – удобнее для создания процессов, чем Visio. Буду рад ответить на ваши вопросы – создавайте обращения, расскажем подробнее о системе.  

реглменты регламент бизнес-процесс оргструктура аналитика процесс схема согласование заключение договор контракт внутренний внешний

См. также

Кейсы автоматизации Платформа 1С v8.3 Энергетика и ЖКХ Россия Бесплатно (free)

Делимся опытом автоматизации учета башни раздачи воды.

27.12.2023    1806    0    slavik27    5    

15

Отчеты и дашборды Бизнес-аналитик Бухгалтер Пользователь Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Бесплатно (free)

Если вы привыкли выгружать бухгалтерские операции в Excel и дополнять их там управленческой информацией, вы сможете значительно сэкономить время, получая нужные управленческие отчеты в бухгалтерской программе сразу, без лишних движений. Представляем решение для самостоятельного внедрения управленческого учета в 1С:Бухгалтерии.

11.12.2023    2282    0    Serg_Tangatarov    2    

16

Архитектура решений Программист Бесплатно (free)

Рассмотрим применение архитектурной проверки задач в процессе разработки.

30.10.2023    4662    0    ivanov660    10    

33

Кейсы автоматизации Работа с требованиями Анализ бизнес-процессов Бесплатно (free)

Автоматизировать производственные процессы в 1С:ERP без доработки типовых механизмов очень сложно. А дорабатывать типовые механизмы 1С:ERP не всегда оправданно. Решением может стать технология разработки Рабочих мест, которая позволяет автоматизировать самые сложные участки последовательно – шаг за шагом, процесс за процессом. Расскажем о том, как помочь пользователям вводить большое количество данных, не нарушая порядок ввода и полноту заполнения всех необходимых реквизитов, и как вовлечь сотрудников Заказчика в разработку и тестирование функционала Рабочих мест.

26.10.2023    2395    0    user1754524    15    

17

Кейсы автоматизации Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Когда проект внедрения ERP в крупном холдинге захлебывается в проблемах производительности и в отчаянии пользователей, нужен комплексный подход. Расскажем о битве за производительность и об организационных мероприятиях по наведению порядка в системе и коллективе.

29.08.2023    3217    0    ke_almaty    0    

14

Архитектура Рефакторинг и качество кода Обновление 1С Программист Стажер Платформа 1С v8.3 Бесплатно (free)

Нашей компании часто приходится сталкиваться с обновлением конфигураций разной степени переписанности. Какие-то из них обновляются легко, какие-то — не очень. Расскажем о некоторых принципах модификации программы, которые помогут сделать последующий процесс обновления легче. Или тяжелее, если стараться их не соблюдать.

10.08.2023    10450    0    1c-izh    37    

23

Кейсы автоматизации Внедрение изменений Пользователь Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Управленческий учет Бесплатно (free)

Стабильное качество выпускаемой продукции и ее соответствие нормативным документам (ТУ, ГОСТам, СМК) для активного предприятия является конкурентным преимуществом, так как оно подчеркивает, что на предприятии отлажены контрольные процедуры на входящее сырье, производство полупродуктов и готовой продукции, доставки. В своей практике я принимал участие во внедрении цифровых инструментов в сельском хозяйстве, где показателями зерна служат влажность, засоренность, крупность и т.д.; в металлургии — перед литьем в формы надо проверить сплав на содержания железа, алюминия, магния и т.д.; в кабельной промышленности в дополнение к физическим свойствам типа геометрии, длины, шероховатости, надо выдерживать и электротехнические показатели. 

22.05.2023    1696    0    Ingraf    1    

17