Путевой лист легкового автомобиля 1С:Бухгалтерия 3.0

Путевой лист легкового автомобиля 1С:Бухгалтерия 3.0

Всё, что Вы хотели заполнить в путевых листах в 1С, но не знали как сделать!

Теперь к Вашим услугам печатная форма , которая  позволяет вести учет и формировать путевой лист в  "1С:Бухгалтерия 3.0" для легкового автомобиля.  

Благодаря данному решению Вы можете:

• Заполнить информацию путевого листа в 1С:Бухгалтерия 3.0
• Распечатать путевой лист легкового автомобиля в 1С
• Сократить время на составлении документов в 1С
• Рассчитать расход топлива по норме расхода
• Вести  учет заправки по авансовым отчетам 1С
• Определить остатки топлива
• Заполненить требование-накладная в 1С для списания топлива
• Автоматически рассчитать расстояние по указанным адресам
• Сохранить заполненную информацию в базе "1С:Бухгалтерия 3.0" и возвращаться к ним спустя время. 

Обновление от 05.09.23 

• Реализована печатная форма с изменениями, которые вступили в  силу 01.09.23
• В обработке сохранены оба макета - до 01.03.23, после 01.03.23 и с 01.09.23.
• В зависимости от даты документа выводится тот или иной макет.

Подробнее об изменениях

На форме обработки добавлены поля СНИЛС (в соответствии с изменениями от 01.09.23) и "Сопровождающие лица".

Реквизит СНИЛС заполняется автоматически при выборе "Водитель" и карточки ФизЛица

В результате на форме выводится информация в следующем виде

Обновление от 06.03.23 

• Реализована печатная форма с изменениями, которые вступили в  силу 01.03.23
• В обработке сохранены оба макета - до 01.03.23 печатается предыдущая форма.
• С 01.03.23 - форма путевого листа с новыми изменениями

В данной публикации Вы узнаете ВСЁ о формировании печатной формы путевого листалегкового автомобиляв 1С:Бухгалтерия 3.0

• Как работает печать путевого листа

• Ввод реквизитов путевого листа 1С

• Срок действия путевого листа

• Собственник транспортного средства

• Сведения о транспортном средстве

• Сведения о водителе

• Сведения о перевозке

• Предрейсовый контроль

• Выезд и возвращение транспорта

• Ввод маршрутов путевого листа в 1С

• Загрузка маршрутов путевого листа из Excel

• Заполнение адресов путевого листа по накладным в 1С

• Расчет расстояний путевого листа

• Заправка, топливо и показания одометра

• Копирование путевых листов в 1С

• Особенности печати из документа "Путевой лист"

• Демонстрационная база

• Доработка путевых листов для себя

• Приобрести решение для путевых листов в 1С

ВАЖНО! Про расчет маршрутов!

В последнее время (август 2022) появились обращения про расчет маршрутов

Во-первых, как изначально указано в публикации - для расчет используется частично бесплатный западный сервис. Мы не можем отвечать за работу этого сервиса, за то как он видит или не видит адреса в России. 

Во-вторых, судя по примерам, пользователи пренебрегают правилами указания адресов, которые указаны в публикации. 

Поэтому мы не разбираем каждый адрес и то как он обрабатывается сервисом.

Вы можете самостоятельно проверять Ваши адреса, то как они видимы для сервиса на карте сервиса https://graphhopper.com/maps/ 

Как работает заполнение путевого листа в 1С

В качестве документа для работы с путевыми листами в "1С:Бухгалтерия 3.0" используется документ "Требование-накладная" и/или "Путевой лист".

Изначально решение подключалось к документу "Требование-накладная" поскольку в конфигурации не существовало документа "Путевой лист" . Основная причина выбора такого документа заключалась в том, что документ "Требование-накладная" чаще всего используется для списания топлива в 1С:Бухгалтерия.

Спустя длительное время в конфигурации "1С:Бухгалтерия 3.0" появился документ "Путевой лист", но не было возможности с ним корректно взаимодействовать.

Спустя еще какое-то время в конфигурации "1С:Бухгалтерия 3.0" появилась возможность подключать печатные формы к документу "Путевой лист". 

При этом сохраняется возможность работать и из документа "Требование-накладная".

Вы можете использовать документ  "Требование-накладная" даже если не списываете топливо в 1С и  вообще не ведете его учет - документ можно создавать, записывать, но не проводить! Нужен он будет только для хранения  информации о путевых листах в 1С.

Принципы работы и последовательность работы из документа "Путевой лист" аналогичные документу "Требование-накладная", но добавлены дополнительные возможности, о которых рассказано ниже.

Поэтому сначала идет описание работы из документа "Требование-накладная", а в конце некоторые индивидуальные особенности для документа "Путевой лист".

Обратите внимание на решение Путевой лист грузового автомобиля для 1С:Бухгалтерия 3.0 (перейти)

С чего начинается заполнение путевых листов в 1С

В информационной базе "1С:Бухгалтерия 3.0" Создаем документ "требование-накладная (Расход материалов)" или "Путевой лист".

Создав документ Вы можете не заполнять его табличную часть т.к. она может быть заполнена позже из самой обработки путевого листа (об этом далее) или вообще остаться пустой. 

В документе 1С выбираем меню "Печать - Путевой лист легкового автомобиля"

Ввод реквизитов путевого листа 1С

Открывается форма заполнения данных путевого листа на первой вкладке

На первой вкладке мы заполняем все основные реквизиты путевого листа. 

Следует отметить, что некоторые данные могут заполняться автоматически на основании данных из 1С:Бухгалтерия 3.0.

Например, гос номер транспортного средства и водительское удостоверение водителя будут заполнены автоматически при выборе транспортного средства и водителя соответственно.   

Далее рассмотрим заполнение основных реквизитов путевого листа "1С:Бухгалтерия 3.0".

На примерах демонстрируется в какое поле ввести информацию и в какой части путевого листа данная информация выводится.

Наименование и номер путевого листа

Сведения о сроке действия путевого листа

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Сведения о транспортном средстве

Сведения о водителе

Сведения о перевозке

Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок. Согласно статьям 4 и 5 Федерального закона РФ № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

Предрейсовый контроль

Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
 По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка "прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен".
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка "прошел послерейсовый медицинский осмотр".

Выезд и возвращение транспорта

Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Ввод или загрузка маршрутов путевого листа

На второй вкладке "Маршруты" мы вводим информацию о маршрутах для заполнения путевого листа 1С

Заполнить информацию о маршрутах можно двумя способами - вручную или загрузкой из Excel.

Ручное заполнение маршрутов путевого листа в 1С

Информацию для путевого листа легкового автомобиля в 1С о движениях транспорта можно заполнять вручную, добавляя строки через кнопку "Добавить".

При ручном заполнении маршрутов в момент добавления первой строки автоматически заполняется адрес в поле "Место отправления". Данные берутся из реквизитов организации. При необходимости Вы можете указать другой адрес.

 В поле "Код заказчика" предлагается выбор способа заполнения - произвольной строкой или выбор из справочника Контрагенты. 

Если при заполнении "Код заказчика" выбран элемент из справочника Контрагенты, то в поле "Место назначения" автоматически заполняется "Юридический Адрес" из реквизитов контрагента. Вы можете поменять значение выбрав из предлагаемого списка адресов контрагента, либо ввести вручную

 При последующем добавлении маршрутов в каждой новой строке автоматически заполняется "Место отправления" как значение "Место назначения" из предыдущей строки.

Загрузка маршрутов путевого листа из Excel в 1С

Вы можете подготовить информацию о маршрутах в Excel и загрузить в путевой лист.

В программе поддерживается три шаблона файлов Excel, которые можно заполнить и загрузить.

Доступные шаблоны Вы можете посмотреть, скачать и заполнить в меню "Примеры файлов".

Загрузить заполненные файлы с маршрутами Вы можете в меню "Загрузить по формату" и выбираете тот вариант, шаблон которого Вы заполняли ранее.

Заполнение адресов путевого листа по накладным в 1С

Адреса можно заполнить на основании накладных документов "Реализация товаров услуг" в "1С:Бухгалтерия 3.0".

Это особенно удобно если Вы заполняете путевой лист для водителя, который осуществляет доставку грузов - подбираете накладну в 1С и программа берет либо адрес доставки из самого документа, либо юридический адрес контрагента. 

При этом после подбора в путевой лист Вы можете поменять адрес. 

Как это работает показано в следующем коротком видео

Расчет расстояний путевого листа в 1С Бухгалтерия

Дополнительно к вводу информацию о маршрутах доступна кнопка "Расчет маршрутов".

При нажатии на данную кнопку выполняется расчет расстояния и примерного времени движения  по введенным или загруженным адресам в 1С.

Вы можете брать эту информацию в качестве ориентира или основания для проверки достоверности данных в том случае если сведения заполняются другими сотрудниками.

При этом следует учитывать, что расчет маршрутов по адресам работает с использованием сторонних открытых сервисов.Следовательно, мы не застрахованы от того, что в какой-то момент этот сервис перестанет работать или окажется недоступным по независящим от нас причинам. И, таким образом, потребуется какое-то время, чтобы найти альтернативный сервис если это будет возможно.

На данный момент используется сервис graphhopper.com 

Для работы с сервисом, использования картографических функций, необходимо зарегистрироваться и получить специальный ключ (токен). Возможно использование бесплатного тарифа.  

Полученный ключ можно ввести в специальном окне обработки. На вкладке Маршруты, меню "Еще" - "Ключ сервиса"

В открывшемся окне необходимо ввести полученный ключ токен

При покупке обработки, определенный токен уже введен. Но он имеет ограничение на использование. И чтобы не зависеть от него, рекомендуется получить свой токен.
 

Если Вы хотите использовать расчет маршрутов, то необходимо учитывать следующий момент. Адрес следует указывать БЕЗ индекса и конечных точек вида "офис". помещение и прочее. Т.е. вот такие адреса не допустимы 

Поэтому очень важно аккуратно и правильно вводить адреса, если планируете использовать данную функцию. И нужно помнить, что получаемые показали это один из множества вариантов, которые могут меняться в зависимости от времени суток, года, загруженности дорог и выбранного пути.

Другая ситуация, когда расчет выполнен успешно, но у Вас есть сомнения относительно его корректности. Например, расстояние больше или меньше чем Вам кажется должно быть.

В этом случае сделайте прокрутку таблицы вправо. И посмотрите в последних двух колонках какой адрес по факту был использован для расчета.

Как работает расчет расстояний в путевом листе показано в предыдущем разделе в видео.

Заправка, топливо и показания одометра

На третьей вкладке заполнения путевых листов в 1С вводим следующую информацию:

• Список авансовых отчетов 1С:Бухгалтерия, по которым отражена заправка топливом. Подбор авансовых отчетов 1С автоматически рассчитывает сумму в поле  "Заправка". Если авансовые отчеты не используются, то можно ввести значение вручную
• Таблица "Списание топлива". Необходима (но не обязательна) для того, что бы подготовить список номенклатуры топлива и количество и перенести в документ "Требование накладная" 1С, на основании которого вводится требование-накладная.
• Показания спидометра на начало. При этом пробег считается на основании заполненных маршрутов, но можно скорректировать вручную.
• Показания спидометра на конец. Заполняется на основании заполненных показаний на начало и пробег
• Остатки топлива заправка и остатки по возвращении.
• Расход топлива. Из сведений выбранного транспортного средства заполняется норма расхода "на 100 км". Рассчитывается расход по норме и можно ввести фактический расход (поле "Факт"). 

Печать путевого листа в 1С Бухгалтерия

Для формирования печатной формы "Путевого листа" в 1С необходимо нажать кнопку "Путевой лист". В результате будет сформирована печатная форма, которая отображается на четвертой вкладке

В печатной форме путевого листа 1С выводится марка топлива, которая указана при заполнении путевого листа в момент расчета

Копирование путевых листов в 1С

 На форме заполнения путевых листов присутствует команда "Скопировать путевой лист".  

Данная команда применяется когда Вы начали заполнять путевой лист в документе "Требование-накладная" 1С и хотите скопировать уже существующие данные другого путевого листа.

При нажатии на кнопку "Скопировать путевой лист" открывается выбор документов "Требование-накладная" в 1С:Бухгалтерия. При выборе документа будут скопированы данные путевого листа и заполнены в текущий заполняемый документ

Список путевых листов 1С:Бухгалтерия

 Для удобства работы с путевыми листами и в частности с документами "Требование-накладная", мы добавили вкладку "Список путевых"

На данной вкладке отображается список всех тех документов "Требование-накладная", для которых в программе "1С:Бухгалтерия 3.0" введена информация по путевым листам.

Из списка путевых листов Вы можете открыть выбранную накладную и работать в ней - открыть путевой лист, заполнить, исправить и т.д.

Особенности печати из документа "Путевой лист"

Печать бланка путевого листа доступна так же из документа "Путевой лист" в 1С:Бухгалтерия

Общие принципы работы одинаковые между документами с некоторым отличием. 

Создаем документ "Путевой лист" и заполняем основные реквизиты

• Организация
• Транспортное средство
• Сотрудник
• Норма расхода
• Заправки. При необходимости. 
• Маршруты

Причем маршруты в самом документе заполнять не обязательно. Почему ? Покажем далее.

Записываем документ (можно не проводить, а только записать).

В документе "Путевой лист" нажимаем Печать - Путевой лист легкового автомобиля

Открывается форма заполнения путевого листа. 

В окне обработки уже автоматически будут заполнены те реквизиты, аналоги которых есть в самом документе "Путевой лист" и которые были заполнены ранее в документе.

Далее необходимо заполнить только те реквизиты, которых нет в документе и они необходимы для печати. Это ровно тоже самое как при работе из документа "Требование-накладная".

Переходим на вкладку Маршруты . Если в самом документе "Путевой лист" маршруты не были заполнены, то данная таблица останется пустой. При первом же открытии информация будет загружена из документа. При последующих запусках загружаются те маршруты, которые были в этом таблице на момент прошлого формирования путевого листа. 

В любом случае Вы можете заполнить данную таблицу маршрутов всеми доступными способами и затем перенести эту информацию в документ "Путевой лист", используя соответствующую кнопку.

В результате в документе "Путевой лист" будет заполнена таблица с маршрутами. 

Самое главное! после заполнения информации в окне обработки сформируйте в этом окне печатную форму путевого листа. Введенная информация будет сохранена и при последующем вызове печатной формы в открывшемся окне все поля будут заполнены.

Таким образом, используя обработку заполнения путевых листов из документа "Путевой лист" в "1С:Бухгалтерия 3.0" Вы получаете инструмент для следующих возможностей

• Формирование полного бланка путевого листа
• Заполнение всех необходимых полей путевого листа
• Сохранение введенной информации
• Инструмент для удобного и быстрого ввода маршрутов не только в бланк путевого листа, но и в документ
• Автоматический учет информации о заправках топлива, который внесен в документе "Путевой лист"  

Журналы путевых листов 1С

 В комплект поставки включены два внешних отчета, которые можно подключить как внешние дополнительные обработки в разделе Администрирование.

• Журнал учета путевых листов
• Журнал учета снятия показаний одометра

На присунке показано как отчеты подключены в раздел Производство программы 1С:Бухгалтерия

Данные формируются на основании тех документов "Требование-накладная", в которых выполнена печать путевого листа и есть сохраненные данные.

Пример журнала учета путевых листов

Пример журнала учета снятий показаний одометра

Комплексная поставка путевых листов

На нашем сайте Вы можете приобрести комплект сразу из двух обработок - заполнение путевого листа легкового и грузового автомобиля в "1С:Бухгалтерия 3.0"

При подключении каждой обработки у Вас в программе 1С:Бухгалтерия в документе "Требование-накладная" появляются два пункта заполнения - "Путевой лист грузового автомобиля" и "Путевой лист грузового автомобиля"

При этом для каждого автомобиля следует создавать отдельный документ, т.е. не смешивать в одном документе информацию по разным автомобилям.

Подключение обработки заполнения путевых листов в 1С:Бухгалтерия 3.0

Меню Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки

Нажимаем Создать, открывается окно Предупреждение безопасности, далее нажимаем Продолжить

Далее нажимаем Загрузить из файла и выбираем файл обработки и нажимаем Записать и закрыть

Совместимость с версиями

Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.163.26) версии Базовая, ПРОФ, КОРП

Конфигурация 1С:Бухгалтерия регулярно обновляется и скорее всего обработка актуальна для последней версии, но это еще не отражено в публикации.

Поэтому если у Вас есть сомнения, то посмотрите в демо и уточните у нас.

Не для 1С:Фреш (1C:Fresh), 1С:БО и прочие сервисы, в которых требуется аудит загружаемых решений.

Совместимость с различными облачными версиями и сервисами не гарантируется.

Демонстрация работы

Вы можете сами поработать с заполнением путевого листа в 1С:Бухгалтерия 3.0

Для этого перейдите по ссылке >>.

В открывшемся окне выберите пользователя Демо. И дальше следуйте описанию в данной статье.

Доработка путевых листов для себя

Как сказано в публикаци - код обработки закрыт.

Но закрыт именно модуль объекта обработки.

По сути закрыт процесс формирования печатной формы путевого листа и некоторые аспекты сохраняемых данных.

НО!

Во-первых, Вам доступны  макеты путевого листа легкового автомобиля

Во-вторых,открыт модуль формы, который содержит различный код, обработки команд. 

Таким образом, Вы можете использовать данную обработку как основу, что бы сделать  свою собственную печать и работу с путевыми листами  

Техническая поддержка и обновления

Бесплатный период техподдержки составляет 3 месяца со дня покупки

Также после приобретения вы получаете 3 месяца бесплатных обновлений.

По окончании бесплатного периода вы можете приобрести услугу технической поддержки с доступом к обновлениям на 1 месяц на платной основе.

Проверить наличие обновлений можно в личном кабинете. Если обновления недоступны - загрузить новую версию можно после покупки обновлений/технической поддержки.

Задать вопрос по программе можно по кнопке "Техподдержка" на странице описания.

При создании тикета необходимо предоставить:

1. Номер заказа
2. Описание вопроса. Если это ошибки - напишите порядок ваших действий с программой, которые к ней привели (приложите видео/скриншоты/отчеты об ошибке)
3. Точную конфигурацию 1С, и версию платформы, на которой используете купленное решение (наименование и версию 1С можно взять из раздела "О программе"), версию купленной программы.

К созданной заявке подключается специалист. Дальнейшее обсуждение проблемы будет проходить в тикете техподдержки. Стандартный срок реакции - 24 часа в рабочие дни с момента обращения.

Техподдержка