Итоги предыдущей работы
Итак, в прошлый раз мы определились, какие общие задачи стоят перед нами:
1. Организовать производственный учет в УПП.
2. Перенести складской учет из УТ 8.2 в УПП.
3. Перенести регламентный учет из Бухгалтерии 8.2 в УПП.
4. Перенести учет заработной платы и кадровый учет из ЗиК 7.7
5. Организовать планирование производства в УПП.
6. Организовать планирование снабжения в УПП.
Из перечисленных задач №3 и №4 лучше всего делать с начала года, т.е. с января2013 г. Обучение этим блокам лучше сделать в ноябре-декабре. Проще начать с того блока, учет которого в 1С-ке еще не велся: с производственного учета.
За прошедших две недели сделано следующее:
Подписан приказ об обучении мастеров. Обучение начато. Из сообщения 1С-ника: «Обучение идет со скрипом, обучил всего двух мастеров, остальные ссылаются на занятость». Ничего, как говорил мой знакомый финдир: «Трудности по плану». Просто мужики характер показывают.
Массово вводится номенклатура. Пока сам 1С-ник вводит спецификации, но готовит приказ на обучение технологов, согласовал с главным технологом и обучение, и то, что должно получаться в итоге.
РАУЗ или не РАУЗ? Вот в чем вопрос
Самое время определиться, какой режим учета производственных затрат будем использовать: партионный учет или РАУЗ (расширенная аналитика учета затрат).
Исторически РАУЗ появился позже партионного учета и обрел свойства «модного» направления. Каждый 1С-ник-фикси требовал немедленного перехода на «более прогрессивный метод». Но каждый режим учета имеет свои плюсы и минусы.
Партионный учет требует строго последовательно выстраивать документы движения ТМЦ: выпуск продукции должен быть раньше его передачи на склад, продажа только после приемки и т.п. Не может идти речь о том, чтобы продали больше, чем приняли. Любые нарушения цепочки приводят к ее обрыву и дефектам расчета производственной себестоимости. А у нас — Россия, а у нас — «неотфактуровки».
— Что такое «неотфактуровка»? — спросил 1С-ник.
Западные системы учета не знают такого термина. Им не понять, как можно прислать товар без накладной. В России это явление массовое. Дошло до того, что когда на фирме мне заявляют, что у них «нет неотфактуровок», я грустно улыбаюсь: «Такого быть не может». Дальнейшая работа показывает, что я права. Просто главный бухгалтер принимает решение не учитывать пришедшую без документов номенклатуру. Но производство простаивать без сырья не может и берет его без документов. Далее начинается тот «посмертный учет», из-за которого руководители не могут опираться на данные бухгалтерского учета. Принимать управленческие решения на его основе невозможно.
РАУЗ спокойно «переживет» и неотфактуровки, и нарушение временной последовательности в документах приемки-передачи, выпуска и продажи. НО! Теперь все эти разрывы должен самостоятельно искать и ликвидировать пользователь. В бухгалтерии всегда вал текущей работы, и эти дефекты никто не увидит. Только случайно посмотрит в такую базу грамотный пользователь и ужаснется. Это для бухгалтерии важны налоговые периоды: месяц, квартал, год. А на производстве решения нужно принимать чаще. Так и расходятся интересы разных служб, так и появляются разные источники информации. Как только какие-то производства у нас еще остаются рентабельными?!
Рассказав эти «ужастики» 1С-нику клиента, я попросила его вместе с главным бухгалтером выбрать один из учетных режимов. Как и следовало ожидать, РАУЗ «рулит»!
«Ввод на основании» или точки опоры
Пока еще не организовали мой удаленный доступ в базу клиента, я пользуюсь для демонстраций демобазой УПП (релиз 1.3.26.1). В этой демобазе РАУЗ установлен с 2009 года. Прошу открыть список документов ОПЗС, ограничив его 2009 годом. Здесь всего три документа. Но только один из них в структуре подчиненности имеет два документа Требование-накладная.
С самого начала важно понять, как собираются производственные затраты в системе и как рассчитывается производственная себестоимость. Поэтому прошу 1С-ника найти среди движений по регистрам документов ОПЗС и Требование-накладная движения по регистру накопления «Учет затрат (бухгалтерский и налоговый учет)». Одновременно, не закрывая окна с движениями, прошу открыть отчет «Ведомость по учету затрат» и настроить его так, чтобы выводился и документ-регистратор. Скриншот ниже.
Видно, что по регистру «Учет затрат (бухгалтерский и налоговый учет)», по аналитике вида учета Затраты, документ Требование-накладная делает Приход, а документ ОПЗС — Расход по номенклатуре. Эти движения отражаются в отчете. Таким образом, в отчете можно отследить несоответствия между списаниями в производство и распределениями на выпуск готовой продукции. Это первая точка опоры.
Для того, чтобы эти несоответствия не были следствием ошибок заполнения, нужно использовать возможность ввода Требования-накладной на основании ОПЗС. Тогда Требование-накладная заполняется точно теми данными, которые есть в ОПЗС, и легко перейти из одного документа в другой, связанный с ним. Это вторая точка опоры.
При больших объемах документов за день, за месяц очень трудно бывает установить, в каком из них допущена ошибка. Поэтому желательно заранее расписать время, которое должно указываться в документах выпуска, списания и перемещений продукции первого передела, второго передела и так далее. Это третья точка опоры.
«Брюки превращаются…»
Существуют два варианта списания ТМЦ в производство.
Первый вариант: ТМЦ, покинувшие склад, сразу считаются списанными в производство. На них выписывается Требование-накладная. Возникает проблема учета списанных ТМЦ в незавершенном производстве. И хотя УПП предоставляет возможность установить для номенклатуры флаг «Вести оперативный учет остатков незавершенного производства», но такой учет сложен. Поэтому пользователи часто превращают эти остатки в большой бардак.
Второй вариант: производственные участки вводятся, как «места хранения (склады)». Перемещение ТМЦ из обычного склада на производственный участок оформляется документом Перемещение товаров. А списание ТМЦ производится только тогда, когда это ТМЦ в результате обработки потеряло свои первоначальные потребительские свойства и превратилось в другую номенклатуру. Словом «Брюки превращаются… в элегантные шорты».
Именно второй вариант позволяет лучше контролировать списания ТМЦ в производство. Именно об этом варианте мы договорились с клиентом.
Имя и фамилия недоработки
Как говорил товарищ Сталин: «У каждой недоработки должны быть имя и фамилия». Поэтому важно не только самому научиться находить и исправлять ошибки базы, но и уметь показать виновного в их появлении.
Но вот проблема: при партионном учете в отчете «Анализ распределения производственных затрат» в настройках отчета легко можно было вывести группировку по Регистратор.Ответственный. При РАУЗ в отчете Ведомость по учету затрат просто так эту группировку не выведешь. Если вы, как и я, не обладаете навыками в СКД (системе компоновке данных), то вам придется обратиться к программисту или воспользоваться слегка перестроенным нами отчетом (файл приложен к публикации).
Отчет присоединяем, как внешний дополнительный, настраиваем и формируем его за 2009 год в демобазе УПП (скриншот ниже).
Сразу бросается в глаза, что некто списал в производство 19 штук мебельных досок. При этом на продукцию пошло только 10 штук. За это отвечает товарищ Абдулов. Проверяем номенклатуру: для «доска мебельная» флаг учета остатков в незавершенном производстве не стоит. Где же остальные 9 штук досок?!
Поневоле приходит на ум стихотворение «Конь-огонь» В.В.Маяковского, написанное для детей (?!):
Все пошли походкой важной
к фабрике писчебумажной.
Рабочий спрашивать их стал:
— Вам толстый или тонкий? —
Спросил и вынес три листа
отличнейшей картонки.
— Кстати, нате вам и клей…
Вот и получается, чтобы каждая недоработка имела имя и фамилию, уже на начальных этапах внедрения надо вводить каждого пользователя пофамильно и строго запрещать разглашать пароль персонального доступа.
Не получилось позитивной ноты на окончании второго сеанса связи. Все равно, до скорого!
