Автоматическая обработка заказов, получаемых по электронной почте (для 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0)

Внешняя обработка, выполняемая по расписанию, осуществляет загрузку новых (непрочитанных) писем из электронной почты, анализирует вложенные в письма файлы (формата EXCEL - xls и xlsx) по заранее настроенному шаблону заказа, считывает реквизиты заказа и формирует непроведенные документы в "Счетах на оплату покупателю" или в "Реализации товаров и услуг", отправляет в ответ письмо с уведомлением об успешности заказа или отказе.

Обработка поставляется вместе с расширением 1С, не затрагивающим типовую конфигурацию, и работает только вместе с ним ! Расширение позволяет хранить настройки по электронной почте и другие параметры, а также варианты макетов заказов и адресацию реквизитов заказа в макете.

Функционал рассчитан на получение заказов от постоянных и новых клиентов,принимаются заказы независимо от наличия товаров! Возможно блокировать указанные товары для заказа по указанным периодам времени. Подразумевается производство продукции или покупка товаров под заказ, поэтому наличие товара не проверяется!

Обработка и расширение протестированы на платформе 1С версии 8.3.17.1851 (в режиме совместимости с версии 8.3.14), на конфигурации 1с Бухгалтерия предприятия 3.0.103.12

Подробное описание установки и функционала программы:

1) Устанавливаем расширение в программу 1С (раздел "Администрирование" - "Печатные формы, отчеты и обработки" - "Расширения"). Рекомендуется отключить опцию "Безопасный режим" и включить опцию "Использовать основные роли для всех пользователей".

2) Добавляем внешнюю обработку раздел "Администрирование" - "Печатные формы, отчеты и обработки" - "Дополнительные отчеты и обработки"). Устанавливаем расписание ее работы и цикличность ее запуска.

3) В разделе Администрирование необходимо войти в пункт "Настройки по входящим заказам" и создать запись для организации,которой будет принадлежать настройка:

Для организации -  настройка будет использоваться для организации

Ответственный - пользователь, который будет записываться в документе "Реализация" в реквизите "Ответственный"

Склад - склад,который будет проставляться в документе Реализация

Подразделение - подразделение,которое будет проставляться в документе Реализация

Тип цен с доставкой* - проставляется в документе,если в заказе стоит признак Доставки

Тип цен без доставки* - проставляется в документе,если в заказе не указана Доставка

*если в Основном договоре контрагента указан свой тип цен,то он проставится в приоритетном порядке!

Адрес электронной почты -адрес электронной почты,на которую будут высылаться заказы

Пароль - пароль для доступа обработки к электронной почте

Путь сохранения файлов заказов (на сервере) - указывается полный путь к каталогу на диске, в котором происходит сохранение файлов заказов , отправляемые бланки заказов покупателям, а также протокол сообщений об ошибках (log.txt)

Сервер imap  - адрес  imap   почтового сервера (   пример: imap.mail.ru,imap.yandex.ru)

Сервер smtp - адрес  smtp почтового сервера (пример: smtp.mail.ru) используется для отправки писем уведомлений об успешности формирования заказа. А также для отправки бланков заказа по запросу покупателя письмом с вложением файла-бланка заказа.

Контроль адреса отправителя - используется для проверки адреса отправителя заказа в справочнике контрагентов,если такой адрес не будет найден,заказ не будет приниматься совсем! Данный режим стоит включать, если в справочнике контрагентов проставлены адреса электронной почты по покупателям, присылающих заказы !

Разрешить добавлять новых клиентов - Опция разрешает регистрировать новых клиентов и принимать заказы от них при условии, если они укажут в бланке заказа ИНН покупателя (для юридических лиц и ИП) или оставят его пустым, если они являются Частными клиентами.

Контрагент (Частное лицо) - контрагент, используемый для регистрации заказа от частного лица. Частному лицу в бланке заказа необходимо оставить поле "Код покупателя" пустым , а в примечании указать "Фамилию И.О.".

Документ регистрации заказа - Тип документа , где будут регистрироваться заказы. После регистрации обработкой документы остаются непроведенными, ответственному лицу за заказы необходимо проверить заказ и при необходимости провести.

Разрешить отправлять счет на оплату - Прикрепляет к письму-уведомлению об успешной регистрации файл "счета на оплату" в pdf формате. Доступно, при условии ,что заказы регистрируются в типе документа "Счет на оплату покупателю".

Минимальная сумма заказа - При обработке заказа будет учитываться общая сумма заказа. При условии, что сумма заказа будет меньше минимальной-заказчику придет письмо-уведомление о причине отказа.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

После сохранения данной настройки, обработка начинает свою работу.

По умолчанию учитывает встроенный шаблон заказа (размещен на скриншотах), который состоит из следующих реквизитов:

1) Дата, на которую осуществляется заказ (пример: 09.10.2021)

2) Код покупателя (последние 6 цифр кода контрагента-покупателя, или ИНН)

3) Код грузополучателя (необязательно к заполнению, последние 6 цифр кода контрагента-грузополучателя, или ИНН грузополучателя, если он отличается от ИНН покупателя, или КПП грузополучателя , если ИНН покупателя и ИНН грузополучателя совпадают)

4) признак доставки (любой символ )

5) Адрес доставки (необязательно к заполнению, если адрес доставки совпадает с фактическим адресом покупателя, или указанным грузополучателем)

6) примечание покупателя (необязательно к заполнению)

7) Табличная часть товаров, состоящая из 2 столбцов (артикул товара и количество заказа). Артикул товара и количество заказа обязательны к заполнению.

Макет заказа можно создать самому и указать адреса реквизитов в этом заказе, проставив номера строк и колонок в необходимых полях.Состав реквизитов закрытый !!! (перечислен выше). В табличной части товаров можно указать список товаров с артикулами- заказчик проставит только количество в необходимых ему строках, так как обработаны будут только строки с заполненным количеством. В регистре "Настройка описания реквизитов бланка заказа и выбор макета" выбираем макет для организации, которым мы хотим пользоваться.

Постоянный покупатель может сам запросить бланк заказа отправив на электронную почту для обработки заказов пустое письмо, указав в теме письма "Запрос бланка заказа". В справочнике контрагентов по нему должен быть проставлен его адрес электронной почты, так как запросы на бланк заказа сверяются с адресом отправителя. В бланке также заполнится код покупателя. В ответ приходит письмо с прикрепленным бланком заказа (в формате xlsx).

Новый покупатель отправляет пустое письмо , указав в теме письма также "Запрос бланка заказа". Заполнив бланк заказа, в реквизите "Код покупателя " указывается ИНН юридического лица или ИП. Если заказчик является Частным клиентом, то ИНН не заполняется-поле остается пустым, в реквизите Примечание указывается "Фамилия И.О. и прочие данные". Только при включенном сервисе заполнения справочника контрагентов по ИНН новый контрагент запишется в справочник и заказ зарегистрируется (это не касается частных лиц).

Организация, принимающая заказы, может заблокировать заказы по определенным товарам на определенную дату, установив в разделе "Продажи" в регистре "Блокировка товаров для заказа" статус "Заблокирован". В дальнейшем на другую дату его разблокировать - статус "Разрешен".

При поступлении заказа анализируются все реквизиты заказа, дата заказа должна быть позднее даты (дня) его обработки ,  если хоть один товар в заказе является заблокированным, то весь заказ не обрабатывается, а заказчику высылается письмо-уведомление, с указанием причины отказа- указанием товаров , заблокированных для заказа ( указано на скриншоте). Заказчику придется скорректировать свой заказ и отправить его повторно!

По причине ошибочности заполнения реквизитов в бланке (не определился контрагент, или не нашелся один из указанных артикулов товара и т.п.) - заказчику также отправляется письмо-уведомление об отказе (указано на скриншоте).

При успешном формировании заказа ,записи документа "Реализация товаров" - отправляется письмо-уведомление об успешном формировании заказа - зарегистрированном номере заказа, и отображении пунктов сформированного заказа, а также цены и стоимость заказа, чтобы заказчик убедился, что все реквизиты прочитаны и записаны правильно!

В разделе "Продажи" размещены отчеты по заказам:

- сводный отчет  в разрезе заказываемых товаров, продукции - отражает сводную информацию по видам номенклатуры с иерархией (с детализацией до документа)

- реестр заказов за период (с адресами доставки) - детальный реестр документов, сформированных обработкой (в разрезе покупателей и дат отгрузки).

Добавлены возможности:

Единицы измерения номенклатуры заказа - в данном регистре продавец может указать номенклатуру, по которой в макете заказа хочет указать другую единицу измерения и принимать заказы в ней, хотя в справочнике номенклатуры основная единица измерения другая. При обработке заказа программа будет пересчитывать объем заказа в основную единицу измерения и помещать в документ. Пример: Допустим в макете заказа хочется указать, что заказ будем принимать в коробках (в коробку помещается 5штук товара) , хотя учет товара ведется в штуках. Указываем в регистре эту номенклатуру и ставим коэффициент 5.В макете бланка заказа указываем единицу измерения для заказчика "Коробка". 

Также бывают ситуации, когда заказ принимается допустим в литрах, а основная единица измерения - кг.

Контроль кратности объема заказа - возможность указать для конкретной номенклатуры, участвующей в бланке заказа проверку кратности количества заказа. Пример: Допустим , не хотим в заказе писать "Коробка" , а хотим , чтобы в заказе была указана основная единица измерения "Штука", но отпускаем мы все равно в коробках, значит указываем для этой номенклатуры кратность равную 5. Если заказчик укажет количество заказа-не кратное 5 , значит в уведомлении об отказе будет сообщено об этой причине и указана номенклатура и кратность заказа по этой номенклатуре.В макете бланка заказа единица измерения базовая - "штука". В регистре "Единицы измерения номенклатуры заказа" по ней заполнять тогда ничего не нужно.