Краткость - сестра таланта, но мы с ней не родственники. Поэтому опять будет несколько статей, раскрывающих основную тему.
Рассмотрим следующие вопросы:
1. Главные сложности решения, что отталкивает?
2. Плюсы решения, где они прячутся?
4. Главное - правильный перенос данных!
5. Стабильность бизнес-процессов как главный плюс.
6. Решение сложных и интересных задач.
7. Программный интерфейс и представления облегчают работу.
Главные сложности решения, что отталкивает?
Для того, чтобы понять главные трудности решения, достаточно перечислить всё, чем занимаются кадровики и расчетчики в процессе своей работы. Добавим сюда трудности внедрения и сопровождения и получим вот что:
1. Сложность предметной области
Для работы в сфере кадрового делопроизводства и расчета зарплаты необходимо уже на старте работы иметь глубокие знания о предметной области. Недаром кадровиков обучают этому в институте! Код специальности 38.03.03.
Расчетчикам с этой точки зрения сложней! Ведь специальности бухгалтер по расчету зарплаты в институтах нет! Поэтому все, кто работает в этой должности, получали знания либо на курсах, либо на практике.
Но прежде, чем разбирать компетенции кадровиков и расчетчиков, определимся с вопросом: "Что такое предметная область применительно к ЗУП"?
- Понимание бизнес-процессов кадрового учета и расчета зарплаты
- Знание законодательства
- Знание порядка заполнения унифицированных печатных форм, трудовых договоров и дополнительных соглашений
- Понимание существующих схем оплаты труда
- Понимание способов учета отработанного времени и формирования табелей
- Знание сценариев работы используемого программного обеспечения (1С, SAP, Босс-Кадровик и т.д.)
- Понимание архитектуры решения, вариантов настройки системы, подходов к автоматизации учета.
- Для разработчиков: понимание специфических алгоритмов ЗУП (представления, менеджер расчета зарплаты)
- Понимание подходов к автоматизации учета в ЗУП.
Зафиксируем набор компетенций кадровика:
- Законодательство в сфере кадрового делопроизводства (ТК РФ, федеральные законы и постановления Роструда).
- Кадровое делопроизводство (знание бизнес-процессов, унифицированных печатных форм, учет стажа, ведение штатного расписания и штатной расстановки)
- Учет рабочего времени (составление графиков, табелей, учет времени переработок)
- Отчетность (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, данные в отчетности РСВ и П4)
Зафиксируем набор компетенций расчетчика:
- Законодательство по расчету заработной платы, налогов и взносов (ТК РФ, НК РФ, постановление 922 по расчету среднего заработка)
- Кадровое делопроизводство. Это необходимо для проверки правильности кадровых приказов, табелей, положенных начислений.
- Схемы мотивации и способы расчета оплаты (за отработанное время, сдельной оплаты труда, среднего заработка, премии).
- Порядок расчета НДФЛ и страховых взносов (вычеты, облагаемая и необлагаемая база, ставки и пределы доходов).
- Формирование отчетности по зарплате, налогам и взносам (П4, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ).
- Расчет оценочных обязательств (отпуск, премии, средний заработок).
- Отражение зарплаты в бухучете (формирование проводок).
ВАЖНО: Почему необходимо иметь все эти знания сразу? Причина проста - незнание любого пункта приводит к ошибкам в расчете зарплаты конкретных людей и налогов по ним. Появляются риски штрафов и камеральных проверок для работодателей, судебных исков со стороны работников.
2. Все действия персонифицированы
Что это означает:
- Каждый кадровый приказ (особенно на несколько работников) влияет на определённых людей. Неверно заполненные данные приведут к проблемам с конкретными сотрудниками. Ключевые ошибки:
- Неверный оклад или надбавки
- Неверный размер премии или неверные показатели премирования
- Ошибочный график
- Неверно отраженные отсутствия, как следствие ошибочный табель
Все ошибки кадровых приказов влияют на результат расчета зарплаты.
- Здесь нет котлового метода учета. Примеры:
- Если на предприятии есть сдельная оплата труда, и заработанные средства распределяются между членами бригады или участка. Распределение происходит на основе результатов труда каждого работника. Поэтому корректный учет показателей каждого максимально важен. Поставил не тот КТУ и кто-то получит больше, а кто-то меньше. Если это вскроется у организации появятся судебные риски, а также риск потери квалифицированных специалистов.
- Премии начисляются каждому несмотря на наличие понятия "Премиальный фонд"
- Проводки формируются по каждому работнику. Только в момент выгрузки данные суммируются.
- Налоги и взносы учитывают особенности каждого работника.
- В расчете зарплаты и налогов не может быть пересортицы. Примеры:
- Если сотрудник получил больше, чем нужно, по закону он не обязан это возвращать! Удержать лишнюю сумму без письменного согласия невозможно. Это прямой убыток для организации. Тот, кто получил меньше, явно будет недоволен!
- Особенно часто встречаются переводы по ошибке давно уволенным работникам.
- Нельзя в сдельной оплате поменять КТУ между работниками
- Аналогично показатели премирования необходимо чётко указывать нужным сотрудникам.
- Средний заработок в принципе считается только на одного работника. Расчет сложный, использует много показателей. Только при слаженной и корректной работе отдела кадров и расчетной бухгалтерии можно корректно его рассчитать. Показатели для расчета:
- ФОТ за период и начисленные премии, в т.ч. квартальные, годовые.
- Количество отработанных дней
- Количество отработанных часов
- Норма времени
- Периоды, исключаемые из расчета среднего заработка (отклонения)
- Расчет налогов и взносов также выполняется по каждому отдельному человеку. Здесь не путать с фразой "по каждому работнику"! С одним человеком может быть заключено несколько трудовых договоров. Каждый трудовой договор - это отдельный работник(в понятиях учетной системы 1С ЗУП). Так вот НДФЛ и страховые взносы считаются консолидировано по человеку, хотя затраты должны относиться на разные трудовые договора, а иногда и на разные организации. Здесь важно правильно применять налоговые вычеты и контролировать превышение предела расчета страховых взносов. В ЗУП 3 кстати, процесс расчет взносов в холдинге до сих пор не автоматизирован полностью! Поэтому моя давняя доработка до сих пор актуальна: Правильный расчет страховых взносов по организациям в холдинговой структуре. Важные моменты:
- Определяем облагаемые и необлагаемые суммы
- Учитываем вычеты к начислениям, персональные вычеты, превышение предела
- Определяем ставки налогов и взносов по каждому из работников
- Затраты по налогам и взносам относим на разные договора, если их заключено несколько.
- Отчетность также вся персонифицирована. Примеры:
- 6-НДФЛ сворачивает суммы по датам получения дохода, но для нас это означает лишь наличие ещё одного дополнительного разреза учета.
- 2-НДФЛ вынуждает нас помесячно по каждому человеку в отдельности сдавать корректные суммы. Более того, отчет формируется в разрезе кодов доходов.
- Если сотрудник работал в разных обособленных подразделениях - отчетность формируется отдельно по каждой ИФНС. Надо ли напомнить про взаимные контрольные соотношения между этими отчетами, без совпадения которых отчет просто не примут!
- РСВ также формируется по отдельным работникам
- Вся отчетность по стажам и электронным трудовым книжкам персонифицирована.
По всем этим причинам необходимо максимально внимательно относиться к своей работе. Это касается всех участников процесса внедрения и сопровождение системы ЗУП 3.
3. Требовательность к обновлениям
Законодательство, связанное с кадровым делопроизводством и расчетом зарплаты, регулярно меняется. Постоянно совершенствуются формы отчетности. Из-за этого возникает потребность в обновлениях. Постараюсь описать причины, по которым необходимо проводить обновления и периодичность, какие моменты стоит учитывать.
Особенности обновления типовой конфигурации:
- Конфигурация на замке, или доработки в новых объектах, в т.ч. в расширениях
- Нет препятствий для обновлений.
- Рекомендую обновляться на уже проверенные релизы, читать отзывы об ошибках релиза.
- Если основные доработки расположены в расширениях, необходимо учесть, что все заимствованные объекты расширений должны быть обновлены
- Конфигурация на замке, доработки в расширениях. Типовые объекты доработаны
- Анализируем, обновлены ли доработанные объекты
- Обновляем расширения, обращаем внимание на код с аннотацией "Вместо".
- Если доработок много и высока трудоёмкость обновления - анализируем важность обновления.
Особенности обновления доработанной конфигурации:
Если конфигурация сильно доработана без использования расширений, необходимо изучать риски переработки добавленного функционала в связи с обновлением. Если риск поломки важного функционала велик - стоит либо повременить до очень важных обновлений, либо точечно обновить несколько важных объектов конфигурации. При точечном обновлении необходимо обязательно фиксировать обновленные объекты конфигурации.
- Конфигурация не на замке, большое количество доработок в типовых объектах. Оцениваем риски:
- Определяем функционал, подлежащий полной переработке, т.е. то что нельзя обновить.
- Оцениваем трудозатраты на его доработку и важность функционала для проекта.
- Проверяем функционал на реализацию в типовом решении. Бывает, 1С реализовала функционал, который очень нужен на проекте. Чтобы его не писать самим с нуля, можно провести внеплановое обновление. Полное или частичное зависит от количества доработок и наличия ресурсов+ бюджета проекта на данный вид работ. Это снижается сроки и риски при обновлении.
- Выполнять обновление если выполняется хотя бы 1 пункт:
- Обновление необходимо для сдачи отчетности. Если цель именно такая, можно попробовать обновить только 1 подсистему.
- Без обновления появляется большой объём ручных операций из-за нововведений.
- Высок риск штрафов и проверок из-за несоблюдения нового законодательства.
Периодичность обновления:
- Если нет на то весомых обстоятельств, описанных выше - в начале года в рамках подготовки к сдаче годовой отчетности.
- При небольшом количестве доработок и использовании расширений можно обновляться раз в квартал.
- Даже типовые конфигурации не рекомендуется обновлять чаще 1 раза в месяц.
- При определении периодичности обновления учитываем длительность выполнения обработчиков обновления. При больших объёмах данных некоторые обработчики обновления могут выполняться сутки.
- Исправительные релизы требуется использовать только при повседневном использовании исправленного функционала.
- Лучше обновляться с небольшой задержкой, чтоб учесть отзывы пользователей по ошибкам устанавливаемого релиза. Если релиз содержит ошибки - оцениваем их критичность.
- При обновлении рекомендую использовать методику из статьи "Как читать чужой код. Часть 2".
При соблюдении описанных рекомендаций процесс обновления должен стать более простым и прогнозируемым.
4. Трудоёмкость ввода данных
Каждый из нас периодически устраивается на новое место работы. Каждый раз этот процесс почему-то занимает много времени?! Попробуем разобраться что ж такого волшебного делает кадровик, пока мы "знакомимся под роспись" с локальными нормативными документами компании. Самое смешное, что одна часть людей их не читает, вторая не знает, как они повлияют на процесс работы). Но написанное пером не вырубишь и топором!
Рассмотрим процесс оформления в ЗУП 3.
- Первым делом заводим новый элемент в справочнике "Физические лица". Заполняем данные из предоставленных документов:
- ФИО, дата рождения
- ИНН, СНИЛС
- Адреса, телефоны в формате ФИАС
- Паспортные данные
- Гражданство
- Стаж из трудовой книжки.
- Далее создаем новый элемент в справочнике "Сотрудники".
- Проверяем наличие настроенного графика работы под принимаемого сотрудника. Иногда необходимо его создать или настроить перед приёмом.
- Проверяем наличие позиции в штатном расписании. Если её нет, создаем и заполняем все необходимые данные. Утверждаем позицию штатного расписания.
- Если работа предполагает наличие северной надбавки, обязательно заполнить предварительно группу сотрудника и накопленный на дату приёма северный стаж! Без этого будет неверно определен размер северной надбавки.
- Оформляем документ "Приём на работу". Заполняем данные согласно позиции штатного расписания. Указываем график работы (при необходимости создаем и утверждаем его), испытательный срок, количество ставок.
- Проверяем плановые начисления (наличие доплат за условия труда - вредные, МКС/РКС), ФОТ, совокупную тарифную ставку, указываем способ расчета аванса.
- Также проверяем установку положенных отпусков. Для инвалидов добавляем 3 дня к основному отпуску. Если есть отпуска за вредность, ненормированный рабочий день, за работу в условиях МКС/РКС и т.д. - добавляем их работнику. Желательно отпуска заполнять в штатном расписании.
- Заполняем и печатаем пакет документов для приёма на работу.
- После подписания документов заполняются данные для воинского учета и формируется карточка работника по форме Т-2. Карточка распечатывается и даётся работнику на ознакомление под роспись.
Казалось бы простое событие, но требует выполнения большой работы. Ошибаться в этой работе нельзя! Вся персональная информация отражается в отчетах. Ошибки при её вводе приведут к ошибкам в отчетности.
5. Сложность выверки данных
Квалифицированный бухгалтер по зарплате должен провести максимально детальную проверку данных, введённых отделом кадров. Как же было сказано, всё что делается - делается по каждому работнику. Рассмотрим последовательность действий расчетчика при начислении заработной платы:
- Проверка данных от отдела кадров
- Проверка приказов за месяц
- Проверка плановых начислений
- Сверка данных со штатным расписанием, положением об оплате труда и коллективным договором
- Проверка приказов по отклонениям. В этом пункте обычно допускается много ошибок.
- Проверка табеля с учетом графика работы и отсутствий
- Подготовка к расчету оплаты за отработанное время
- Расчет всех отклонений. Без этого пункта нельзя переходить к расчету зарплаты
- Ввод разовых начислений и удержаний
- Ввод и проверка вычетов. У каждого вычета свой предел, по разным работникам вычеты начинаются с разных дат
- Сверка производственных показателей, при наличии сдельной оплаты труда
- Ввод/проверка показателей премирования (KPI)
- Расчет заработной платы
- Расчет переработок
- Расчет оплаты за отработанное время
- Расчет зависимых начислений (надбавки, доплаты)
- Расчет зависимых удержаний
- Расчет НДФЛ
- Выверка результатов, оформление выплат
- Проверка результатов расчета по расчетным листкам
- Корректировка найденных ошибок
- Проверка/заполнение лицевых счетов
- Заполнение ведомостей
- Выверка удержанного НДФЛ
- Расчет оценочных обязательств
- Формирование проводок.
Вот такой путь нужно пройти, чтоб каждый из нас получил свою заработную плату, либо аванс вовремя и в полном объёме. Путь сложный, на каждом этапе можно только исправлять ошибки, а допускать их нельзя! Последовательность действий при выплате аванса та же самая. Исключением является отсутствие удержанного НДФЛ, оценочных обязательств и проводок.
6. Сложность заложенных алгоритмов
Для разработчиков ЗУП сложен с точки зрения необычности подходов в решении задач. О чём идёт речь:
- Начнём с простого - получение данных из регистров сведений. Во всех конфигурациях мы привыкли использовать виртуальную таблицу "Срез последних". Об этой таблице известно даже новичкам и большинству аналитиков. Но ЗУП здесь приготовил сюрприз! В ЗУП не принято напрямую обращаться к регистру сведений и получать срез последних. Это связано с неэффективностью многих таких запросов (не оптимальный план выполнения запроса), и с их ошибочностью (последней является запись, которая попала в регистр последней, а не последняя по периоду).
- Ещё одно неудобство - потребность получать срез последний одним запросом на разные даты по разным сотрудникам. Платформа так не умеет. Для этого в общем модуле "ЗарплатаКадрыОбщиеНаборыДанных" есть программный интерфейс "ЗапросВТИмяРегистраСрез". В эту функцию необходимо передать таблицу фильтр и параметры построения запроса. Она вернёт текст запроса с установленными параметрами. Останется его только выполнить, записав Запрос.Выполнить().
- Все расчетные алгоритмы в одной из редакций ЗУП были собраны в одно место: Обработку "Менеджер расчета зарплаты". Это огромная по количеству и сложности кода обработка. Её задача - получение и расчет всех показателей, необходимых для расчета зарплаты по заранее переданному списку работников. Также в этой обработке заложены алгоритмы расчета удержаний и НДФЛ. Сложность заключается в том, что нигде нет описания этой обработки! При этом, потребность в её использовании и модификации очень высокая.
- Все алгоритмы, связанные с определением нормы или фактически отработанного времени также собраны в одном месте: Обработку "Менеджер данных учета времени сотрудников". Сложности в ней те же - отсутствие описания, большой объём универсального кода и высокая потребность в использовании.
- Алгоритмы формирования регламентированной отчетности также вызывают много вопросов. Можно изучить алгоритм расчета среднесписочной численности. Даже опытные коллеги тратят на его изучение больше недели, только потом выполняют необходимые доработки. Для разбора и доработки некоторых видов отчетов требуется знание архитектуры хранения данных, например по НДФЛ и страховым взносам.
- Дополнительной сложностью работы с алгоритмами является сложность их отладки. Отладку можно вести только на реальном массиве данных. Никакие тестовые сценарии здесь не помогают. Т.к. персональные данные являются конфиденциальными, часто возникают проблемы с получением доступа к таким данным. Решением является обфускация данных с помощью обработки от фирмы 1С. Базу можно 1 раз в неделю обновлять на рабочую копию и обфусцировать, чтоб работать всегда с актуальными данными.
В этой статье познакомились с трудностями конфигурации. Возникает логичный вопрос: "Как же решить все эти сложности?" Ответ Вы сможете найти в предыдущей серии статей под общим названием "Как читать чужой код". Именно благодаря описанным в статьях подходам можно решить любую сложную ситуацию в ЗУП. Вот ссылки, если кто ещё себе не сохранил в избранном:
Часть 1. Общие вопросы. Доработка чужого кода. Code review.
Часть 2. Доработка типовой конфигурации. Обновление доработанной типовой конфигурации.
Часть 3. Разбор и доработка запросов
Часть 4. Программный интерфейс. Исправление чужих доработок.
Также напомню о статье про архитектора. Некоторые подходы, позволяющие решать сложные задачи описаны в ней:
