Стагнация рынка, падение внутреннего спроса, невозможность экспорта и другие симптомы экономического кризиса — столкнувшись с этим сегодня, компании ищут способы пережить неблагоприятный период.
Возможным решением становится работа с ГОЗ. Предприятия рассматривают госзаказчика как потребителя со стабильным спросом, с которым можно заключить долгосрочные контракты и переждать кризис.
Типы компаний, выполняющих ГОЗ
- Компании, активно работающие с ГОЗ. Это предприятия ОПК, которые выпускают в рамках гособоронзаказа от 50% до 100% продукции, организации, которые являются единственными поставщиками или занимают доминирующее положение на рынке.
- Компании, планирующие работать с ГОЗ на постоянной основе. Чаще это предприятия, производящие товары двойного назначения, в которых возникла потребность: пищевую и текстильную продукцию, медикаменты, перевязочные материалы, оборудование для ремонта и других косвенных нужд. Для них ГОЗ — это новая ниша и возможность обеспечить бесперебойную работу в условиях нестабильного спроса. А часть компаний рассматривает сотрудничество с государством как источник репутационных выгод (участие в выставках, сертификация и пр.).
- Компании, выполняющие ГОЗ разово. Они могут заключить единичный контракт, который оказался выгоден, или и вовсе попасть в гособоронзаказ «случайно». Например, вступив в кооперацию с головным исполнителем, который не уведомил о своей работе с ГОЗ своевременно.
Если предприятия из первой категории — опытные «игроки», знающие все нюансы подобных контрактов, то компании, которые только начинают знакомство с ГОЗ, могут столкнуться с трудностями.
В чём сложность реализации ГОЗ?
Проблема гособоронзаказов — в громоздкой системе отчётности. Компаниям, которые решили работать с ГОЗ, необходимо сформировать калькуляцию на цену, определить плановую рентабельность проекта и производственные возможности выполнения. А самое главное — вести в процессе реализации заказа раздельный учёт (РУ) и предоставлять на основании этих данных отчёт об Исполнении государственного контракта. Кстати, принципов РУ обязаны придерживаться все участники кооперации, независимо от того, к какому звену они относятся.
Без необходимых компетенций внутри компании и инструментов для автоматизации части задач всё это может быть крайне трудозатратно.
Ещё одна сложность — невысокая рентабельность гособоронзаказов. По закону, заказчик должен обеспечивать такой уровень цен, чтобы рентабельность была не ниже 20%. Однако в реальности она порой не достигает и 4%.
Для того, чтобы не работать в минус, компании, выполняющие ГОЗ, должны модернизировать не только производственные мощности, но и внутреннюю систему учёта. Нужны инструменты, которые могли бы:
- обеспечить полную прозрачность бизнес-процессов для ведения корректного учёта и принятия своевременных управленческих решений;
- обеспечить достоверный учёт издержек, формирование реальной себестоимости и экономически обоснованных цен на продукцию;
- автоматизировать «горячие места» бизнес-процессов, тем самым сократив трудозатраты и снизив себестоимость товаров.
Один из наиболее эффективных инструментов такого рода — ERP-системы, в частности «1С:ERP Управление производственным предприятием».
Возможности «1С:ERP» при выполнении ГОЗ и не только
- Автоматизация раздельного учёта.
- Оперативное и корректное формирование отчётности для контролирующих органов.
- Управление проектной деятельностью (НИР, ОКР, венчурные проекты).
- Управление производством, автоматическое формирование производственных задач для цехов.
- Контроль и планирование финансов.
- Управление закупками и запасами, автоматическое формирование заказов поставщикам и другое.
Однако, чтобы «волшебство» ERP сработало, процессы необходимо адаптировать к автоматизации.
Приведу пример. Заработная плата на предприятии считается как оклад, никто её не делит и не анализирует. Компания вступает в ГОЗ, и оказывается, что требуется поделить по контрактам каждого сотрудника и его отпуск, и больничный. Вместо того, чтобы навести в процессах порядок, возникает соблазн возложить надежды на ERP, ведь там «можно всё». Во время внедрения выясняется, что ситуация обстоит иначе. Во-первых, в систему нужно корректно переложить заранее упорядоченные процессы. Во-вторых, с ней надо уметь работать: правильно вводить данные, задавать команды и пр.
Екатерина Семёнова, аналитик 1С
Разработать сценарии оптимизации с учётом возможностей внедряемой программы помогут аналитики 1С. В ходе внедрения они проведут обследование, спроектируют новую модель бизнес-процессов и интегрируют в неё механизмы РУ.
Гайд для клиента «Раздельный учёт и другие условия выполнения ГОЗ»
Что необходимо для участия организации в ГОЗ?
Сфера гособоронзаказа наиболее регламентирована в поле экономической деятельности. От предприятия требуется ответственное отношение к составлению и хранению всей контрактной документации, а также аккуратное ведение раздельного учёта (РУ). Невыполнение условий влечёт за собой серьёзные последствия. Так, компания, которая не ведёт РУ, может получить штраф до 1 млн. рублей.
Краткий алгоритм выполнения ГОЗ
- Подготовка к выполнению ГОЗ:
- Выбор технических решений, поставщиков и подрядчиков.
- Согласование схемы расчетов с поставщиками и подрядчиками (отдельные или лицевые счета).
- Составление предложения о цене, плановой калькуляции (РКМ). Проверка норматива прибыли.
- Формирование задела и складских запасов, выделение «опережающих расходов».
- Оформление договоров с заказчиком и поставщиками ГОЗ:
- Оформление договора с заказчиком.
- Уведомление о кооперации и работе в рамках ГОЗ.
- Оформление договоров с поставщиками и подрядчиками.
- Резервирование счета.
- Выполнение ГОЗ:
- Оформление приказов, первичных документов.
- Корректировка учетной политики в соответствии с принципами РУ, положения об оплате труда, норм и нормативов, регламентов, инструкций.
- Открытие счета в банке или казначействе.
- Изготовление продукции, выполнение работ, закупка товаров, материалов.
- Ведение РУ на складах, в производстве и бухгалтерии.
- Оплата с отдельного счета в банке или в казначействе.
- Отгрузка продукции заказчику (подписание акта выполненных работ).
- Завершение выполнения ГОЗ:
- Составление документов и отчётности, завершающих ГОЗ.
- Закрытие отдельного или лицевого счета.
Что такое раздельный учёт?
Раздельный учёт — это регистрация итогов финансово-хозяйственной деятельности по каждому госконтракту в разрезе отдельных статей расходов и ресурсов.
В рамках ГОЗ государство является инвестором и одновременно потребителем выпускаемой или реализуемой продукции. Поэтому все аспекты исполнения попадают под особый контроль, который осуществляется за счёт раздельного учёта.
Насколько сложно вести раздельный учёт?
Зависит от текущей учётной политики компании.
Есть предприятия, где принято выделять в учёте отдельные виды продукции, рассчитывать затраты отдельно на каждый вид товара и вести подробный учёт себестоимости, планировать деятельность и отчитываться перед инвесторами. Чаще это большие холдинги и производства, которые унаследовали или сами создали чёткую систему планирования. Для них РУ не будет представлять большой сложности.
Есть компании, которые ещё не выработали принципы прозрачности: бухгалтерия предприятия готовит регулярные отчёты, выплачивает налоги, но не фиксирует, сколько стоит выпуск отдельного изделия или из каких статей формируется структура цены. Чаще это средний или малый бизнес. Для них постановка РУ может перерасти в серьёзную проблему из-за отсутствия квалифицированных кадров и практики ретроспективного учёта и планирования.
Что необходимо для ведения раздельного учёта по ГОЗ?
- Определить в соответствии законодательством и отразить в учётной политике правила ведения РУ.
- Указать ответственного за ведение РУ. Обеспечить ему доступ к данным и соответствующие полномочия.
- Определить даты начала принятия затрат по контракту к учёту и дату окончания принятия затрат к учёту.
- Определить объект учёта (контракт или товар).
- Определить состав прямых и накладных расходов.
- Обозначить базу и порядок пропорционального распределения накладных расходов.
- Обеспечить соблюдение в обычной деятельности предприятия принятых положений:
- аккуратно вносить в информационную базу данные о договорах и документах (доп. соглашения, закупки, продажи),
- фиксировать затраты по контракту в разрезе периодов и предметов контракта (по каждому изделию и этапу),
- «разделять» затраты, ресурсы и финансовый результат.
- Формировать необходимую отчётность на основании данных раздельного учёта, включая отчётную калькуляцию.
Как сократить трудозатраты на ведение раздельного учёта?
Важно, чтобы информационная система предприятия предоставляла возможности для отражения факта хозяйственной деятельности в части РУ.
Такой функциональностью обладает «1С:ERP Управление предприятием».
Можно ли в «1С:ERP» получать актуальную информацию о плановой и фактической себестоимости продукции, проводить анализ того, как именно происходит процесс распределения затрат, ресурсов и финансового результата на направления деятельности (ГОЗ контракты), и анализировать результат ведения раздельного учёта?
Да, для этого в программе предусмотрено составление плановых калькуляций себестоимости изделий, а также анализ плановых и фактических затрат. Благодаря этому специалисту удобно контролировать ведение РУ и вовремя исправлять ошибки.
Можно ли сдавать отчёт об Исполнении государственного контракта через «1С:ERP»?
Да, в программе реализована возможность формировать отчёт об Исполнении государственного контракта по форме, введённой Постановлением Правительства № 453 от 04.05.2018. При условии корректного ведения РУ отчёт заполняется автоматически. Также при наличии ключа электронно-цифровой подписи можно производить выгрузку файла отчётов для передачи в МО.
Что необходимо учесть при переходе на РУ?
- Собирается ли предприятие работать в ГОЗ постоянно или это разовый контракт. Важно соблюсти баланс между затратами и результатом. РУ в «1С:ERP» — довольно трудоёмкий процесс, который требует перенастроить работу предприятия. Если это единичный контракт, РУ можно вести вручную, закрепив в учётной политике нужные формы документов. Если же госконтракты выполняются десятками, без «1С:ERP» не обойтись. Иначе придётся держать в штате минимум несколько специалистов или платить за аутсорсинг.
- Как в целом обстоят дела с учётом на предприятии. Чем слабее налажены учётные процессы, тем больше усилий понадобится для внедрения РУ. Это касается малых и средних организаций, где учёт ведётся в двух плоскостях: в бухгалтерии на бумаге, а на местах — «на коленке».
- Есть ли на кадры нужной квалификации. Обязательно присутствие в штате или на аутсорсе специалиста, который сможет запустить РУ и при необходимости перенастроить конфигурацию, если, например, ранее партионный или серийный учёт не вёлся или же если учёт ведётся в двух базах. Также важно, чтобы специалист обучил работе с РУ сотрудников компании.
