Рабочее место менеджера по продажам и закупкам: планирование, заказы, запасы и цены - УТ, КА, ERP

1. Преимущества решения

• Единое рабочее место вместо нескольких отчетов. Продажи, закупки, остатки, цены и документы собраны в одном интерфейсе.

• Потребность рассчитывается по данным учета. В расчете учитываются продажи за выбранный горизонт, целевой запас в днях, страховой запас, доступный остаток и ожидаемые поступления.

• Состояние видно без чтения лишних колонок. Вся строка окрашивается в зависимости от ситуации: дефицит, потребность к закупке, нормальный запас или отсутствие спроса.

• От анализа сразу к действию. Нужные товары можно отметить вручную или подобрать массово, после чего перенести их в стандартный документ 1С.

• Поддержаны закупки и продажи. Из обработки создаются заказ поставщику, заказ клиента и реализация товаров и услуг.

• Автоматическое заполнение реквизитов. В документы передаются организация, склад, партнер, контрагент, соглашение или договор при необходимости, номенклатура, единицы измерения, количество и логистические реквизиты строк.

• Корректная работа с НДС. Ставка НДС берется из номенклатуры, а сумма НДС рассчитывается с учетом режима включения налога в стоимость.

• Гибкая настройка без перегруженного экрана. Параметры расчета, цены, склад и реквизиты документов вынесены на отдельную вкладку.

• Внешняя обработка. Решение подключается без изменения типовой конфигурации и может использоваться как отдельный файл или как дополнительная обработка.

• Проверенная документная цепочка. Создание, запись, проведение, перепроведение и отмена проведения документов проверены автоматизированными сценариями.

2. В чем польза

Для руководителя продаж

• Быстрее оценивается обеспеченность будущих отгрузок.

• Видны товары с высоким спросом и недостаточным запасом.

• Менеджеры меньше времени тратят на поиск информации по разным разделам 1С.

• Снижается риск принять заказ клиента, не оценив доступность товара.

Для специалиста по закупкам

• Формируется обоснованная потребность, а не заказ «на глаз».

• Учитываются текущие остатки и ожидаемые поступления, что помогает не заказывать лишнее.

• Можно отобрать всю рассчитанную потребность одной командой и скорректировать количество вручную.

• Подготовленные позиции сразу переносятся в заказ поставщику.

Для менеджера по продажам

• В одном окне видны остатки, доступность, цены и спрос по товару.

• Быстрый фильтр находит позицию по наименованию, артикулу или коду.

• Выбранная номенклатура переносится в заказ клиента или реализацию.

• Соглашение, договор и ставка НДС подставляются автоматически, когда этого требует учетная модель базы.

Для компании

• Снижается вероятность дефицита ходовых товаров и избыточного запаса по медленным позициям.

• Ускоряется цикл «анализ — решение — документ».

• Повышается единообразие оформления заказов и реализаций.

• Типовая конфигурация остается без изменений, поэтому внедрение проще сопровождать.

3. Пример использования

Ситуация

В торговой компании менеджеру необходимо подготовить закупку на ближайший период. В базе сотни товарных позиций: часть активно продается, часть уже заказана поставщикам, по некоторым товарам есть запас, а по другим формируется дефицит. Одновременно поступают запросы клиентов, поэтому важно не только заказать товар, но и быстро оформить документы продажи.

Обычный процесс без рабочего места

• Сформировать отдельный отчет по остаткам.

• Проверить продажи за период.

• Открыть список заказов поставщикам и оценить ожидаемые поступления.

• Сопоставить несколько цен.

• Вручную рассчитать нужное количество.

• Запомнить или выписать выбранную номенклатуру.

• Создать документ и повторно заполнить товарные строки.

Такой процесс занимает время, зависит от внимательности пользователя и усложняет работу с большим ассортиментом.

Работа с обработкой

1. Менеджер открывает рабочее место и на вкладке настроек выбирает склад, дату, виды цен и параметры расчета.

2. Указывает период анализа продаж, целевой запас в днях и страховой запас.

3. Нажимает «Обновить данные» и получает сводную таблицу по номенклатуре.

4. Сразу видит красные строки с критическим дефицитом, желтые позиции к закупке, зеленые позиции с нормальным запасом и серые товары без спроса.

5. При необходимости включает фильтр по состоянию, минимальной потребности или вводит часть наименования, артикула либо кода в быстрый фильтр.

6. Нажимает «Подобрать всю потребность» или отмечает отдельные строки и корректирует количество.

7. Создает заказ поставщику. Обработка переносит выбранные товары и заполняет доступные реквизиты документа.

8. Для клиентской операции тем же способом создает заказ клиента или реализацию.

9. Пользователь проверяет документ в стандартной форме 1С и проводит его штатной командой.

Результат

Менеджер принимает решение на основе единой картины, не переносит товары вручную и быстрее переходит от обнаруженного дефицита или клиентской потребности к корректному документу 1С.

4. Функциональные возможности

4.1. Анализ номенклатуры и остатков

• Вывод номенклатуры с кодом, артикулом и единицей измерения.

• Остаток по всем складам.

• Остаток на выбранном складе.

• Доступное количество с учетом планируемых отгрузок.

• Количество к отгрузке.

• Отбор только позиций, которые есть в наличии.

• Расчет на выбранную дату.

• Открытие карточки номенклатуры двойным щелчком.

• Копирование сводной информации по товару в буфер обмена.

4.2. Расчет потребности к закупке

Логика расчета строится вокруг фактического спроса и целевого уровня запаса:

• анализируются продажи за заданное количество дней;

• определяется средняя дневная продажа;

• рассчитывается запас, необходимый на выбранный горизонт покрытия;

• добавляется страховой запас;

• вычитаются доступные остатки и ожидаемые поступления;

• отрицательная потребность приводится к нулю.

Пользователь самостоятельно задает период продаж, запас в днях, страховой запас и минимальный порог потребности. Это позволяет адаптировать расчет под скорость оборачиваемости и правила закупки конкретной компании.

4.3. Светофор состояний

• Красный — дефицит. Доступного количества недостаточно для текущих обязательств или критической потребности.

• Желтый — к закупке. Товар требует пополнения до рассчитанного целевого уровня.

• Зеленый — норма. Текущего доступного запаса достаточно с учетом заданных параметров.

• Серый — нет спроса. За выбранный период продажи отсутствуют, поэтому автоматическая потребность не формируется.

Цвет применяется ко всей строке, поэтому менеджер видит ситуацию даже при горизонтальной прокрутке таблицы.

4.4. Фильтры и поиск

• Быстрый фильтр по наименованию, артикулу и коду.

• Фильтрация по красным, желтым, зеленым и серым строкам.

• Режим «Только к закупке».

• Минимальная потребность к закупке.

• Отбор только имеющихся в наличии товаров.

• Корректный буквальный поиск специальных символов `%`, `_`, `[`, `]` и `~`.

• Очистка быстрого фильтра одной командой.

4.5. Цены и сравнение

• Одновременный вывод двух выбранных видов цен.

• Отображение валюты каждой цены.

• Расчет абсолютной разницы цен.

• Расчет изменения в процентах.

• Автоматическое определение используемого в базе контура хранения цен.

• Единое нейтральное оформление разницы цен без неоднозначной цветовой трактовки.

4.6. Подбор товаров

• Флаг «В заказ» в каждой строке.

• Редактируемое количество заказа.

• Добавление текущего товара.

• Массовая команда «Подобрать всю потребность».

• Очистка всего подбора.

• Итог выбранных позиций и общего количества в верхней части формы.

• Сохранение подбора при применении быстрого фильтра.

4.7. Создание заказа поставщику

• Передача поставщика, организации и склада.

• Заполнение товарных строк, единиц измерения, склада строки, количества и даты поступления.

• Использование штатного механизма заполнения документа 1С.

• Подстановка соглашения и договора, когда они необходимы и доступны в базе.

• Заполнение валюты, налогообложения и связанных реквизитов стандартными механизмами конфигурации.

• Ставка НДС берется из номенклатуры.

• Рассчитываются сумма строки, сумма НДС и сумма с НДС.

• После заполнения открывается стандартная форма заказа поставщику для проверки и проведения.

4.8. Создание заказа клиента

• Передача клиента, контрагента, организации и склада.

• Автоматический подбор действующего соглашения с клиентом.

• Заполнение договора при необходимости по модели расчетов выбранного соглашения.

• Перенос номенклатуры, характеристики, единицы измерения, количества и даты отгрузки.

• Заполнение варианта обеспечения строки.

• Определение ставки НДС по номенклатуре и расчет суммы НДС.

• Открытие стандартной формы заказа клиента для контроля и проведения.

4.9. Создание реализации

• Команда «Создать реализацию» с понятной подписью и пиктограммой.

• Заполнение клиента, контрагента, организации, склада, соглашения и договора.

• Перенос выбранной номенклатуры и количества.

• Заполнение характеристики и складской аналитики строки.

• Ставка НДС определяется по номенклатуре, рассчитываются НДС и итоговая сумма.

• Используются стандартные механизмы расчета скидок и итогов документа.

• Открывается типовая форма реализации товаров и услуг.

4.10. Настройки и интерфейс

• Отдельные вкладки «Планирование и заказы» и «Настройки».

• Верхние команды объединены в логические группы: данные, подбор, заказы и продажи.

• Основная площадь формы отдана таблице товаров.

• На вкладке настроек собраны склад, дата, цены, параметры потребности, состояния и реквизиты создаваемых документов.

• Итоговая строка показывает количество найденных позиций, распределение по состояниям, объем к закупке, доступность и активный контур цен.