Система автоматизации управленческого учета как эффективный инструмент управления бизнесом

Управление - Бизнес-процессы

Краткий обзор подходов к автоматизации систем управленческого учета, адаптация под бизнес, подводные камни, способы обхода.

Рано или поздно любой предприниматель приходит к мысли, что бизнесу нужен управленческий учет. Но что представляет из себя управленческий учет? Давайте дадим определение управленческому учету (УУ) и опишем основные предпосылки, при которых ведение УУ критично для бизнеса.

Дадим определение из Википедии: «Управленческий учёт — упорядоченная система выявления, измерения, сбора, регистрации, интерпретации, обобщения, подготовки и предоставления важной для принятия решений по деятельности организации информации и показателей для управленческого звена организации (внутренних пользователей — руководителей).»

УУ не является учетом с узком понимании этого слова, а включает также в себя на основе этих учетных данных анализ, контроль и планирование.

Итак УУ является инструментом для замера основных показателей бизнеса, которые являются основанием для принятия решения по его управлению и развитию, используя анализ, а так же различные методы планирования и прогнозирования.

В каких же случаях необходимо применять УУ, вместо классических схем, например принятие решение на основе данных бухгалтерского учета (БУ)?

Для начала опишем различия УУ и БУ в виде таблицы:

Область сравнения

Бухгалтерский учёт

Управленческий учёт

1. Основные потребители информации

Внешние пользователи – банки, налоговые инспекторы

Внутренние – руководители предприятия различных уровней

2. Цели учёта

Информирование пользователей о финансовом состоянии предприятия, расчёт налоговых платежей

Обеспечение информацией для принятия текущих управленческих решений

3. Обязательность

Требуется по законодательству

Применяется по решению руководства

4. Свобода выбора системы учёта

Система двойной записи в соответствии с нормативными актами

Ограничений нет (только удобство)

5. Теоретическая база

Нормативные акты, приказы

Теория принятия решений, законы микроэкономики

6. Используемые измерители

Денежные единицы

Денежные, натуральные, условные

7. Основной объект учёта

Свести информацию по предприятию в целом

Либо подразделение (ЦО), либо вид продукции, проект, программа

8. Частота составления

Периодически (ежеквартально, ежегодно) по законодательству

По мере необходимости, по требованию руководства

9. Степень надёжности

Ориентирован на контроль прошлого

Ориентирован на прогноз будущего

10. Главное требование к информации

Точность

Релевантность (значимые)

 

 БУ предприятия ориентирован прежде всего на то, чтобы соответствовать текущему налоговому законодательству, в части сдачи отчетности в налоговую и фонды,  а также соответствию данных учета текущему ПБУ страны, в нашем случае РФ. Из этого вытекает, что БУ не предоставляет всей информации, необходимой для принятия управленческих решений, либо предоставляет ее в иных разрезах. Для того чтобы получить данные для УУ в упрощенном варианте, применяют аналитические таблицы Excel, либо делают небольшие доработки существующих систем автоматизации БУ. Данное решение возможно для предприятий с простой организационной структурой или простой логикой принятия управленческих решений, такому определению соответствуют малые предприятия. В случае же средних и крупных компаний, имеющих как правило сложную организационную структуру, такие как большие производственные предприятия или компании с разветвлённой филиальной сетью или крупные холдинги занимающие различными видами бизнеса, полноценная автоматизация УУ является жизненно необходимым.

Какие же схемы внедрения УУ доступны для средних и крупных предприятий?

Есть 2 основных подхода:

  1. Внедрение ERP системы
  2. Внедрение отдельной системы УУ с интеграцией со существующими системами учета.

 

Построение учетно-аналитической системы на основе "тяжелой" ERP-системы типа SAP R/3, Oracle Applications, Microsoft Dynamics и др. является наиболее радикальным способом решения названных проблем. Расходы на внедрение полномасштабной ERP-системы довольно значительны (от миллиона долларов), поэтому, чтобы их оправдать, компании стараются использовать все ее учетные возможности.

Преимущества. При грамотном внедрении помимо обеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета) ERP-система способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников. Т.к. компания работает в едином информационном пространстве то достоверность и качество данных достигают максимальных значений.

Недостатки. Описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы занимают несколько лет. В течение этого времени учет приходится вести с помощью старых средств. Кроме того, детализация, которую обеспечивает масштабная ERP-система, зачастую оказывается ненужной - объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение.

Вывод. Внедрять ERP-систему для автоматизации управленческого учета имеет смысл, только если предприятие планирует оптимизировать все бизнес-процессы. Если же стоит задача автоматизировать только учетные функции, то достаточно использовать более гибкие и в то же время более дешевые аналитические системы, речь о которых пойдет ниже.

 

Разработка отдельной системы автоматизации УУ является наиболее оптимальным решением и вот почему. Разработка начинается с обследования всех бизнес-процессов предприятия в которых участвуют информационные системы (ИС) компании, а так же те бизнес-процессы которые предполагаются автоматизировать. Изучается существующие ИС и возможные их взаимосвязи. При автоматизации должен соблюдаться принцип минимизации дублирования ввода одних и тех же данных. Также должен соблюдаться принцип одинаковых базисов данных, те если информация поменялась в ИС куда вводят первичные данные то она путем репликации должна обновиться во всех других ИС в том числе в УУ. Иначе при сверке данных в системе невозможно будет проверить достоверность, а следовательно и качество данных. В этом смысле в ERP системах таких задач изначально не стоит тк все подразделения компании работают в единой ИС, где отсутствует конвертация и экспорт/импорт данных в различные ИС компании.

Весь пул ИС должен работать согласовано как единый организм, аналитические разрезы должны быть систематизированы и классифицированы, разработаны правила конвертации данных и аналитики, по возможности разрозненные подразделения выполняющие одну и ту же функцию должны объединяться в единую ИС и т.д. Т.е. перед непосредственным внедрением системы должны быть произведены подготовительные работы схожие с теми работами, которые выполняются при внедрении ERP систем. Но при этом все ИС компании продолжают функционировать в компании, инвестируются средства только на разработку и интеграцию системы автоматизированного управленческого учета (САУУ), что в некоторых случаях в десятки, а то и сотни раз дешевле чем внедрять ERP.

Во многих источниках автоматизацию на основе ERP называют «комплексной», а автоматизацию на основе нескольких ИС называют «лоскутной». «Лоскутная» автоматизация может достигать своей максимальной эффективности при структурированном подходе к самой автоматизации компании в целом. А именно, понимать и планировать как очередная, вновь внедряемая ИС будет взаимодействовать с подразделениями компании и какие потоки информации необходимо будет интегрировать с существующими ИС. При таком походе «лоскутная» автоматизация приближается к «модульной», мозаика превращается в ЛЕГО и эффективность бизнеса от такого подхода в автоматизации возрастает в разы. Также не могу отметить что специализированные ИС всегда удобней и дают больший спектр полезных функций для подразделения, которое его использует, чем специализированный модуль в ERP, т.к. вендор специализированной ИС сконцентрирован только на одном аспекте автоматизации и лучше знает потребности пользователя, чем вендор-разработчик ERP системы.

Вывод: внедрение САУУ как отдельной системы с эргономичной интеграцией с существующими ИС оптимальный выбор для бизнеса с точки зрения целесообразности и экономии ресурсов.

 

См. также

Комментарии
1. Adapter Бахтыреев (adapter) 439 06.10.17 15:10 Сейчас в теме
2. Юрий Пупкин (par_62) 08.10.17 18:04 Сейчас в теме
Управленческий учет - часть общего бухгалтерского учета. А навязанные бизнесу планы счетов - попытка государства его обчищать. Настоящий бухгалтерский учет ничем не противоречит бизне учету.
3. nick perel (nickperel) 2 09.10.17 10:34 Сейчас в теме
Чушь стандартная. По частям не дешевле. Единая Erp для того и делается, чтобы объединять затратные и дублирующие себя лоскуты эффективнее и дешевле.
100500 раз перетерто.
4. Александр Захаров (Александр Z) 10.10.17 11:59 Сейчас в теме
Какие то фантазии самодельщиков, не способных охватить бизнес-процессы предприятия. Но зато все начинается с обследования. А потом мы вам напрограммируем.

Умельцы блин.

"Эргономичная интеграция " - это круто.
5. Константин Хрипков (mbreaker) 1117 10.10.17 17:49 Сейчас в теме
Не буду навешивать ярлыки. Просто задам пару вопросов автору:
1) По какой системе директор будет отчитываться по финансовому результату деятельности предприятия перед инвесторами?
2) Что делать, когда оценка по упр. учету сулит прибыль, а оценка по регл.учету - убыток?
3) Насколько должна быть эффективна управленческая экономическая модель, чтобы оправдывать затраты на своё развитие, сопровождение и обслуживание (под последним я подразумеваю не IT-затраты, а количество человекоресурсов предприятия, вовлеченное в процессы дублирования данных, такие как наполнение системы и осуществление процедур закрытия финансовых периодов)?

Как показывает моя практика, т.н. управленческий учёт имеет право на существование при очень ограниченном наборе факторов:
1) директор является единоличным собственником предприятия,
2) директор готов и имеет возможность вникать во все нюансы всех контуров процессов предприятия,
3) директор априори готов к ситуации, когда придётся принимать волевое интуитивное решение вопреки показателям учетных систем.

Ну, и опять же по собственному опыту скажу, что рано или поздно любому директору надоедает "играть в управленческий учёт" и остается лишь оперативный контур, получаемый путём трансформации из регламентированного учёта, либо наоборот: регламентированный учёт получается из данных оперативного контура. Короче говоря, все рано или поздно избавляются от независимых типов учёта и всё сливают в единое информационное поле.
6. nick perel (nickperel) 2 11.10.17 10:17 Сейчас в теме
(5)Он как раз и имел в виду, что сольет все в единое поле "лоскутной" автоматизацией УУ.
Типа не берите дорогое УПП или ERP возьмите дешевое ЗУП, БП и УТ, а они потом понавтыкают реквизитов типа расходная статья или проект уу в кон-ции и обмены.
Стандартный прием франчайзи. Расходы сатанинских размеров, но дурную работу стажеры делают и можно списывать на их тормознутость, да и видно расходы будет только по факту прошедшего периода затрат.

Что мешает внедрять УПП или ERP по подсистемам\подразделениям и юр.лицам групп, не понятно. А три базы вместо одной, как на рисуночке, это даже не тройная работа, это существенно больше.

Это и так понятно, но все равно периодически вылезают эффективные менеджеры с этой заманухой.
megam0zg; +1 Ответить
7. Ярослав Новоселов (megam0zg) 13.10.17 23:35 Сейчас в теме
(6)
Типа не берите дорогое УПП или ERP возьмите дешевое ЗУП, БП и УТ, а они потом понавтыкают реквизитов типа расходная статья или проект уу в кон-ции и обмены.


Мало того, что такую схему предлагают, в БП расчёт себестоимости "скоповый" - детализации нет никакой, у единицы измерения нет веса, так ещё и внедряют через пятую точку опоры:(

(6)
Что мешает внедрять УПП или ERP по подсистемам\подразделениям и юр.лицам групп, не понятно.


Бывает такое, что компетенции нет у "франчей" на внедрение УПП\ERP.
Мож, поэтому предлагают - "дешевое ЗУП, БП и УТ" и кормушку себе делают?

Ну и много "франчей" у которых в штате студенты... и я думаю, что этим всё сказано.
8. whitedi (whitedi) 12 18.10.17 02:20 Сейчас в теме
Большинство потребностей в упр учете связано с серыми схемами или с холдинговой структурой.

Например в случае с холдингом возможна такая ситуация:
Есть служба снабжения, выделенная в отдельное юрлицо, которому нужно показывать прибыль на операциях купи-продай для налоговой. Зачем отдельное юрлицо спросите? Ответ прост: произв площадки работают под жестким банковским контролем с ограниченным перечнем поставщиков, например, ну или проще перераспределять материалы на площадки или заключать договоры - причин может быть масса.
Есть несколько площадок, производящих продукцию, закупку и поставку для которых делает служба снабжения в лице отдельного юрлица.
Собственник или инвестор не хочет эту регламентную наценку на материалы добавлять в себестоимость или хочет добавлять ее только в виде налога на прибыль. Тут в помощь как раз упр учет.
Таких ситуаций, разной степени изощренности, масса в достаточно крупных конторах. Хотя возможно в приведенном мной примере есть оттенки серого, но в холдингах без этого никак).
Оставьте свое сообщение