Рассмотрим следующий сценарий: проверяющие органы запросили оригиналы документов, а в компании не ведется номенклатура дел и сотрудники не знают, где хранятся документы. Так может случиться, потому что в организации нет четкого механизма учета мест хранения оригиналов документов. Во многих компаниях возникает проблема не только с поиском, но и с утерей документов, так как формируются большие документопотоки, имеются филиальные структуры, где в каждом филиале организована своя система хранения документации. В связи с этим сложно контролировать хранение документов.
В программе 1С:Документооборот уже есть решение этой проблемы – это учет по номенклатуре дел, описанный в методологии делопроизводства. С его помощью можно контролировать:
- сроки хранения;
- места хранения;
- разрезы учета (по видам, по организациям и подразделениям, по контрагентам и вопросам деятельности;
- отметки ОПК и пр.
Но в 1С 8.3 учет по номенклатуре дел – это достаточно сложно. Многие организации не ведут сводную номенклатуру дел, либо не используют ее в повседневной жизни и работе с документами. А те, кто таки ведет сводную номенклатуру дел организации, сталкиваются с другими проблемами: администрированием и поддержкой ее в актуальном состоянии. Также не всегда хватает квалифицированных кадров, которые могли бы корректно вести номенклатуру дел и отмечать все нюансы. Например, учитывать сроки документов. Проблему хранения документов обязательно необходимо решать, так как она может привести к неприятным последствиям.
В связи с этим, начиная с релиза 2.1.22 в 1С 8 Документооборот появился простой способ указать исторически сложившееся место хранения документа. Оно отвечает на один простой вопрос: где же физически лежит наш документ, и кто отвечает за его хранение? Это достаточно просто заполнить и навести тем самым порядок. И этот механизм может не только решить проблему поиска документов, но и упростить внедрение системы 1С:Документооборот, так как не потребуется сразу проводить анализ и составлять номенклатуру дел.
Как настроить учет мест хранения?
Рассмотрим, как настроить простой учет мест хранения.
В настройках программы 1С:Документооборот 2.1 («Настройка и администрирование → Настройка программы») в блоке «Делопроизводство» появилась новая настройка «Места хранения документов». Ее необходимо включить.
Рис. 1 Места хранения документов в 1С
Далее необходимо определить те виды документов, по которым мы хотим контролировать места их хранения. Например, договора, дополнительные соглашения, акты и т.п. Для коммерческих предложений, деловой переписки и аналогичных видов документов, скорее всего, данная настройка будет излишней. Настройку включаем только в тех видах документов, где это важно и уже были прецеденты с утерянными документами.
В настройках вида документа в 1С 8.3 Документооборот указываем в полях «Место хранения» и «Отв. За хранение» один из трех вариантов:
- Учитывать;
- Не учитывать;
- Обязательно указывать.
Рис. 2 Указание места хранения в 1С
Отметим, что если введено «Обязательно указывать», то 1С 8 Документооборот не разрешит зарегистрировать документ без заполнения места хранения или ответственного за хранение сотрудника. То есть проверка работает именно при регистрации документа.
После настройки вида документа в карточке и шаблонах соответствующего документа в блоке «Хранение» появляются новые одноименные поля. При этом обязательность заполнения полей будет зависеть от настройки, описанной выше.
Отметим, что место хранения в 1С вводится только для бумажных документов, так как электронные документы хранятся в самой системе и дополнительного указания этот факт не требует. В качестве места хранения может быть указано подразделение, ссылка на территорию или помещение (место хранения дел), а также просто строка. Т.е. возможно просто строкой указать, в каком конкретно шкафу находится документ.
Рис. 3 Место хранения в 1С для бумажных документов
Ответственным за хранение может быть пользователь системы 1С:Документооборот, при этом если у вас используется шаблон документа, то доступно использование автоподстановок, чтобы эти данные могли быть рассчитаны.
Таким образом вы всегда будете знать, где физически лежат важные документы и «с кого спросить» в случае их потери. Приятным бонусом станет упрощение перехода на полноценный учет по номенклатуре дел, так как будет проще найти документы, укомплектовать их в дела и ввести в систему.
