Автоматизация заполнения статей затрат по зарплате в системе 1С:ERP

Требование бизнеса к заполнению статей затрат по зарплате

При выплате авансов бухгалтер еще не знает статьи затрат, на которые будет разноситься ЗП сотрудников. Статьи затрат по зарплате становятся известными при формировании документа начисления «Recording of salary in financial accounting», который создается в начале месяца до закрытия периода предыдущего месяца. Т.е. требуется перезаполнение статей затрат в документах оплат авансов “Non-cash debiting”.

Кроме того, требуется изменить существующую статью Base salary справочника затрат “Expense item” в документах оплат системы 1С:ERP “Non-cash debiting” основной ЗП на статьи, указанные в документах начислениях заработной платы «Recording of salary in financial accounting».

Проблема в том, что в ведомостях на оплату, которые мигрируют в 1С 8 ERP из 1С:ЗУП не предусмотрена аналитика «Способ отражения», которая присутствует в документах по начислению заработной платы.

Статьи затрат по зарплате в начислениях прописываются через справочник «Способ отражения зарплаты»:

Рисунок 1 Способ отражения зарплаты в 1С: ERP

К каждому способу отражения зарплаты в 1С:ERP 2.4 может быть привязана нужная статья расходов “Expense item”:

Рисунок 2 Статьи расходов в способе отражения зарплаты   

Исполнение в системе 1С:ERP

Для минимизации изменений и для сохранения существующих бизнес процессов было найдено решение в конфигурации 1С:ERP, которое позволяло ограничиться только изменением способа заполнения табличной части документа “Non-cash debiting”.

Пересчет будет производится по кнопке в документе списания в 1С:ERP 8 (кнопка будет видна только если в документе “Non-cash debiting” будет фигурировать ведомость выплат заработной платы - «Bank pay sheet»

Рисунок 3 Кнопка в документе списания 

Далее оператор выбирает определенны документ начисления «Recording of salary in financial accounting» из списка в системе 1С:ERP.

Рисунок 4 Recording of salary in financial accounting в 1С: ERP

На основании прикрепленной к документу оплаты ведомости «Bank pay sheet», по признаку ФИО в документе по начислению заработной платы «Recording of salary in financial accounting», который выбрал оператор, находятся способ отражения, и соответствующая статья расхода проставляется в документ оплаты. Если в ведомости несколько сотрудников, то суммы группируются по статьям затрат по зарплате. Если в документе начисления заработной платы у одного сотрудника несколько видов отражения, по каждому виду отражения высчитывается удельный вес. Далее сумма документа оплаты «Bank pay sheet» разбивается по видам отражения и через них выражается в статьях затрат. Далее суммы в документе “Non-cash debiting” также группируются по статьям затрат (справочник 1С 8 ERP “Expense item”)

Если документ списания сделан с операцией «Выплата зарплаты по зарплатному проекту» или «Выплата зарплаты на лицевые счета», то суммы и сотрудники берутся из колонки «К выплате» в ведомости «Bank pay sheet», а статьи расходов – из графы «Начисления» справочника «Способ отражения зарплаты»:

Рисунок 5 Графа начисления зарплаты 

Рисунок 6 Статьи расходов в Способе отражения зарплаты 

Если документ списания сделан с операцией «Перечисление налогов и взносов», то суммы и люди берутся из колонки «НДФЛ к перечислению», а статьи расходов – из графы «Взносы»:

Рисунок 7 Документ списания с операцией Перечисление налогов и взносов 

Рисунок 8 Графа взносы в Способе отражения зарплаты 

Таким образом суммы соответствуют ведомости выплаты ЗП «Bank pay sheet», а аналитика статьи затрат берется из документа начисления «Recording of salary in financial accounting».

Данная схема позволит таким же образом обработать и документы аванса, тем самым сохраняя общий существующий бизнес процесс по начислению и выплате ЗП с минимальными доработками в 1С:ERP 2.4.