Заявка на командировку
Подготовительные настройки для дальнейшей работы требуют включения функциональных опций. Таких опций две. Первая опция включает механизм согласования Заявок на командировку и согласования и оплату расходов на командировку, а вторая опция включает механизм учета дней командировки для расчета заработной платы.
Для рассмотрения темы согласования Заявок на командировку включим эту опцию как показано на следующей схеме:
Включать функционал учета командировки в расчете заработной платы мы не будем, сделав допущение, что этот функционал множество компаний может вести отдельно в 1С:ЗУП и на механизм согласования Заявок на командировку ни как не повлияет.
Ещё одним обязательным условием для реализации согласования Заявок на командировку будет наделение прав ряда сотрудников для создания этих самых Заявок на командировку, которые нужно будет согласовывать. Для этого в 1С:ERP есть предустановленный Профиль "Инициатор заявок на командировку" с Ролью "Добавление и изменение заявок на командировку".
Сам процесс создания Заявки на командировку и заполнение необходимых полей хорошо описан на ИТС.
Командировка сотрудника начинается с планирования и согласования. Для этого в системе предусмотрен документ Заявка на командировку (раздел Казначейство – Подотчетники).
В данном документе предусмотрены следующие статусы:
- Подготовлена;
- Рассматривается;
- Согласована;
- Отклонена;
- Отозвана.
Согласование документа может быть выполнено с использованием конфигурации 1С:Документооборот так и без использования Документооборота.
Рассмотрим эти 2 варианта.
Согласование непосредственно в 1С:ERP
Чтобы иметь возможность согласовывать документы «Заявка на командировку» без использования 1С:Документооборот в ERP у пользователя должны быть права обеспечиваемые ролью «Согласование заявок на командировку».
Таким образом для комплексного решения поставленной задачи необходимо:
- получить список сотрудников, которых необходимо наделить таким правом, для того, чтобы внести их учетные записи в соответствующую группу доступа;
- согласовать и в дальнейшем настроить ограничения для согласующих. Например: только руководители подразделений могут согласовывать командировку сотрудникам именно их подразделений.
Сам процесс согласования довольно простой и возможен как из списка заявок нажатием кнопки Согласовать или кнопки Отклонить так и из самого документа:
Встает вопрос, а как узнает сотрудник согласовывающий такие Заявки, о том, что надо согласовать или отклонить такую заявку. Для этого можно воспользоваться механизмом Задание.
На этом механизм согласования Заявок на командировку штатными средствами 1С:ERP завершен.
Возможно согласование Заявок на командировку с помощью 1С:Документооборот
Для этого достаточно прав только на просмотр заявок на командировку предоставленных ролью «Чтение заявок на командировку»
Сам процесс запуска согласования доступен через команду Создать на основании → Документооборот: Процесс
Чтобы запустился процесс согласования через 1С:Документооборот необходимо настроить Интеграцию с 1С:Документооборот. Как это делается есть множество публикаций в Интернет, но об одном нюансе там не сказано - это настройка обмена статусами в правилах интеграции между Документооборотом и ERP.
Ниже представлен код выражения на встроенном языке.
Предварительно в Документообороте необходимо создать Шаблон процесса согласования.
При запуске процесса согласования из ЕРП через Документооборот будут представлены следующие окна
На этом процесс согласования через Документооборот завершен.
Сравнивая эти два способа согласования просматриваются плюсы и минусы этих решений:
|
|
Согласование в ЕРП |
Согласование в Документообороте |
|
Скорость изменения статуса согласования |
Мгновенно |
После проставления всех виз через промежуток времени установленный в расписании регламентного задания по обмену ЕРП и ДО |
|
Количество согласующих лиц |
Одно |
В соответствии с согласованным шаблоном согласования |
|
Оповещение о необходимости согласования |
Через Задание (которое необходимо дополнительно для этого создать) и далее оповещение на начальной странице - Раздел Мои Задачи |
Через оповещение на начальной странице ЕРП - Раздел Документооборот: задачи мне |
Помимо самого процесса согласования Заявки на командировку необходимо не забыть о всех сопутствующих документах, создаваемых на основании Заявки на командировку, таких как:
- Авансовый отчет
- Бронирование
- Расходный кассовый ордер
- Списание безналичных ДС
Также на основании документа Заявка на командировку можно сформировать следующие отчеты:
- Лимиты расхода ДС;
- Оплата заявок на расходование денежных средств;
- Контроль выданных подотчетному лицу авансов.
При необходимости существует возможность прикреплять файлы к документу Заявка на командировку.
Но это уже совсем другая тема...
Если статья была полезной, то плюсаните, чтобы была хоть какая то обратная связь.
P.S. Ещё один момент хочу осветить:
Сложные бизнес-процессы обработки документов не получиться использовать без того, чтобы предварительно не настроить маршруты их прохождения. Давайте посмотрим, как настраивать и использовать маршрутизацию в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.
Чтобы настроить условия маршрутизации в 1С Документооборот, переходим в раздел «Управление процессами» и выбираем меню «Условия маршрутизации».
Пример ниже описывает задачу, когда нужно менять участников согласования в зависимости от условий.
Если Автор документа = Руководитель подразделения, то согласует Руководитель организации иначе согласует руководитель подразделения.
С правой стороны расположены реквизиты выбранного объекта для использования в выражениях встроенного языка. В этом же окне, не выходя
из конструктора, можно проверить созданное условие на работоспособность.
