Была поставлена задача сделать в 1С 8 Зарплата и управление персоналом 3.1 реорганизацию в форме присоединения. Пример: имеем «Организация 1» которая должна влиться в «Организация 2». На выходе должны получить «Организация 2» с его сотрудниками и сотрудниками «Организация 1».
Пару слов перед началом:
- Тут будет минимальное объяснения правовых аспектов касающихся присоединения организации к другой организации.
- Почему выбран такой метод – «потому что потому». Может есть более оптимальные, менее затратные способы. Цель этой статьи - показать внутреннюю кухню моего присоединения.
- //infostart.ru/1c/articles/833658/. Могу отдельно поблагодарить моего «предшественника» по этой проблеме. Было, на что обратить внимание.
- Метод «присоединения» написан для организаций, которые ведутся в одной базе данных.
- Я не разу не писал и не публиковал «статьи», прошу отнестись с пониманием если вдруг вам покажется что тут написана каша из информации. Попытался максимально понятно и последовательно донести информацию.
- Глоссарий из двух слов. «Присоединяемая организация» - организация, которая присоединяется. «Организация правопреемник» - организация, к которой присоединяются.
СОДЕРЖАНИЕ:
2. Особенности метода присоединения в программе
3. План переноса данных при присоединении
3.1. Создание карточек сотрудников
3.2. Увольнение. Установка основной ставки физ. лицу по «присоединяемой организации»
3.3. Перенос данных организации
3.3.2. Перенос должностей по штатному расписанию
3.4. Прием на работу. Установка основной ставки физ. лицу по «организации правопреемнику»
3.5. Перенос данных сотрудников
3.5.1. Перенос данных о среднем заработке (для расчета пособий)
3.5.2. Перенос данных о среднем заработке (для расчета отпусков)
3.5.3. Перенос данных по остаткам отпусков
3.5.4. Перенос данных исполнительных листов
3.5.5. Перенос данных лицевых счетов на текущие зарплатные проекты
3.5.6. Перенос данных по отсутствиям (отпуска, больничные и т.д.)
3.5.7. Перенос данных по налогам
3.6. «О чем я вкурсе, но на что я забил большой и черный»
1. «Что надо, что будет»
В ЗУП3.1 на момент написания статьи нет функционала позволяющего как то произвести «слияние», «присоединение» и прочее «объединение» организаций. По этому каждый придумывает свои способы в программе и итоговый вариант который позволяет вести «корректный учет».
Обозначим главные пункты «корректного учета»:
- сотрудник при присоединении организации к другой не теряет никаких обязательств перед работодателем по трудовому договору, действует это и в обратную сторону. Сотрудник продолжает работать как ни в чем не бывало и НЕ ТЕРЯЕТ никаких «данных»: отпуска, среднего для расчета пособий, и т.д.
- С момента присоединения весь учет доходов, налогов, взносов и остального становится прямой обязанностью организации правопреемника. Каких доходов конкретно это касается? Тех что с датой получения дохода большей чем даты присоединения.
- Вся отчетность для «присоединившихся» должна пойти как новая (как будто их только приняли на работу).
Теперь очень кратко и очень просто: Как выглядит способ присоединения в 1С ЗУП
- Увольняем сотрудников с присоединяемой организации
- Принимаем сотрудников на организацию правопреемника
- Переносим все необходимые данные для учета (на момент приема на работу будут все те же данные что он имел при «увольнении» с той организации)
Какие плюсы у этого метода:
- Мы ничего не изменяем в старых данных. Почему то в тех методах которые я читал людям очень не терпелось изменять старые регистры, перепроводить документы и остальные неприятные вещи.
- Корректное отображение отчетности по организации до момента присоединения
- Присоединение можно выполнить АБСОЛЮТНО НА ЛЮБУЮ ДАТУ (при соблюдении порядка присоединения описанного тут)
Какие минусы:
- Метод «увольнение-прием» существует только в рамках программы. В реальности сотрудников никто не увольнял и не принимал. Это просто выбранный метод «релокации» сотрудников. Сотрудники «ведущие учет» в 1С ЗУП тоже должны это понять.
- Как я писал выше «стандартизированного» функционала по присоединению нет. Вследствие этого вы должны понимать что обработка в первую очередь писалась под нужды того кому я ее делал и она не переносит абсолютно все данные (но обязательные 99% думаю вы тут увидите)
2. Особенности метода присоединения в программе
Поговорим о пару значимых вещах которые будут применяться при присоединении организаций в программе:
- Дата получения дохода. В программе вы должны придерживаться правила – если дата получения дохода приходится на момент присоединения организации (или после), то и учитывать этот доход, исчислять с него налог и удерживать соответственно будет организация правопреемник. Есть отдельно взятые случаи где, к примеру, организация опоздала по сроку уплаты налога (как раз на присоединении, я думаю и такое бывает), но там смысл тот же – «обязанности по сдаче» возьмет организация-правопреемник.
- На основании первого пункта можно точно сказать, что расчетным данным «абсолютно пофиг» на какую дату вы присоединяете организации. Даты присоединения будут играть роль только при сдаче отчетов в СФР.
- Документ «Увольнение» нам нужен будет чтобы в рамках программы снять физ. лицо с основной ставки. Документ «Прием на работу» чтобы поставить на эту ставку в другой организации. Все «увольнения» должны быть концом предшествующего присоединению периода, а «приемы на работу» началом периода, где происходит присоединение. Никаких «увольнений-приемов» на дату присоединения, только на начало периода. Все это нужно для того чтобы мы учитывали доход с начала месяца (как и налоги, страховые, удержания с него в полной мере).
- Все данные по доходам и налогам которые не смогут быть РАССЧИТАНЫ на организации правопреемнике, но должны быть УЧТЕНЫ мы будем переносить документами «Операция учета НДФЛ». Смотреть пункт 3.5.7.
Теперь о дате присоединения и как влияет на «присоединение в программе»:
- Если присоединение организации на первое число месяца – самый удобный случай с точки зрения ввода документов. Всю последовательность переноса вы сможете посмотреть в пункте 3.
- Если присоединение организации на любое число месяца, кроме первого – все тоже самое что и с присоединением на 1ое число, только с одним нюансом. Как я писал выше нам важно только знать дату получения дохода. Так что по сути от даты присоединения вы можете даже не отталкиваться. Все документы, которые мы должны учитывать до момента присоединения мы так же учитываем на присоединяемой организации (ведь расчеты мы все еще ведем на присоединяемой организации) и так до момента пока мы не начнем присоединение. Далее мы делаем «увольнение-прием» ТАК ЖЕ НА НАЧАЛО ПЕРИОДА. На присоединяемой организации уже не важно, что у сотрудника есть отпуск «7 апреля», а потом введено увольнение «31 марта». И еще один момент касаемо документов увольнений. Вы можете создавать их «как есть» не заботясь о расчетах которые туда дополнительно попадут (компенсации и удержания за использованный авансом отпуск – к примеру), но если вам важно оставить данные по доходам такие какими они есть по факту, то сделайте «увольнения-пустышки». Уберите из них все расчеты, единственная их задача будет освободить с основной ставки физ. лицо.
3. План переноса данных при присоединении
3.1. Создание карточек сотрудников
Создаем карточки сотрудников (справочник «Сотрудники») по организации-правопреемнику (о документах речи пока не идет). При создании карточек «система» поможет в подборе сотрудников с похожими «ФИО» или части из них. Главное выбрать тоже самое физическое лицо, что и у сотрудника с присоединяемой организации (справочник «Физические лица»), т.к. часть таких данных как «личные данные», «стаж трудовой деятельности» и др. будет автоматически учтены.
3.2. Увольнение. Снятие с основной ставки физ. лица по «присоединяемой организации»
Главная задача увольнения это снятие с основной ставки физ. лица в рамках программы 1С ЗУП. На момент написания статьи нельзя принять на основную ставку одно и то же физ. лицо на 2 разные организации. Чтобы принять его, он должен быть на нужную дату «свободен». Касаемо расчетов. Уверен в 99% случаев большинство расчетов ЗП будет произведено через начисление зарплаты и взносов. Поэтому напомню про то что упоминалось в пункте 2. Разберитесь с остальными начислениями что туда попадут. В идеале у вас туда просто встанет информация по компенсациям (или удержаниям).
3.3. Перенос данных организации
Данный пункт послужит для «приема на работу» (пункт 3.4)
3.3.1. Перенос подразделений
Полного соответствия подразделений по организациям от вас никто не требует (наверное). Заранее займитесь этим вопросом. Создайте подразделения или удостоверьтесь, что у вас уже есть схожее подразделение как в предыдущей организации, чтобы избежать дублей в программе.
3.3.2. Перенос должностей по штатному расписанию
Советы все те же что и для 3.3.1. Старайтесь избегать дублей, чтобы не «засрать» систему и чтобы избежать путаницы в будущем. И еще один момент. Думал писать об этом или нет, но может есть люди которые не знают. В программе есть «должности по штатному расписанию» и есть «должности», не перепутайте. Справочник «Должности» не трогаете (если конечно при присоединении не создаются новые должности), «Должности по штатному расписанию» «обильно трогаете» (создаются новые штатные позиции в организации и либо вы создаете новую позицию либо меняете количество ставок в текущей).
3.4. Прием на работу. Установка основной ставки физ. лицу по «организации-правопреемнику»
Прием на работу - документ который зафиксирует начало (а если в нашем случае то продолжение) работы сотрудника в нужной организации. В целом пункт 3.2 и 3.4 тесно связаны. Как описано выше пункт 3.2. по большей части необходим лишь для того чтобы «программа не ругалась при приеме на работу. Здесь мы устанавливаем все те же «настройки» что и были установлены последними кадровыми приказами той организаций – подразделение, должность, график, начисления.
3.5. Перенос данных сотрудников
Все что касается пункта 5. Присоединение организации предполагает что сотрудник продолжает так же беззаботно работать не боясь за свой отпуск или за средний заработок что он уже успел тут наработать или о других вещах. Поэтому главная задача пройти по главным регистрам или документам и занести информацию в разрезе новой организации.
Об автоматизации. Буду лишь изредка говорить об этих вещах. Любой 1Сник достаточно знакомый с конфигуратором сможет применить информацию полученную ниже для переноса нужных данных.
3.5.1. Перенос данных о среднем заработке (для расчета пособий)
«Справка для расчета пособий (входящая)». Смысла заполнять справки ПО ВСЕМ сотрудникам я не вижу. Заносите по мере необходимости. Автоматизацией этой части я не занимался. Тем более что на момент написания можно брать средний с входящих запросов СФР.
3.5.2. Перенос данных о среднем заработке (для расчета отпусков)
Специального документа который позволяет заносить данные о заработке для расчета отпусков попросту нету. И это логично, в обычном случае данные о заработке должны учитываться с момента приема на работу и за последние 12 месяцев. Т.е. на момент приема никаких данных о среднем и не должно быть. Но в случае присоединения организации данные о среднем заработке для расчета отпусков должны сохраняться. Поэтому используем документ «Перенос данных». В нем мы настраиваем состав регистров которые будут использоваться в этом документе и вносим данные о среднем за последние 12 месяцев. Нас интересуют 2 регистра накопления в которых хранится информация которую нам нужно просто перенести на «новых» сотрудников. «ДанныеОВремениДляРасчетаСреднегоОбщий» и «ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий». Сильно углубляться о составе регистров и о том что конкретно нужно переносить я не буду. Опишу максимально просто:
- В переносимых записях вам нужно поменять одну колонку – Сотрудник;
- Если вы не хотите париться – перенесите все записи за 12 месяцев до момента присоединения. Записи старше года соответственно брать смысла нету, вы их уже на новой организации никак не используете (если вы конечно не их тех работодателей что в обход законов считает средний по своим периодам, если да – грузите на свой вкус)
- Если вы хотите париться – можете грузить данные о среднем по необходимости. Отпуска происходят чаще чем больничные, но не настолько часто, так что никто вам не запрещает вносить данные «по ходу работы»
Так же нужно понимать что при присоединения вам нужно будет оперативно сделать перенос данных по доходам, т.к. если вы начнете делать отпуска на новой организации без актуальных данных по доходам, то средний заработок вы получите не правильный. Подробней об этом чуть позже.
3.5.3. Перенос данных по остаткам отпусков
Документ «Ввод остатков отпусков» позволит нам ввести права на нужные нам виды отпусков и остатки на нужную дату. Для тех кто займется «ручным переносом»: всю информацию вы сможете найти в кадровых отчетах, конкретно «Остатки отпусков». Там вы увидите положенные виды отпусков сотрудника и остатки на нужную дату. Так же особое внимание уделите рабочим периодам при учете остатков отпусков. От даты начала и даты окончания периода напрямую зависит в какой день месяца человек будет «зарабатывать» положенные ему права на отпуск.
Для тех кто захочет автоматизировать перенос:
- ОстаткиОтпусков.ОстатокОтпускаСотрудникаНаДату(…) – получите несколько ТЗ где хранятся остатки в разных разрезах.
- ОстаткиОтпусков.ЕжегодныеОтпускаСотрудника(…) – данные для заполнения положенных видов отпуска
Прошу обратить внимание что данные по положенным отпуска и остаткам отпусков ведутся раздельно. У вас может быть остаток по какому нибудь виду отпуска, но на какое то число он перестал быть «положенным», т.е. накапливаться он больше не будет.
3.5.4. Перенос данных исполнительных листов
Обратите внимание на пару моментов:
- прекратить по достижению предела – при переносе вы должны перенести остаток, а не сумму указанную изначально в исполнительном листе. Если там процентов 90% выплатили, а вы по ошибке поставите опять ту изначальную сумму спасибо вам за это не скажут;
- обратить внимание на изменение условий исполнительных листов (если таковые есть). Можете опять же по ошибке перенести уже не действующий документ.
Касаемо автоматизации. Ваши лучшие друзья эти три регистра:
- ПлановыеУдержания
- УдержанияДоПределаПоСотрудникам
- ПредельныеСуммыУдержанийСотрудников
Вся информация для переноса содержится в них.
3.5.5. Перенос данных лицевых счетов на текущие зарплатные проекты
Вся информация содержится в регистре ЛицевыеСчетаСотрудниковПоЗарплатнымПроектам, где информация хранится в разрезе физ. лиц. Так что у каждого сотрудника должна появится новая строка с другой организацией и зарплатным проектом.
3.5.6. Перенос данных по отсутствиям (отпуска, больничные и т.д.)
Не самый «элегантный» способ, но все же. У нас есть документы которые фиксируют отсутствие сотрудников, кроме этого там же могут быть и расчетные данные не относящиеся к периоду где происходит присоединение. Поэтому при переносе мы будем создавать копии этих документов по новой организации, НО с нулевыми значениями начислений, удержаний, НДФЛ (если документ расчетный конечно же). Вся суть что нам нужно отразить отсутствие, но без расчетных данных.
Для программной обработки не самый приятный пункт, т.к. он очень нудный. Нужно будет обязательно написать обработки по заполнению больничных, отпусков (самые частые случаи) и остальное по мере использования вашей компанией: прогулы/неявки, отпуска без сохранения ЗП, отпуска по уходу за ребенком и т.д. Но если документов переносить штуки 3-4, то и автоматизировать конкретно под этот тип документа не стоит.
3.5.7. Перенос данных по доходам и налогам
Самое «вкусное» оставил на конец. Самыю главные вещи наверное я уже описал в пункте 2, это:
- «знай дату получения дохода и будешь знать где учитывать доход»
- «знай документ Операция учета НДФЛ»
Эти две вещи должны вас подвести к трем вариантам развития событий:
- Документ РАССЧИТАН И ВЫПЛАЧЕН на присоединяемой организации. Если вы большие умнички и еще и перечислили налог, то поздравляю. Эта информация теперь не нужна на организации-правопреемнике.
- Документ РАССЧИТАН на присоединяемой организации и БУДЕТ ВЫПЛАЧЕН на организации-правопреемнике. Тоже стандартная ситуация. Уверен у части из вас так будет с начисление зарплаты и взносов в месяц предшествующий месяцу, где происходит присоединение. Дата присоединения, конечно, может быть ближе к концу месяца, и вы сможете все выплатить и перечислить с присоединяемой организации (получается п. 1). Но если дата будет «ранняя», то данные по начисленной зарплате вам надо будет переносить с помощью документа «Операция учета НДФЛ», т.к. организация-правопреемник теперь должна будет отчитаться по этим доходам.
- Документ РАССЧИТАН И ВЫПЛАЧЕН на организации-правопреемнике. Поздравляю, вы ведете учет присоединенных сотрудников на организации-правопреемнике.
Теперь чутка пройдемся по удержанному налогу.
В документе «Операция учета НДФЛ» вы можете либо:
- УЧИТЫВАТЬ УДЕРЖАННЫЙ НАЛОГ. Это может понадобиться, если вы вдруг решили не создавать ведомости на организации-правопреемнике, ведь они уже были созданы на присоединяемой организации. Так тоже можно, способ как по мне удобный, т.к. вам в выгружаемой ведомости останется лишь подправить «шапку» документа (в xml-файле или программно), ведь отправляет организация правопреемник, а не присоединяемая;
- НЕ УЧИТЫВАТЬ УДЕРЖАННЫЙ НАЛОГ. Соответственно по операции учета НДФЛ вы создаете ведомость на выплату. Немного геморройный способ для создания руками, т.к. автоматически данные не подтянутся в выплату и нужно будет заносить руками данные по выплате и удержанному налогу (и все положенные реквизиты при указании сумм, единственное, наверное, что вы не заполните это документ основание по выплаченной сумме, т.к. его нету на организации правопреемнике). Или же автоматизировать, все в ваших руках.
3.6. «О чем я вкурсе, но на что я забил большой и черный»
Я далеко не эксперт по ведению учета в ЗУП, но на этом этапе я бы сказал что большинства перенесенных данных выше хватит для дальнейшего учета сотрудников присоединенной организации на организации правопреемнике. В этом пункте я подниму пару пунктов на что вы можете обратить внимание или на что у меня не было желания распыляться выше:
- Вычеты (стандартные, имущественные) – врать не буду, на момент написания статьи прошло не мало времени и я выкинул часть информации из головы. Но если не ошибаюсь то данные по стандартным вычетам мы заносили заново (но наверное только по той причине что у нас присоединение выходило с 31 декабря на 1 января). Имущественного вычета я не касался.
- Личная карточка (Т-2) – хотелось бы иметь в личной карточке данные в разрезе двух организаций (если все в рамках одной базы), на примере отпусков. Но этот пункт при присоединении был далеко в конце и в конечном итоге мы его пропустили;
- Графики, переносы отпусков
- Бух. учет зарплаты сотрудников – опять же был в конце списка, к моменту как начал переносить обнаружил что его уже занесли руками за пару минут
- Печатные формы – вам понадобятся дополнительные соглашения к трудовому договору с работником перешедшим в организацию из присоединенного юр. лица.
Есть конечно еще много тем которые можно затронуть, но суть заголовка этого пункта должна быть понятна. Переносили необходимое.
4. Отчетность
Касаемо отчетности:
- ЕФС-1 (СЗВ-ТД)
- 6-НДФЛ
- СЗВ-СТАЖ
- РСВ
Расписывать этот пункт я НЕ буду по нескольким причинам. Первая и самая важная – на тот момент когда вы будете читать эти обязательные отчетности могут быть уже не обязательные. Второе - между моментом когда я делал присоединение и полноценным написанием статьи прошло достаточно времени и писать обрывистую информацию – значит сделать только хуже. Память меня подводит и я жалею что я не конспектировал информацию во время процесса. Мышечная память может и позволит все повторить, а вот «писать по памяти» все в точности для меня трудновато. Третья причина это убедить вас в том что все что вам нужно вам объяснят инстанции, принимающие эти отчетности.
Несколько основных советов:
- Часть отчетности для выгрузки вы будете готовить от присоединяемой организации, но сдавать от организации-правопреемника. Все что там останется поменять реквизиты в выгруженном xml файле. Ознакомьтесь со структурой файла, замените реквизиты на нужные, отправьте файл. Все просто.
- Сведения о трудовой деятельности. Готовьте данные с помощью «Регистрация трудовой деятельности» с нужными значениями. Так же делайте «СЗВ-ТД – пустышки», мой метод предполагает что будет «увольнение-прием» в программе. Конкретно по этим мероприятиям нам отчитываться не нужно. Просто создайте документ по этим мероприятиям чтобы они потом не попадали автоматически в нужные СЗВ-ТД.
- РСВ, 6-НДФЛ – не забудьте указать в шапке информацию по реорганизации
В общем, все.
О чем знал – написал, о чем не знал – о том не писал.
