Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это новый, виртуальный формат хранения информации о трудовой занятости наемного персонала согласно трудовому кодексу РФ в системах Пенсионного Фонда.
Внедрение ЭТК подняло кадровой учет на более высокий уровень, стало удобней и эффективней. В 1С:Бухгалтерия можно легко отразить информацию о переходе сотрудников на ЭТК. В этой статье мы рассмотрим, как это сделать.
Как отразить переход на ЭТК в 1С:Бухгалтерия
Шаг 1: подготовка к переходу
Перед тем, как начать работу с электронными трудовыми книжками, необходимо убедиться, что программа 1С:Бухгалтерия обновлена до версии, поддерживающей работу с ЭТК. Также важно проверить, что все необходимые настройки выполнены в соответствии с требованиями законодательства.
Шаг 2: ЭТК
Зарплата и кадры
Отражение перехода наемного персонала на ЭТК происходит через открытие соответствующего пункта меню, а именно «Электронные трудовые книжки».
Потом следует создание типового «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Создание происходит быстро, а бухгалтерская программа способна его заполнить в значительной степени автоматически при наличии информации в ее базе данных. При его создании стоит учесть, чтобы дата документа соответствовала дате подачи соответствующего заявления сотрудника. Это важный момент, который стоит контролировать. Напротив каждого сотрудника заполняем вид заявления — «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме». В документе немного данных для ввода и многие из них уже введены в программу в большинстве случаев, поэтому процесс происходит достаточно быстро.
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности
Следующим этапом формируем отчёт «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1». Для этого нужно нажать кнопку «Заполнить» — «Всеми мероприятиями». Интерфейс программы единый по всей программе и опытному пользователю этого программного продукта будет достаточно просто найти все необходимые кнопки и документы. Для остальных это тоже не составит труда, следуя прилагаемым снимкам экрана программы.
Электронные трудовые книжки
В этом случае заполненный вид документа будет выглядеть следующим образом.
Заполненные сведения о трудовой деятельности
Шаг 3: проверка записи о переходе на ЭТК
Убедиться, что запись о переходе на ЭТК была внесена правильно, можно проверив карточку сотрудника. Для этого:
1. Откройте пункт «Сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры».
2. Найдите карточку сотрудника, который перешёл на ЭТК, и откройте её.
3. В карточке сотрудника убедитесь, что запись о переходе на ЭТК присутствует.
Дополнительные рекомендации по работе с электронными трудовыми книжками в конфигурации 1С:Бухгалтерия
Резервное копирование данных
При работе с важными кадровыми документами, такими как информация о переходе на электронные трудовые книжки, крайне важно регулярно выполнять резервное копирование данных. Это позволит избежать потери информации в случае технических сбоев или ошибок пользователя.
Чтобы создать резервную копию базы данных в 1С:Бухгалтерия:
1. Зайдите в раздел «Администрирование».
2. Выберите пункт «Обслуживание».
3. Перейдите в раздел «Резервное копирование и восстановление».
4. Нажмите кнопку «Создать резервную копию» и выберите место для сохранения файла.
Контроль актуальности законодательства
Правила и требования могут меняться. Важно следить за актуальными изменениями в законодательстве и своевременно обновлять настройки в используемой учетной программе.
Обучение сотрудников
Работники, ответственные за ведение кадровых документов, должны быть обучены работе с учетом требований законодательства и особенностей учетной программы. Это поможет избежать ошибок и обеспечить корректное ведение кадровой документации.
Взаимодействие с сотрудниками
Преимущества ЭТК для работника
При переходе на электронные трудовые книжки важно информировать сотрудников о всех изменениях и отвечать на их вопросы. Это поможет избежать недоразумений и обеспечить плавный переход на новую систему.
Внесение записи о переходе на электронную трудовую книжку в 1С:Бухгалтерия — это простой и быстрый процесс, который позволяет корректно отразить кадровые изменения в программе. Следуя указанным шагам, вы сможете легко внести запись о переходе сотрудника на ЭТК и обеспечить точность и актуальность кадровой информации в вашей организации.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт