Что изменилось в 2026 году: три документа, которые нужно знать:
Базовый регулятор расчёта отпускных — ст. 139 ТК РФ — не менялась. С 1 сентября 2025 года вступило в силу обновлённое Постановление Правительства № 540 от 24.04.2025, которое пришло на смену прежнему Положению № 922. Именно оно определяет, как вычисляется средний дневной заработок (СДЗ) и что входит в расчётную базу.
Второй ключевой документ — Федеральный закон № 425-ФЗ от 28.11.2025. В НК РФ появился п. 6.2 ст. 210: при выплатах, исчисляемых из среднего заработка, доля, которая пришлась на районный коэффициент (РК) или северные надбавки (СН), облагается НДФЛ по льготной шкале 13%/15%, а не по общей. Закон распространяется на начисление отпускных, компенсации при увольнении, оплату командировочных.
Третий документ — техническое решение 1С: с версии 3.0.190 программа 1С: Бухгалтерия автоматически выделяет доли РК и СН в документе «Отпуск» и строит две отдельные налоговые базы по НДФЛ. Граница — дата выплаты в документе. До 31 декабря 2025 года — старый порядок. С 1 января 2026 года — новый.
Документ «Отпуск» в 1С: Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)
Формула расчёта отпускных в 2026 году: что не изменилось и что важно проверить
Математическая основа осталась прежней. Алгоритм:
Отпускные = СДЗ × количество дней отпуска;
СДЗ = Сумма начислений за расчётный период ÷ 12 ÷ 29,3.
Расчётный период:
Берутся 12 месяцев до первого дня отпуска. Когда сотрудник проработал меньше года — все месяцы с даты трудоустройства. Данные подтягиваются из истории начислений автоматически.
Что попадает в расчётную базу:
— оклад или тарифная ставка за каждый месяц расчётного периода;
— надбавки из системы оплаты труда: РК, СН, за вредность, за ночные смены;
— квартальные и годовые премии — если они закреплены в положении об оплате труда.
Что в базу не входит:
— среднедневные выплаты: больничные, командировочные, прошлые отпускные — их нельзя считать дважды;
— материальная помощь и разовые выплаты без привязки к трудовым результатам;
— компенсации фактических расходов (питание, транспорт, связь).
Когда месяц отработан не полностью:
Расчётные дни по такому месяцу: 29,3 ÷ число календарных дней месяца × число отработанных дней. Итоговый знаменатель для формулы СДЗ: количество полных месяцев × 29,3 плюс сумма дней по неполным. Детальную разбивку по месяцам 1С показывает в окне «Ввод данных для расчёта среднего заработка» — там можно проверить и при необходимости поправить.
Нижняя граница по МРОТ:
С 2026 года МРОТ — 27 093 руб./мес. Нижняя граница среднедневного заработка = 27 093 ÷ 29,3 = 924,68 руб./дн. Когда рассчитанный СДЗ оказывается ниже этой величины, программа автоматически подставляет минимальный показатель (п. 18 Постановления № 540).
Формула расчета отпускных
НДФЛ с отпускных в 2026 году: зачем делить на «северную» и «основную» части
Для работников с РК и северными надбавками задача усложнилась. Из суммы отпускных выделяется доля, пропорциональная удельному весу РК и СН в
Числовой пример. Сотрудник с окладом 30 000 руб., РК 1,8 и СН 80% получает отпускные 42 000 руб. Совокупная доля «северных» составляющих в его ФОТ — около 46%. Из 42 000 руб. получается:
— ~19 320 руб. — «северная» часть: НДФЛ 13%/15%;
— ~22 680 руб. — основная часть: стандартная прогрессивная шкала.
В 1С: Бухгалтерии 8 разбивка происходит без участия бухгалтера — программа формирует два отдельных регистра по НДФЛ. Условие: дата выплаты 01.01.2026 и позже, версия 3.0.190+.
Как делятся отпускные при наличии РК и СН
Параметры настройки программы перед первым расчётом отпускных в 2026 году
Четыре точки, которые нужно проверить до открытия документа «Отпуск». Пропуск хотя бы одной ведёт к некорректному начислению.
Точка 1. Зарплатный модуль:
«Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты». Убедитесь, что активированы начисление отпусков и больничных листов, кадровый учёт.
Точка 2. Порядок учёта зарплаты:
«Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты». При численности до 60 сотрудников документ «Отпуск» становится самостоятельным. Для организаций крупнее отпускные начисляются внутри документа «Начисление зарплаты».
Точка 3. Резервы отпусков:
«Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты» → вкладка «Резервы отпусков». Флаг «Формировать резерв отпусков» включает ежемесячное накопление: процент от ФОТ + предельная годовая сумма. Резерв закрывается регламентной операцией в конце месяца.
Точка 4. Версия конфигурации:
«Сервис и настройки» → «О программе». Для автоматического выделения долей РК и СН нужна версия 3.0.190 и выше. Обновление — через Портал 1С: ИТС. На устаревших версиях закон № 425-ФЗ не применяется.
О программе
Как провести начисление отпускных в 1С: Бухгалтерия: рабочий порядок
Путь к документу «Отпуск» в 1С: Бухгалтерия
При корректных настройках документ «Отпуск» закрывается за 3–5 минут. Программа самостоятельно определит средний дневной заработок, применит нужную ставку НДФЛ с отпускных и подготовит платёжный документ.
1. Откройте: «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Все начисления». Кнопка «Создать» → тип «Отпуск».
2. Укажите сотрудника и заполните поле «Период отпуска» — даты начала и окончания.
3. Заполните «Дата выплаты» — без этого поля программа не определяет, применять ли правила ФЗ-425. При дате 01.01.2026 и позже логика включается автоматически.
4. Просмотрите автоматически рассчитанный средний заработок. Кнопка «Изменить» открывает помесячную разбивку начислений за расчётный период.
5. Если данные требуют поправки — отредактируйте нужные строки и нажмите «Пересчитать».
6. Вкладка «Начисления» покажет итоги: базовая сумма отпуска, доля РК, доля СН (для «северников»), удержанный НДФЛ с разбивкой.
7. Проведите документ. Через кнопку «Выплатить» сформируется ведомость — в банк либо кассу.
Срок выплаты строго ограничен: деньги должны поступить сотруднику не позднее чем за 3 календарных дня до первого дня отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если этот день приходится на выходной — перечислите накануне.
Бухгалтерские проводки по отпускным
Документ «Отпуск» использует те же счета, что и «Начисление зарплаты». Стандартный набор корреспонденций:
Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 70 — сумма отпускных отнесена на расходы;
Дт 70 — Кт 68.01 — удержан НДФЛ (с разбивкой по налоговым базам при наличии РК/СН).
Страховые взносы с суммы отпускных рассчитываются в «Начислении зарплаты» — отдельной позицией. Поэтому документ «Отпуск» нужно провести до расчёта зарплаты за тот же месяц.
Когда отпуск открывается с первого числа, отпускные обычно уходят ещё в предыдущем месяце. После того как зарплата за предыдущий месяц рассчитана и среднедневной заработок скорректировался, документ «Отпуск» пересчитывается кнопкой «Исправить»: система сторнирует прежнюю сумму и фиксирует актуальную.
Если подключён резерв отпусков, фактическая выплата списывается через него: Дт 96.01 — Кт 70. Ежемесячное накопление резерва: Дт 20/25/26/44 — Кт 96.01.
Типовые проводки при наличии отпускных
Отпускные в 6-НДФЛ: период и детализация
В расчёте 6-НДФЛ отпускные фиксируются по дате фактической выплаты, а не по дате начисления. Если деньги перечислены 28 апреля — это второй квартал, даже если приказ подписан 1 мая.
С 2026 года записи по НДФЛ делятся: «северная» часть — отдельная налоговая база, основная часть — отдельная. В обновлённой версии 1С: Бухгалтерии обе базы формируются без ручного вмешательства. Расчётный листок сотрудника тоже детализирован — там видны вид начисления, доли РК/СН, НДФЛ по каждой ставке. Распечатать листок и приказ Т-6 можно прямо из документа «Отпуск» — кнопка «Печать».
Почему расчёт отпускных даёт сбой: разбор пяти ситуаций.
Большинство проблем — не в математике. Они возникают из-за конкретных пробелов в настройках или неверной последовательности действий.
- Поле «Дата выплаты» в документе «Отпуск» пустое. Программа не активирует механизм ФЗ-425. Добавьте поле через «Ещё» → «Изменить форму».
- В расчётном периоде — незакрытые или ошибочные начисления. Итог — неверный СДЗ. Проверьте помесячную разбивку: «Изменить» → «Ввод данных для расчёта среднего заработка».
- Документ «Отпуск» проведён после «Начисления зарплаты» за тот же месяц. Взносы посчитаны без этих отпускных. Нужно перепровести зарплату.
- Версия конфигурации — ниже 3.0.190. Никакого автоматического выделения долей нет. При датах выплаты с января 2026 года — обновление обязательно.
- МРОТ в реквизитах организации не обновлён. Контроль минимального СДЗ (924,68 руб.) не срабатывает.
5 точек контроля перед расчетом отпускных
Нестандартные ситуации с отпускными:
Новый сотрудник — меньше года в штате.
Расчётный период — от даты приёма до последнего дня месяца, предшествующего отпуску. Знаменатель в формуле СДЗ — фактически отработанные дни, а не 12 × 29,3. Программа считает это автоматически.
Компенсация при увольнении.
При увольнении компенсация за неиспользованный отпуск = СДЗ × количество неотгулянных дней. Дни рассчитываются так: 2,33 × полные отработанные месяцы минус использованные. Месяц считается полным при отработке 15 дней и более. С 2026 года из компенсации также выделяются доли РК и СН для расчёта НДФЛ.
Дополнительный отпуск.
Педагогам, медработникам, работникам вредных производств и «северникам» положены добавочные дни. Они проводятся тем же документом «Отпуск» — нужный вид начисления выбирается вручную или берётся из карточки сотрудника.
Отпуск авансом и последующее увольнение.
Если работник воспользовался отпуском до того, как отработал право на него, и уволился, работодатель вправе удержать переплату (ст. 137 ТК РФ). В 1С: Бухгалтерии это оформляется документом «Удержание излишне выплаченного отпуска» — он сторнирует лишнюю сумму и пересчитывает налог.
Когда без внешней помощи не обойтись.
Переход на новые правила в январе 2026 года прошёл с осложнениями: у части компаний конфигурация не была обновлена, у других — РК и СН не выделены как самостоятельные виды начисления. Следствие — расхождения в 6-НДФЛ за первый квартал и необходимость подачи уточнений.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт