Автоматизация кадровых процессов в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) позволяет эффективно управлять изменениями, связанными с движением персонала. Рассмотрим, как в системе оформляются переводы и увольнения сотрудников. Эти функции позволяют оперативно фиксировать изменения в кадровом статусе, автоматически обновлять расчеты заработной платы и формировать необходимые документы и отчеты, минимизируя риск несоответствия требованиям Трудового кодекса. Для компаний с высокой кадровой динамикой это упрощает управление персоналом, обеспечивает интеграцию с бухгалтерским учетом и снижает административную нагрузку. Перед началом работы рекомендуется проверить настройки справочников, чтобы избежать ошибок в данных.
Перевод сотрудника в 1С
Для кадрового перевода, в разделе «Кадры» мы должны перейти в «Приемы, переводы, увольнения».
Рис 1. Раздел Кадры
При нажатии на кнопку «Создать» появляется список возможных документов, где мы можем выбрать из 3 подходящих нам документов следующие варианты (Рис 2):
- Кадровый перевод – классический перевод.
- Кадровый перевод списком – в том случае, если надо перевести много сотрудников.
- Перемещение в другое подразделение – удобен для массовой реорганизации, например для перемещения из одного подразделения в другое сформированное, с сохранением их условий и оплаты труда (в этом документе можно изменить только должность и подразделение).
Рис 2. Документы для перевода сотрудников
Будем рассматривать перевод на примере документа Кадровый перевод (Рис 3). На изображении виден интерфейс, в котором нам надо первично заполнить организацию и сотрудника. Для того чтобы мы могли перевести сотрудника в другое подразделение или на другую должность, нам надо указать галочку в закладке «Главное». Если нам надо поменять условия оплаты или график работы галку можно не ставить. Такой перевод не будет отображаться в карточке Т-2.
Если вы хотите чтобы такие изменения тоже отражались в карточке Т-2, то в настройках кадрового учета надо поставить соответствующую галочку (Рис 4).
Галочку Отразить в трудовой книжке ставим чтобы отразить в «Подраздел 1 формы ЕФС-1» в сведениях о трудовой деятельности, если установили обязательно укажите трудовую функцию и реквизиты приказа по которому мы оформляем перевод.
При выборе позиции штатного расписания у нас автоматически подтягиваются новые права на отпуск, если они отличаются от ранее занимаемой позиции, а также плановое начисления с позиции штатного расписания.
На вкладке «Дополнительно» можем изменить бух. учет зарплаты.
Рис 3. Документ «Кадровый перевод»
Рис 4. Настройка кадрового учета
Далее для того, чтобы отчитаться по форме ЕФС-1, переходим в «Электронные трудовые книжки» в разделе «Кадры». В нем мы создаем новый документ «Сведения в трудовой деятельности ЕФС-1 подраздел 1.1» (Рис 5). В нем мы можем отчитаться за все переводы месяца и не только, но и за все мероприятия. Для этого нажмите на кнопку заполнить и выберете Все мероприятия.
Рис 5. Электронные трудовые книжки
Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП 3.1
Инструкция по шагам:
- Подготовка приказа об увольнении Создайте документ "Увольнение" для официального оформления процедуры.
- Отправка данных в СФР по форме ЕФС-1 (раздел 1, СЗВ-ТД) Передайте в Социальный фонд России сведения об увольнении сотрудника с использованием формы ЕФС-1, подраздел 1 (СЗВ-ТД).
- Расчет выплат для увольняемого Произведите расчет в документе "Увольнение" для определения всех причитающихся сумм.
- Ввод ведомости на выплату зарплаты Зарегистрируйте ведомость для перечисления зарплаты и компенсаций увольняемому работнику.
- Подготовка необходимых справок и документов Сформируйте и выдайте все требуемые справки и бумаги для уходящего сотрудника.
- Передача информации в СФР о застрахованном лице Отправьте в Социальный фонд России данные о страховании увольняемого лица.
Первый шаг начнем с того, что документ по увольнению доступен сразу в двух журналах – это наш уже привычный журнал «Приемы, переводы, увольнения», а также журнал «Все начисления» в разделе «Зарплата». Тут мы создаем наш документ «Увольнение» (Рис 6). В нем мы заполняем сотрудника, дату увольнения, основания увольнения. Основания уже предопределены как классификаторы. Их список можно посмотреть в настройках под заголовком Классификаторы - Основания увольнения. Там подробно описаны все основания увольнения, опираясь на трудовой кодекс. Также можно создать свои основания увольнения, они находятся в «Основания увольнения (пользовательские)». Там также надо подробно указывать что, где и откуда.
Далее мы ставим галочку на «Отразить в трудовой книжке», название документа на основании которого мы делаем увольнение (обычно это приказ).
Затем идет заполнение вкладки компенсации отпуска, потому что мы должны компенсировать сотруднику все его не использованные отпуска или имеем право удержать за отгулянные авансом отпуска. Зачастую вкладка заполняется автоматически, на основании данных учета об остатках отпусков
Рис 6. Документ Увольнение
Вторым шагом мы должны передать в социальный фонд сведения об увольнении, мы должны это сделать не позднее следующего дня после оформления приказа, для этого мы снова идем в журнал Электронные трудовые книжки. Мы для этого мы снова используем документ Сведения о трудовой деятельности и пользуемся кнопкой Заполнить где выбираем либо Приемами и Увольнениями, либо Все мероприятия (Рис 7)
Рис 7. Сведения о трудовой деятельности
Третьим шагом у нас идет расчёт увольняемого сотрудника, в журнале Все начисления он будет подсвечен жирным шрифтом так как введён кадровиком, но не утвержден расчетчиком. Есть небольшой нюанс если у расчетчика полные права то он не сможет провести свои расчеты в документе как и кадровик, для разблокировки ему нужно нажать на «Ещё» и выбрать «Разблокировать форму». Вся работа расчётчика выполняется на закладке начисления и удержания. После расчетов нажимаем на кнопку Выплатить сверху форму для формирования ведомости в банк.
Если увольняемых сотрудников много, то можно отдельно сформировать ведомость, находящуюся в разделе Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты. Затем нужно создать Ведомость банк и указать все документы на увольнения, которые нам нужны. Также в документе на увольнение есть вкладка Справки для увольнения, в которой есть все необходимы документы для выдачи сотруднику. Нужно оформить справку 2-НДФЛ, а также справку о заработке для расчета пособий.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт