Теперь действительно удаленка – внедрение КЭДО

Тема статьи – внедрение кадрового электронного документооборота. Я хочу рассказать о нашем опыте внедрения 1С:Кабинет сотрудника, с какими сложностями мы столкнулись и сколько это заняло по времени.

Зачем нам в принципе понадобился электронный документооборот и почему мы выбрали именно Кабинет сотрудника?

Сотрудники нашей компании территориально распределены по всей стране. В каких-то городах есть офисы или магазины, в каких-то – нет. И сотрудникам приходилось ездить в другие города для подписания кадровых документов. Нам хотелось сократить время прохождения процессов и разгрузить кадровую службу.

Возможность подать заявку или запросить документ через кабинет сотрудника сильно сокращает путь – от подачи заявки до получения результата. И, конечно, сыграли роль законодательные изменения 2021 года, которые позволили нам начать внедрение КЭДО.

Почему выбрали «1С:Кабинет сотрудника»

Почему выбрали Кабинет сотрудника? Тут все достаточно просто:

• Функционала нам было достаточно – он закрывал необходимый минимум: кадровые документы, возможность запрашивать справки из кабинета и направлять на подписание практически любой документ из ЗУП.

• Интеграция с ЗУП есть «из коробки».

• Есть мобильное приложение – для нас это было критично, потому что у части сотрудников нет компьютера, и их сценарий работы предполагает использование личного мобильного устройства.

• И еще важный момент – возможность доработки собственными силами. Мы понимали, что базового функционала нам точно не хватит.

Этапы внедрения

Какие этапы мы прошли? Начали с изучения рынка: посмотрели, какие есть решения, какой у них функционал, есть ли демо-версии, кто из крупного бизнеса их использует.

Параллельно определили критерии выбора: открытый код, достаточность функционала, наличие локальной версии для развертывания на собственных серверах и наличие мобильной версии.

Далее сформировали команды. В IT-команде было три разработчика, два аналитика и руководитель продукта. Со стороны бизнеса – представители отдела кадров, бухгалтерии и расчета заработной платы. Также привлекались смежные команды: администраторы, специалисты по сетям, по информационной безопасности, сопровождение и другие.

После этого приступили к документальной подготовке: локальные нормативные акты, приказы и прочие документы, которые юридически закрепляют работу в электронном документообороте. Здесь важно понимать, что сотрудника нельзя просто так подключить к КЭДО – он должен подписать соответствующее согласие.

Параллельно с этим договорились с бизнесом о внедрении в два этапа. На первом этапе автоматизировали процессы для пользователей – чтобы им было максимально просто и удобно начать работать с системой. На втором этапе – процессы для ответственных за учет.

На первом этапе часть фоновых процессов выполнялась вручную: например, отслеживание сроков подписания или аннулирование документов, не подписанных вовремя. На втором этапе все это уже автоматизировали.

Дальше был пилот. В пилотную группу вошли специалисты нашего отдела и ответственные сотрудники со стороны бизнеса. Мы определили критерии успешности, сроки и запустили пилот.

На этом изображении показана верхнеуровневая дорожная карта. От выбора решения до старта пилота у нас прошло примерно полгода. Самым сложным на этом этапе оказалась адаптация текущих бизнес-процессов под выбранное решение.

Пилот длился чуть больше полугода. Начали мы его в облаке, чтобы быстрее стартовать и «пощупать» решение. В процессе перешли на внутренние серверы.

Далее началось масштабирование. По ходу внедрения появились ограничения со стороны информационной безопасности, и нам пришлось полностью перейти во внутренний контур. Сейчас мы продолжаем автоматизацию процессов КЭДО, чтобы минимизировать оставшиеся ручные процессы.

Сложности и проблемы

Во время внедрения мы столкнулись с рядом сложностей. Они были как со стороны бизнеса – из-за изменения процессов и необходимости работать в новой системе, – так и со стороны пользователей. Как оказалось, не все готовы переходить на электронный документооборот.

Были сложности, связанные с филиальной структурой. У нас несколько баз ЗУП, а значит – несколько кабинетов сотрудников. Нужно было поддерживать их в едином состоянии, и для этого мы сделали ряд доработок. Отдельная история – сложные согласования. Их мы вынесли в управленческий контур.

Были требования со стороны информационной безопасности – их просто нужно было выполнять.

И, конечно, сложности с обновлениями. Здесь особо не повоюешь: при доработках нужно учитывать, что под новую версию кабинета часть решений, возможно, придется переписывать.

Адаптация бизнес-процессов и работа с пользователями

При внедрении кабинета сотрудника он, скорее всего, не ляжет полностью на ваши бизнес-процессы. И здесь нужно принимать решение: либо менять систему, либо адаптировать процессы под нее. Мы пошли по второму пути, и бизнес нас поддержал.

Мы решили как можно раньше стартовать и не тратить время и ресурсы на доработки. При этом полностью без доработок, конечно, обойтись не удалось.

В первую очередь мы выделили автоматизируемые процессы, определили их критичность и очередность автоматизации. Затем отрисовали схемы «как есть» и «как будет», показали, что уйдет, что добавится и как это повлияет на скорость прохождения документов.

После этого вместе с бизнесом подробно прошлись по этим схемам и внесли необходимые корректировки. Основной акцент делали на правильную последовательность действий и адаптацию именно бизнес-процессов под решение, а не наоборот.

Например, нам пришлось немного изменить процесс подписания потому что 1С:Кабинет сотрудника» подписант должен находиться в той же базе ЗУП, что и сотрудник, который отправил документ на подписание.

Также важно учитывать, что после внедрения электронного документооборота не будет возможности «донести» документы задним числом или внести корректировки. Все процессы становятся прозрачными, и действия нужно выполнять строго в срок. Понимая это, мы заранее ввели внутренние правила кадрового документооборота, чтобы максимально мягко перейти на КЭДО.

После проработки процессов мы смоделировали их на тестовых базах, собрали замечания и постарались устранить их до внедрения.

Отдельный момент – не все сотрудники сразу перейдут на электронный документооборот. Кто-то останется на бумаге, поэтому необходимо предусмотреть ветвление процессов: с КЭДО и без него. В ваших силах сделать этот период временным. Например, у нас в организациях и филиалах, переведенных на КЭДО, на бумаге осталось всего около 0,5% документов.

Теперь немного о работе с пользователями. На старте мы понимали, что людям будет непросто начать работать в новой системе. При этом нам важно было минимизировать затраты на сопровождение и направить ресурсы на развитие.

Поэтому в первую очередь мы реализовали пользовательские процессы – об этом я уже говорил. Дополнительно подготовили подробные видеоролики по каждому сценарию работы: что, где и когда нажимать. Эти ролики разместили прямо в интерфейсе кабинета сотрудника, на главной странице.

Также сделали массовые рассылки, опубликовали информацию о внедрении КЭДО на корпоративном портале и провели большую сессию с ответами на вопросы.

Сами ролики – короткие, по 5–7 минут, с анимированными персонажами, которые пошагово объясняют, как работать с кабинетом сотрудника.

Масштабирование на филиалы

Теперь про масштабирование. Как я уже говорил, у нас несколько баз ЗУП, а значит – несколько кабинетов сотрудника.

Соответственно, нужно было обеспечить единообразие конфигураций – как самих кабинетов, так и доработок ЗУП, связанных с ними.

Для этого мы сделали отдельные доработки, которые позволяют масштабировать решения на все кабинеты. И при разработке нового функционала всегда учитываем, что в разных кабинетах могут быть разные настройки и параметры.

Отдельная сложность – сложные согласования. Например, когда участники согласования находятся в разных базах ЗУП. Типичный кейс – согласование отсутствия. Если сотрудник работает в нескольких ролях или проектах, у него может быть несколько руководителей, и они могут находиться в разных базах и даже не быть отражены в юридическом контуре.

Такие согласования мы частично вынесли в управленческий контур, в отдельную систему.

Еще один момент – необходимость назначать ответственных в каждой связке «ЗУП + КЭДО». Мы это реализовали: в каждой базе есть свои ответственные кадровики, бухгалтеры и расчетчики, которые обеспечивают движение процессов внутри системы.

Взаимодействие с ИБ

Когда ИБ пришла к нам с требованиями, мы попробовали с ними поспорить, потому что часть из них сильно ухудшала пользовательский опыт. Но ничего не получилось: с учетом законодательства по персональным данным требования нужно было просто выполнять.

Работали мы с ИБ итерационно. Начали с двадцати сотрудников и облачной версии. Понятно, что это не самый безопасный вариант. Затем перешли на локальную версию и расширились до 200 пользователей. На этом этапе добавилось тестирование на уязвимости после каждого изменения и приостановка внедрения до устранения найденных угроз. Устраняли их как своими силами, так и с привлечением вендора.

Далее – все та же локальная версия, но уже около 2500 сотрудников: вся наша IT-компания и часть сотрудников других организаций. Здесь мы усложнили пароли и добавили двухфакторную аутентификацию.

Перед масштабированием на всю компанию, а это более 20 000 сотрудников, появились дополнительные требования ИБ, и нам пришлось полностью перейти во внутренний контур. Например, если раньше мобильное веб-приложение работало из интернета, то после перехода – уже нет.

Сейчас у нас остаются отдельные некритичные замечания от ИБ, которые находятся в работе: часть планируем закрыть самостоятельно, часть – ждем в новых версиях кабинета.

Сложности с обновлениями

Теперь про обновления. Начинали мы внедрение КЭДО, когда кабинет сотрудника еще находился в пилоте. Довольно быстро поняли, что нам нужно локальное решение. При этом локальная версия отставала от облачной, и обновления приходилось выполнять самостоятельно.

При переходе между версиями менялась версия 1С:Элемент и внутренняя структура системы: обновлялись объекты метаданных, менялся синтаксис. Поскольку базового функционала нам не хватало, мы его дорабатывали – и при каждом обновлении все это приходилось приводить в соответствие с новой версией кабинета.

По неопытности мы несколько раз наступили на грабли с сертификатами. Сначала привязались к IP-адресу сервера, потом переехали на другие серверы, затем привязались к имени сервера, но оно было во внешнем ЦОДе и тоже изменилось. Каждый раз приходилось перевыпускать корневой сертификат, а затем и пользовательские сертификаты.

Первое обновление заняло полтора месяца – это была пятая версия кабинета и «Элемент» версии 2.1. Пока мы обновлялись, уже вышла новая версия, но мы решили не торопиться.

Второе обновление заняло более полугода – переход на седьмую версию кабинета и «Элемент» версии 3. В процессе столкнулись с ростом объема баз: обновление одной базы занимало более восьми часов, а баз было около пятнадцати. Появились технические сложности, которые решались только через поддержку вендора.

Дополнительно усложняло ситуацию то, что обновления нужно было выполнять по-разному для разных кабинетов. Они чувствительны к данным, поэтому на разных базах возникали разные проблемы и требовались разные доработки. И, как уже говорил, весь доработанный функционал приходилось переписывать или адаптировать.

Пока мы обновлялись, вышла уже восьмая версия кабинета на пятом «Элементе». Эту гонку обновлений мы пока не выигрываем.

Если подвести итог: чем больше у вас баз и данных, тем сложнее обновление. Долго формируются бэкапы, при наличии нескольких баз их, скорее всего, придется обновлять отдельно. Сам процесс может затянуться настолько, что за это время выйдет новая версия системы – к этому нужно быть готовым. У нас, по крайней мере, было именно так.

Сейчас мы планируем третье обновление – на восьмую версию кабинета. Сколько это займет, пока не понимаем. Надеемся уложиться быстрее, чем за полгода. При этом уже вышла седьмая версия «Элемента», и, возможно, скоро выйдет новая версия кабинета. К этому мы уже морально готовы.

Что получили в итоге

Что мы получили в итоге. Мы перевели на КЭДО несколько организаций с разветвленной филиальной сетью. Автоматизировали оформление всех кадровых документов, за исключением увольнения.

Реализовали оформление документов-отклонений – отсутствие и отпуска – в части подписания приказов и согласий. Настроили подписание документов зарплатного блока: расчетные листки, премии, перерасходы и другие.

Организовали запрос справок и документов через кабинет сотрудника, а также подписание приказов и дополнительных соглашений. И реализовали онлайн-взаимодействие сотрудников с кадровой службой и бухгалтерией через систему взаимодействия.

При этом важно учитывать, что эта система работает только внутри одной связки «ЗУП + КЭДО».

Что мы доработали под себя? Приведу не все доработки, а те, которые хотелось бы выделить.

Первое – произвольные обращения. Это отдельный блок обращений от сотрудника, которые могут обрабатываться кадрами, бухгалтерией и другими ответственными. Блок построен на шаблонах, которые настраиваются из ЗУП. Маршруты и бизнес-процессы тоже настраиваются из ЗУП. Эта доработка позволила автоматизировать практически любые процессы бизнеса – после ее реализации мы закрыли около 80% потребностей. Эту доработку мы передали в «1С», но текущая реализация отличается от нашей, поэтому пока остаемся на своем варианте. Возможно, с обновлениями что-то изменится.

Следующая доработка – создание кабинета сотрудника из ЗУП «одной кнопкой». У нас кабинеты не создаются автоматически, потому что это должно быть осознанное действие кадровика. Но сама кнопка сильно сократила трудозатраты и ускорила подключение новых сотрудников.

Дальше – собственный административный инструмент. Чем больше становилось пользователей и данных, тем сильнее мы понимали, что нам нужен инструмент для контроля: отслеживание отправленных документов, сроков подписания, возможность отзыва, аннулирования, разграничение по ролям. Так появилась доработка «Контроль подписания».

Следующая доработка – автоматическое аннулирование документов, не подписанных в установленный срок. В ЗУП задаются виды документов и сроки. Если документ не подписан вовремя, он аннулируется. При этом учитываются только рабочие дни – если сотрудник в отпуске, на больничном или у него выходной, срок сдвигается.

Еще одна доработка – массовая отправка документов на подписание. Это отправка одного и того же документа большому количеству сотрудников с подстановкой персональных данных. Используется, например, для приказов и дополнительных соглашений.

И последнее – отправка на подписание комплекта документов. Например, полного пакета при приеме или переводе. В зависимости от организации, подразделения или должности состав пакета может сильно отличаться – для офиса, логистики или розницы он разный.

Что осталось в бумажном виде? Входной точкой для сотрудника в КЭДО является подписание согласия на работу в электронном документообороте. Без него начать работу в электронном виде невозможно. После подписания согласия все остальные процессы переходят в кабинет сотрудника.

Также в бумажном виде остается увольнение. По закону оно подписывается только на бумаге. Мы автоматизировали этот процесс настолько, насколько это возможно: сотрудник может подать намерение уволиться через систему, а затем прийти в офис для подписания.

И еще один момент – журналы инструктажа по охране труда. Они также по закону подписываются только в бумажном виде.

Заключение

Тем, кто рассматривает внедрение КЭДО, может помочь наша подсказка. С чего начать внедрение?

В первую очередь важно собрать команду с участием представителей от бизнеса и ИТ. Нужно понимать, что во время внедрения и сразу после него на эту команду будет приходить большое количество вопросов.

Далее – документальная подготовка: локальные нормативные акты, приказы и другие документы, которые регламентируют и юридически закрепляют работу в КЭДО.

После этого вместе с бизнесом нужно определить, какие процессы будут автоматизироваться, и решить – адаптировать бизнес-процессы под систему или дорабатывать систему под процессы.

Затем рекомендуем запускать пилот. Пилотная группа должна быть небольшой, но при этом включать разные категории пользователей: розницу, офис, сотрудников с разными условиями работы – через сеть, мобильный интернет, Wi-Fi. Это позволит на этапе пилота выявить максимум проблем и не сталкиваться с ними уже при масштабировании.

После доработок по итогам пилота можно переходить к масштабированию.

Что дает КЭДО?

• Снижение нагрузки на кадровую службу.

• Ускорение работы с документами.

• Уменьшение количества ошибок.

• Возможность не посещать офис для подписания.

У нас после внедрения КЭДО, по сути, наступила настоящая удаленка: никуда ездить не нужно, все документы подписываются в электронном виде.

*************

Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Анализ & Управление в ИТ-проектах.