Периодические заявки на оплату в 1С:Документообороте по графику
Учетные задачи - Взаиморасчеты
Для регулярных платежей по договору каждый месяц требуется подготовить очередную заявку на оплату. Когда договоров много, даже удобная команда «Копировать» превращается в регулярную ручную работу. Для одного из заказчиков КОДАР мы настроили создание таких документов по графику.
На иллюстрациях показана доработанная база «1С:Документооборот КОРП», редакция 3.0, с пометкой «КОПИЯ». Пример исходного документа — «Оплата по договору» для оплаты аренды помещения. Реквизиты организаций и персональные данные скрыты.
Почему ручного копирования стало недостаточно
Специфика работы заказчика предполагает повторяющиеся платежи по договорам. Следующий документ появляется через месяц и повторяет предыдущий. При небольшом количестве договоров сотруднику достаточно скопировать заявку и проверить её данные.
Но с ростом количества таких договоров приходится отдельно помнить, по какому из них и когда подготовить следующую заявку. Сама операция простая, а повторять её нужно регулярно для большого числа документов.
Заказчик хотел, чтобы сотрудник один раз создавал исходную заявку и заполнял график платежей. Дальнейшую подготовку документов нужно было передать программе.
Как должен работать процесс
Вместе с заказчиком определили последовательность действий:
- Сотрудник создаёт исходный документ по договору с периодическими платежами. В показанном примере у заявки включён признак «Периодические платежи».
- Заполняет даты и суммы следующих платежей.
- Программа ежедневно проверяет график и создаёт очередные документы.
- При изменении условий сотрудник корректирует будущие записи графика.
Так у каждой повторяющейся заявки появляется основание: исходный документ и запланированный платёж. Пользователю больше не нужно каждый месяц начинать подготовку очередной заявки с ручного копирования.
Рисунок 1. Исходная заявка «Оплата по договору» с включённым признаком «Периодические платежи» в 1С:Документообороте КОРП 3.0.
Как сделали автоматическое создание заявок
Доработку реализовали с помощью расширения конфигурации 1С. В нём добавили регистр сведений «Периодические платежи» — место, где система хранит данные, необходимые для работы по графику.
В регистре сохраняются:
- данные об исходном документе;
- даты и суммы последующих платежей;
- сведения о созданных периодических документах.
В списке на иллюстрации видны колонки «Первый платеж», «Периодический платеж», срок и дата платежа, сумма с НДС. Созданные заявки связаны с исходной. У будущей записи графика ссылка на очередной документ ещё не заполнена. Суммы в примере скрыты.
Рисунок 2. Регистр «Периодические платежи»: исходный документ, созданные заявки, сроки и даты платежей.
Затем добавили регламентное задание. Это фоновая операция, которая запускается ежедневно, проверяет записи регистра и при необходимости создаёт очередные заявки.
На приведённом экране расписание настроено на один запуск в день в 09:00. Это пример настройки: конкретное время выбирают с учётом порядка работы базы.
Рисунок 3. Пример расписания регламентного задания: ежедневно в 09:00 один раз в день.
Данные исходной заявки используются при формировании последующих документов, а даты и суммы берутся из графика. Информация о созданных заявках сохраняется в том же регистре. Таким образом, исходный документ, плановые платежи и подготовленные заявки связаны между собой.
Как корректируется график
Автоматическое создание заявок опирается на заполненный график. Если меняются даты или суммы будущих платежей, сотрудник вносит изменения в соответствующие записи регистра сведений.
В этом проекте корректировку графика оставили ручной: автоматическое изменение условий не входило в запрос заказчика. Программа создаёт повторяющиеся документы, а человек задаёт условия и обновляет их при необходимости. Создание заявки само по себе не означает проведение банковского платежа.
Проверки перед запуском
- Создать исходную заявку и график с несколькими будущими датами и суммами, затем проверить документы после запуска задания.
- Повторно выполнить задание и проверить, не создаются ли дубли по уже обработанным записям графика.
- Изменить дату и сумму будущего платежа и убедиться, что следующая заявка соответствует обновлённому графику.
- Отдельно согласовать поведение при пропущенном запуске, изменении договора и отмене будущего платежа.
Что изменилось для пользователя
До доработки сотрудник готовил каждую очередную заявку отдельно. После внедрения он создаёт исходный документ, заполняет график и возвращается к нему, когда требуется что-то изменить. Заявки по запланированным платежам формируются автоматически.
Вместо повторения одной и той же операции каждый месяц сотрудник поддерживает актуальный график. Результат этого проекта — автоматизация подготовки документов по договорам с периодическими платежами. Даты и суммы будущих документов задаются заранее и при необходимости корректируются вручную.
Когда имеет смысл рассмотреть такой подход
Подобная задача может возникнуть при регулярной оплате аренды, услуг или сопровождения, если договор предполагает повторяющиеся платежи. Важный признак — документы создаются по одной логике, а сотруднику приходится воспроизводить её вручную.
Перед автоматизацией стоит определить, какой документ будет исходным, где хранить даты и суммы будущих платежей и кто отвечает за изменение графика. Это позволяет настроить поведение системы под условия работы компании.
Материал подготовлен командой КОДАР. Описана отдельная доработка; порядок работы необходимо проверять для используемых редакций, релизов и настроек информационных баз.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт
Вы можете заказать платную адаптацию этой статьи под ваши задачи на «Бирже заказов».
- 0% комиссии — оплата напрямую исполнителю;
- Исполнители любого масштаба — от отдельных специалистов до команд под проект;
- Прямой обмен контактами между заказчиком и исполнителем;
- Безопасная сделка — при необходимости;
- Рейтинги, кейсы и прозрачная система откликов.
