Подсистема "Документооборот" (1С: Бухгалтерия 3.0)

Стояла как-то задача автоматизации учёта на одном предприятии - общей бухгалтерии, зарплаты и делопроизводства. Предприятие крупное, вновь организованное, структура и функционал в процессе формирования, практически все процессы управлялись в ручном режиме, несколько точек входа документации плюс кадровый дефицит. На момент знакомства уже была куплена и установлена конфигурация «1С: Документооборот», но в текущих условиях на предприятии хватило сил кое-как заполнить структуру, попытки как-то описать бизнес-процессы были безуспешными. Внедрение общего учета шло довольно активно и явно было видно, что принуждать пользователей открывать еще одну базу «1С: Документооборот» к двум-трем имеющимся и активно используемым не может пройти бесследно для их психики.

Учитывая всё это, было принято временное решение организовать учет документации в отдельном расширении в актуальной базе «1С: Бухгалтерия 3.0» для первоначальной организации регистрации и хранения различных видов документов с минимальной нагрузкой на когнитивные возможности пользователей. В течение месяца-полутора было проведено внедрение, достаточно быстро пользователи освоили новый механизм и к концу второго месяца уже была накоплена достаточно данных для понимания рабочих процессов на предприятии и принятия более адекватных управленческих решений. Одной из полезных особенностей была возможность привязки сканов документов, с которым далее остальные сотрудники достаточно активно работали уже в среде 1С. Сначала было опасение, что бизнес-процессы наиболее важная часть документооборота, но уже постфактум пришло понимание правильности принятого решения о разработке расширения, главным достоинством которого явилась реально совместная работа пользователей над документами, появилась одна точка входа информации и единая среда работы. И уже на основании накопленных структурированных данных где-то на третьем месяце эксплуатации уже стало возможно выявлять и предметно обсуждать с руководителями подразделений их типичные рабочие процессы.

Состав подсистемы при полном функционале (устанавливается в настройках)

Виджет на начальной странице (включение и состав определяются в настройках подсистемы)

Базовый справочник, определяющий настройки и функционал различных видов документов.

Предопределенных элементов нет, пользователь может создавать необходимые виды по своему усмотрению. К каждому виду соответствует свой набор тематик, которые в дальнейшем являются дополнительным разрезом учёта. На скриншоте представлены примерные варианты (заполнение в пункте "Настройки. Обслуживание"). Тематику можно добавлять/редактировать в процессе работы, однако в уже существующих документах останутся сведения предыдущей версии.

Каждый вид может содержать свой настраиваемый набор реквизитов

К виду привязан нумератор, в котором настраиваются правила нумерации. Один нумератор может быть привязан к нескольким видам документов, т.е. будет сквозная нумерация в пределах всей совокупности видов документов.

Обособленный справочник для учёта адресатов, адресантов, исполнителей. Корреспондентом может являться контрагент, физ.лицо, подразделение. Есть возможность заполнения на основании данных справочников "Контрагенты", "Подразделения", "Физические лица"

При создании нового корреспондента возможно заполнение на основании контрагентов либо физ.лиц

Справочник "Номенклатура дел"

Справочник "Дела (тома)" служит для привязки документов к делу. Кроме документов подсистемы возможна привязка типовых документов основной конфигурации.

Команды печати дела (тома)

ция

В форме документа выводятся все реквизиты и происходит первоначальное заполнение в соответствии с видом и/или тематикой. Документом может являться реальные документы в обычном понимании, какие-то процессы, события, персоны, это может быть просто абстрактная сущность, на которой можно аккумулировать некоторую информацию.

Подменю "Действия" содержит основные управляющие команды

Создание нового документа (выбор видов и тематик)

 Списки документов отражаются в журналах. По умолчанию в подсистеме всегда доступен основной журнал - "Полный журнал". В зависимости от требуемого функционала можно вывести дополнительные журналы документов (Настройки. Функциональность. Журналы). Все журналы максимально унифицированы. Команды управления документом находятся как на форме документа так и в форме журналов.

Стандартный вид полного журнала:

В нижней панели команд находятся основные команды управления текущим документом. Также команды продублированы в контекстном меню.

Журнал с включенной панелью отборов:

Отбор документов пользователя

Связи текущего документа

Панель согласования текущего документа

Резолюции текущего документа

Механизм контроля текущего документа

 Все отчёты

Отчёт "Отчёт по документам" вариант "Журнал документов"

Отчёт "Отчёт по документам" вариант "Учёт времени работы"

В подсистеме возможно формирование отчётов по принципу "Доходы-Расходы", например

Отчёт "Отчёт по документам" вариант "Расчёты"

Пример документа, разрез "Доходы-Расходы" в данном случае осуществляется через реквизит "Состояние", настройки отчёта доступны в пользовательском режиме с дальнейшим сохранением варианта для конкретного пользователя.

При наличии достаточных навыков настройки отчетов СКД возможна настройка отчета в парадигме оборотно-сальдовой ведомости "Остаток-Приход-Расход-Остаток".

Отчёт "Журнал обращений"

Отчёт "Типовые реестры"

Рекомендуемый порядок запуска

Настройка функциональности

Механизм привязки внешних файлов подхватывает стандартные настройки работы с файлами при определении места хранения (внутри базы либо на внешнем ресурсе). За механизм привязки файлов в расширении благодарность NightBreez (//infostart.ru/1c/tools/1721705/)

Пользователи, заполнение

Справочник "Полномочия пользователей". Возможна настройка прав пользователей в разрезе отдельных видов документов и подразделений в соответствии с функциями конкретных пользователей и политиками безопасности предприятия.

Если потребуется тонкая настройка прав то администратор должен понимать работу стандартного механизма работы ролей и профилей групп доступа

Возможности расширения "Документооборот" позволяют добиться доступности только данной подсистемы:

Интеграция, прочее

*в подсистеме используется собственный объект "Обсуждение", не путать со штатной системой взаимодействия 1С

 Концепция

    Механизмы расширения сознательно настроены таким образом, чтобы давать возможность записи документов с минимальным заполнением данными и возможности работы в неопределенных условиях. Здесь нет механизмов напоминаний и всплывающих окон о просроченных документах и т.д. Расчёт на наличие хотя бы одного ведущего специалиста с адекватным технократическим мышлением, который сознательно будет работать с выборками документов и при необходимости настраивать и контролировать работу необходимого количества рядовых пользователей.

История данных включена на уровне конфигурации в следующих объектах

• Виды документов
• Номеклатура дел
• Дела (тома)
• Нумераторы
• Корреспонденты
• Документация

Вопросы производительности

    Производительность подсистемы не должна вызывать опасений, структура данных не имеет сложных связей и запросов, тяжелых обработок и регламентных заданий. На примере реального предприятия количество документов составляло несколько десятков тысяч и почти аналогичное количество файлов с несколькими десятками пользователей работающих параллельно. Вопросы снижения производительно необходимо рассматривать комплексно, так как это могут быть проблемы основной конфигурации либо случаи, когда в журнале документов пользователи начинают плотно использовать полнотекстовый поиск с минимальной строкой при наличии большого количества документов за весь период работы.

Масштабируемость

    У подсистемы нет каких-либо явных ограничений. Путём настройки функциональности можно настроить минимальный режим, необходимый и достаточный для микро-предприятия а также полный режим для крупного и сложного предприятия. В последнем случае необходимо отдавать себе отчёт, что качество работы зависит от корректных настроек видов документов, тематики, прав доступа, автозаполнения и т.д.

    По большому счёту желательно рассматривать текущее решение как переходной/подготовительный этап перед внедрение "1С: Документооборот", когда предприятие войдёт в более-менее спокойный и предсказуемый режим работы и накопит достаточно материала и компетенций для перехода на более высокий уровень.