Как мы знаем из Налогового кодекса, статьи 223, все доходы делятся на две основные группы:
1. оплата труда
2. прочие доходы
Для оплаты труда считается, что дата получения дохода - это последний день месяца, за который она начислена, или дата увольнения. А для прочих доходов - день фактической выплаты этого дохода. В ЗУП 3.1 - это дата ведомости на выплату.
При начислении незарплатных доходов нужно понять, какая будет сумма к выплате - для этого от суммы начисления нужно отнять НДФЛ. А чтобы посчитать НДФЛ, нужно знать дату получения дохода.
Обычно бухгалтер не особо заморачивается с этой датой, и ставит ту дату, что предлагает ЗУП при вводе документа начисления. Это называется "Планируемая дата выплаты".
Например, больничный планирует выплатить в аванс, в месяце начисления, и ставит планируемую дату выплаты 20 числа этого месяца. ЗУП начисляет НДФЛ, исходя из этой даты - а от нее зависит месяц применения вычета, а также годовой доход нарастающим итогом.
Но что произойдет, если больничный будет фактически выплачен следующим месяцем? ЗУП уточнит дату получения дохода - отсторнирует сумму дохода с планируемой даты выплаты и заново начислит фактической датой выплаты.
Соответственно, доход будет учтен уже другим месяцем начисления. Если перенос выполнен в пределах одного квартала - ничего особо страшного не произойдет. Возможно, будут пересчитаны вычеты на детей, может незначительно поменяться сумма налога при очередном расчете.
Если перенос даты выполняется в другой квартал того же года - ситуация уже посерьезнее, но тоже ничего страшного.
А вот если дата переезжает в следующий год- последствия самые серьезные, особенно, если бухгалтер уже подготовил налоговую отчетность, и вдруг обнаружил, что отчеты у него "поплыли" - из текущего года исчезает часть суммы дохода и налога.
Нужно отметить, что перенос даты получения дохода может быть и по другим причинам. По моему опыту, могу выделить три:
1. Документ начисления выплачен правильно, но изначально ошиблись с датой получения дохода (а ведомость исправила);
2. Доход выплачен неполностью, а двумя и более ведомостями. В этом случае часть дохода, попавшая во вторую ведомость, переносится на новую дату получения дохода;
3. Доход выплачен правильно и вовремя, а потом внесли исправление в документ начисления - увеличили или уменьшили сумму. Затем создаются ведомости на выплату, и дата получения дохода переезжает в другой месяц/квартал/год.
Причины могут быть разными, а решение проблемы сводится к выявлению таких ситуаций, когда планируемая дата выплаты отличается от фактической.
Этот отчет выявляет такие ситуации по следующим правилам:
1. Учитываются только незарплатные доходы, т.е. категория дохода для НДФЛ не равна "Оплата труда";
2. Учитываются доходы, у которых планируемая дата выплаты в документе начисления (или фактическая дата выплаты в ведомости на выплату) попадает в указанный период.
Отчет необходимо применять после того, как ведомости на выплату сформированы и проведены, но до того, как они фактически оплачены. Таким образом можно выявить причину - почему дата дохода перенесена, и вовремя ее устранить.
Возможные варианты устранения:
1. Если ошиблись с планируемой датой выплаты - исправить ее в документе начисления, пересчитать НДФЛ начисленный, перезаполнить ведомость на выплату;
2. Если документ начисления был оплачен неправильно (например, не полностью), разобраться со взаиморасчетами. Это отдельная большая тема, в которую сейчас углубляться не буду, возможно, сделаю другую статью.
3. Бывают ситуации, когда перенос дохода оправдан - это когда сотрудник был должником, зарплата и доходы некоторое время не выплачивались, а сейчас появилась сумма к выплате. Здесь только смириться и корректировать отчетность.
Часть проблем с НДФЛ связана с некорректным разложением документов-оснований в ведомостях на выплату, если бухгалтер этот момент не контролирует (да в ЗУП и нет штатного механизма такого контроля, кроме как вручную).
Такие ситуации рассмотрены в статье "Выявление ошибок выплаты по документам начисления"
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт