ПОРТФЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Группа компаний «Бизнес ИТ» разработала решение, позволяющее дистанционно решать задачи и управлять документами. Портфель руководителя предназначен для устройств на базе iOS и интегрируется с системой электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС. Преимущества данного продукта — это, в первую очередь, широкая функциональная часть, возможность адаптации под потребности заказчика и легкий интерфейс.
Теперь, уезжая в командировку, руководителю вместо тяжелого портфеля с бумагами, достаточно взять всего лишь его iPad.
«Портфель руководителя» можно использовать как при подключении к локальной сети или Интернету, так и в автономном режиме.
ВОЗМОЖНОСТИ И ПРЕИМУЩЕСТВА
- приложение поддерживает новейшие технологии работы с помощью сенсорного экрана, multitouch и записи аудиоинформации;
- возможность работать на одном и том же устройстве как в офисе, так и за его пределами;
- возможность работы в offline-режиме. Можно прерывать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия сети Интернет или локальной сети. Отсутствие сети будет совершенно незаметно для пользователя и, при подключении, занесённая руководителем информация будет автоматически переслана на сервер СЭД;
- два режима работы - с помощником и без него. Резолюции, при попадании обратно в систему, автоматически рассылаются исполнителям;
- фоновая проверка и загрузка сообщений с сервера;
- параллельная работа руководителя и помощника - помощник видит все присланные и отработанные документы руководителя;
- параллельная работа на нескольких рабочих местах - изменения с документами отражаются на всех устройствах;
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ И ПРИКРЕПЛЕННЫМИ ФАЙЛАМИ
- возможность получать документы на ознакомление, рассмотрение, согласование, подпись;
- быстрый поиск нужных документов (из тех документов, что уже были получены руководителем в приложении);
- возможность настройки периода хранения архивных документов;
- возможность настройки группировки документов по папкам: по статусу, по виду, на основе данных сервера (личные папки или рубрикатор). Использование функционала личных папок или рубрикатора позволяет распределять документы по заранее настроенным папкам:
- рубрикатор – документы сортируются по заранее настроенным рубрикам;
- личные папки – документы сортируются по заранее настроенным личным папкам.
- поддержка многостраничных TIFF файлов;
- функция «Проговорить» - производит чтение документа (требуется iOS 7, iOS 8);
- аннотирование файлов: выделение текста, рисование, добавление штампов, подписей, фото и аудио;
- поиск по содержимому документа;
- установка закладок в документе;
- файлы, полученные из системы «Дело» можно отправить по электронной почте вне системы «Дело»;
ИНФОРМАЦИЯ О ДОКУМЕНТЕ И РАБОТА С РЕЗОЛЮЦИЯМИ
- возможность накладывать на документы аудио-резолюции, вводить рукописный текст;
- режим ввода текста резолюции голосом. Произнесите текст и приложение распознает его.
- информационный лист, который содержит информацию о документе;
- возможность накладывать резолюции на только что отснятые фотографии и отправлять их в систему «Дело» напрямую к исполнителям. Также имеется возможность накладывать резолюции на файлы, полученные по электронной почте;
- отображение резолюций по иерархии - информация о резолюциях отображается согласно их подчиненности;
- возможность проставить отметку ответственного исполнителя (отметка проставляется как на одном, так и на нескольких исполнителях);
- создание проекта резолюции на документе, который поступил руководителю для ознакомления. Доступна возможность создать инициативный проект резолюции;
- постановка резолюций на контроль;
- получение контрольных резолюций, в которых руководитель является контролером или исполнителем на ознакомление;
ВАРИАНТЫ НАСТРОЙКИ ОПЦИЙ И ИНТЕРФЕЙСА
- поддержка тем приложения: цвета, шрифты, изображения, положение, размеры элементов, виды представления информации документа, списков и папок;
- возможность настройки интерфейса пользователя: включение/выключение функций аннотирования, аудио и графического комментария, создание инициативных поручений, включение/выключение дополнительного функционала и папок;
- возможность выбора событий, при которых документы будут отправляться руководителю (отправлять проекты на визирование, проекты на подпись, проекты резолюций, документы на ознакомление, контрольные или неконтрольные резолюции)
- отправка документов по ссылкам – отправка связанных документов с текущей карточкой;
- возможность ограничения отправки документов на ознакомление руководителю только от помощника;
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
- сбор статистики отправки документов – в серверной части отображается количество документов, отправленных каждому руководителю.
- возможность удаленного управления клиентским приложением (активация, обновление, получения протоколов, снимков экрана, отправка информационных текстовых сообщений, запрос состояния планшета и технических параметров, управление базой данных.)
- возможность не перемещать подписанные документы из папки в системе «Дело» – подписанный документ не уходит из папки «На подпись» в системе «Дело», Помощником отслеживается статус РКПД, после чего принимаются соответствующие действия;
- параметр «Упаковывать вложения в zip при отправке» позволяет упаковывать пересылаемые файлы в zip архив для уменьшения объема отправляемого файла;
- все списки отображаются в порядке, заданном помощником, либо по алфавиту: исполнители, тексты резолюций.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭП
- импорт сертификата и ключа ЭП для загрузки в приложение. Импорт производит дополнительным ПО прилагаемым с основным пакетом приложения;
- в приложение встроено КриптоПро CSP 4, поэтому достаточно загрузить импортированный ключ в приложение и спокойно подписывать необходимые документы;
- возможно накладывать резолюции, визировать и подписывать документы с помощью ЭП;
БЕЗОПАСНОСТЬ И ЗАЩИТА ДАННЫХ
- руководитель может защитить свои документы установкой личного пароля на вход в программу;
- документы могут быть автоматически удалены с устройства после трёх неверных ввода пароля;
- пароль администратора используется для скрытия части важных настроек приложения от руководителя;
- если руководитель забудет свой пароль, то с помощью пароля администратора, можно будет его изменить.
- для передачи данных может использоваться защищенный канал. Для защиты используется протокол SSL.
