11 августа на вебинаре Инфостарт разобрали, как перенести миграционный учет иностранных сотрудников из Excel и отдельных таблиц в 1С, контролировать сроки документов, формировать уведомления, работать с Госуслугами и проверять сотрудников по данным МВД.
Когда пора автоматизировать миграционный учет
Во многих компаниях данные об иностранных сотрудниках хранятся сразу в нескольких местах. Кадровый учет ведут в ЗУП, сроки действия документов контролируют в Excel, а уведомления для МВД заполняют отдельно.
Такой подход вынуждает кадрового специалиста постоянно сверять данные между системами и самостоятельно контролировать сроки.
На вебинаре Алексей Щербинский показал два решения для автоматизации этих процессов: модуль «Миграционный учет для 1С» и конфигурацию «Миграционный центр».
«Миграционный учет для 1С» подойдет компаниям, которые принимают иностранных граждан на работу и хотят вести миграционный учет внутри своей учетной системы. «Миграционный центр» рассчитан на другой сценарий: работу с несколькими организациями и оказание услуг по миграционному учету третьим лицам.
Разберем, какие задачи можно автоматизировать и чем отличаются два решения.
«Мы уже ведем сотрудников в 1С ЗУП. Что еще придется заполнять?»
После установки модуля в карточке иностранного сотрудника появляются дополнительные миграционные сведения.
В них можно хранить информацию о миграционной карте, визе, патенте, медицинском страховании и других документах. Часть сведений уже есть в карточке сотрудника в 1С, поэтому специалисту остается заполнить недостающие данные.
Пример на демонстрационных данных.
Эти сведения затем используются при формировании документов. Данные сотрудника берутся из его карточки, реквизиты работодателя подставляются из карточки организации. Если обязательный реквизит пропущен, модуль сообщает об этом перед формированием документа.
Таким образом, кадровому специалисту не нужно повторно переносить одни и те же сведения в каждый бланк.
«Можно ли автоматически формировать документы для МВД?»
В модуле реализовано около 45 печатных форм. Среди них есть основные документы, которые работодатели используют при работе с иностранными сотрудниками:
- уведомление о прибытии;
- уведомление об убытии;
- уведомление о заключении трудового договора;
- уведомление о расторжении трудового договора;
- уведомление о выплате заработной платы;
- ходатайства и гарантийные письма.
Документ можно создать непосредственно из карточки сотрудника. Если требуется подготовить уведомление сразу для нескольких иностранцев, доступно формирование списком.
При первом использовании форму настраивают с учетом требований конкретного подразделения МВД. Настройки можно сохранить, а затем выбрать готовый вариант при подготовке следующего документа. Это удобно для организаций, которые взаимодействуют с несколькими подразделениями и используют для них разные параметры заполнения.
Готовую форму можно проверить, при необходимости отредактировать, сохранить или распечатать.
Все доступные к автоматизации формы можно посмотреть, пройдя небольшой опрос, для этого нажмите кнопку ниже.
«Как не пропустить окончание патента или другого документа?»
Одна из задач миграционного учета связана не с подготовкой форм, а с контролем сроков.
В модуле можно настроить напоминания по документам иностранных сотрудников. Пользователь сам определяет, за сколько дней система должна предупредить его об окончании срока. Например, уведомление можно получить за 15 или 20 дней.
Задачи появляются на начальной странице 1С. Дополнительно их можно отправлять на корпоративную электронную почту.
Для общего контроля предусмотрен отчет по иностранным гражданам. В нем можно увидеть сотрудников, подразделения, даты приема и увольнения, а также сроки действия документов. Отчет формируется за выбранный период и позволяет отфильтровать, например, только работающих или только уволенных сотрудников.
Такой отчет можно использовать и при передаче дел другому специалисту. Вместо нескольких таблиц он получает список сотрудников и актуальные сроки документов в одном месте.
«Нужно ли отдельно заходить на Госуслуги для отправки уведомлений?»
Модуль поддерживает интеграцию с Госуслугами.
После подготовки документа данные можно перенести из 1С в заявление на портале. На вебинаре показали два варианта работы: через обработку с открытым кабинетом Госуслуг и через интеграцию по API.
Для прямой интеграции потребуется предварительная настройка. В частности, нужен личный кабинет юридического лица и необходимые электронные подписи и сертификаты. В самом модуле предусмотрена инструкция с последовательностью действий, а при необходимости настройку помогает выполнить техническая поддержка разработчика.
После настройки кадровый специалист может готовить данные для отправки непосредственно из привычного интерфейса 1С.
«Можно ли проверять иностранных сотрудников по данным МВД?»
В актуальной версии решения появился дополнительный сервис проверки иностранных сотрудников.
Он позволяет контролировать три параметра:
- наличие сотрудника в реестре контролируемых лиц;
- наличие в базе розыска МВД;
- актуальность патента.
Компания сама определяет, каких сотрудников проверять и с какой периодичностью. Можно выбрать всех иностранцев либо отдельных сотрудников, отфильтровать их по подразделению или гражданству и установить расписание проверки.
Результаты собираются в отдельном отчете. В нем отображаются статус сотрудника и дата последней проверки по соответствующим источникам. При необходимости специалист может дополнительно запустить проверку из карточки сотрудника.
Пример на демонстрационных данных.
В результате проверки становятся частью текущей работы в 1С, поэтому кадровому специалисту не приходится вручную контролировать каждого сотрудника через отдельные сервисы.
«Миграционный учет для 1С» или «Миграционный центр»: что выбрать
Выбор зависит прежде всего от того, зачем компании нужна автоматизация.
Модуль «Миграционный учет для 1С» рассчитан на работодателей, которые принимают иностранных сотрудников в собственный штат. Специалисты продолжают работать в своей базе 1С и получают дополнительные инструменты для миграционного учета.
Пример на демонстрационных данных.
Конфигурация «Миграционный центр» подойдет организациям, которые оказывают миграционные, юридические, аутсорсинговые или аналогичные услуги другим компаниям. Конфигурация поддерживает многофирменный учет в одной базе.
Есть и функциональные различия.
В «Миграционном центре» хранится история документов сотрудника. Можно посмотреть предыдущие миграционные карты, документы прошлых периодов, историю оплаты НДФЛ и архив сформированных документов. Также система сохраняет информацию о том, кто создал или изменил карточку сотрудника.
Кроме того, в «Миграционном центре» предусмотрены отдельные возможности для работы с иностранными студентами и документы для оформления гражданства. В модуле «Миграционный учет для 1С» этих блоков нет.
Если компания ведет собственных иностранных сотрудников в 1С:ЗУП, рекомендуется рассматривать модуль. Даже при нескольких юридических лицах переход в отдельную конфигурацию может создать лишний рабочий контур: кадровому специалисту придется одновременно работать в 1С:ЗУП и «Миграционном центре».
Для нескольких юридических лиц не обязательно приобретать несколько основных поставок модуля. Основная поставка включает лицензию для одного юридического лица, а для остальных можно приобрести дополнительные лицензии.
«Работает ли модуль в 1С:Фреш?»
На данный момент установить модуль в 1С:Фреш нельзя из-за ограничений площадки. В качестве облачной альтернативы разработчик предлагает рассмотреть 1С:ГРМ, где модуль может работать. Этот момент стоит учитывать еще до покупки решения, если кадровая база организации работает в облаке.
Что в итоге получает кадровая служба
Автоматизация не отменяет требования к корректности исходных данных и первоначальной настройке системы. Зато она позволяет собрать основные операции миграционного учета в одном рабочем контуре.
Кадровый специалист может:
- хранить миграционные сведения вместе с данными сотрудника;
- автоматически формировать документы на основании информации из 1С;
- получать предупреждения об окончании сроков документов;
- проверять заполненность реквизитов;
- готовить данные для отправки через Госуслуги;
- проверять сотрудников по реестру контролируемых лиц, базе розыска МВД и актуальности патента;
- формировать отчеты по иностранным сотрудникам и срокам их документов.
Основной критерий выбора решения связан со сценарием работы. Если компания учитывает собственных иностранных сотрудников в 1С, стоит рассматривать модуль «Миграционный учет для 1С». Если организация оказывает миграционные услуги другим компаниям и ей нужен многофирменный учет, история документов и дополнительные функциональные блоки, больше возможностей дает «Миграционный центр».
На вебинаре показали основные сценарии работы обоих решений. Чтобы проверить, как они будут работать с конкретной базой, составом юридических лиц и процессами кадровой службы, возможности продуктов можно разобрать на индивидуальной демонстрации.
Подробнее о продукте на странице решения.
