С 1 января 2023 года государственные и муниципальные учреждения всех типов обязаны применять формы электронных первичных документов. Для этого учреждениям придется внедрить новые процедуры их оформления.
Рассказываем, кого ждет переход, какие документы переводят в электронный формат, и какие новые процедуры потребуется выполнять в связи с переходом.
Кто переходит на электронные первичные документы
Сейчас вести первичные документы в электронном формате должны федеральные казенные учреждения, которые обслуживает «Центр обеспечения деятельности Казначейства России» (ФКУ ЦОКР). Остальные госучреждения применяют электронную первичку в порядке эксперимента.
Согласно приказу Минфина, с 2023 года вести первичку в электронном формате обязаны государственные и муниципальные учреждения. Однако в документообороте этих учреждений в следующем году еще останется бумажная первичка. Ее вытеснение электронной будет происходить постепенно.
Какие документы будут вести в электронном формате
Первые формы электронной первички Минфин России утвердил приказом от 30.03.2015 № 52н (в редакции приказа от 15.06.2020 № 103н):
- Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
- Изменение Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
- Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
- Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
- Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
- Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
За исключением «Отчета о расходах подотчетного лица» вышеперечисленные формы не имеют бумажных аналогов.
Приказом также были утверждены две формы электронных регистров «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» (ф. 0504093) и «Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами» (ф. 0504094).
Затем приказом от 15.04.2021 № 61н Минфин утвердил еще несколько форм электронной первички:
- 0510431 «Ведомость группового начисления доходов»;
- 0510433 «Акт о консервации (расконсервации) объектов основных средств»;
- 0510434 «Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование»;
- 0510436 «Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам»;
- 0510437 «Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами со счета»;
- 0510439 «Решение о проведении инвентаризации»;
- 0510440 «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов»;
- 0510422 «Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы»;
- 0510445 «Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам»;
- 0510446 «Решение о восстановлении кредиторской задолженности»;
- 0510836 «Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств».
Следующим приказом № 62н были утверждены еще два электронных регистра:
- 0510837 «Ведомость начисления доходов бюджета»;
- 0510838 «Ведомость выпадающих доходов».
Применение электронной первички становится обязательным и для отражения тех хозяйственных операций, которые прежде не подтверждались первичными документами. Например, для корректировки приказа о командировании или обоснования закупки.
Новые процедуры
Согласно Методическим рекомендациям Минфина (утв. приказами Минфина № 52н и № 61н), неотъемлемой частью некоторых форм являются листы согласования, ознакомления и голосования.
Например, лист голосования нужно оформлять к формам:
- Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф.0510440);
- Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф.0510445);
- Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).
Лист согласования входит в состав форм:
- Акт о консервации (расконсервации) объектов основных средств (ф. 0510433);
- Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (0510436);
- Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837).
При этом лист ознакомления и лист согласования оформляют при принятии Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439).
Таким образом, теперь вместо одного бумажного аналога нужно создавать два электронных документа для соблюдения этих процедур (например, акт, а к нему лист ознакомления и лист голосования). Для подписания всех этих документов требуются электронные подписи.
Разъяснения Минфина
В письме от 01.12.2022 № 02-07-07/117981 Минфин России разъяснил особенности оформления форм электронной первички и описал бизнес-процессы по их заполнению.
|
Как выглядит бизнес-процесс по заполнению форм электронной первички? Приведем пример и «заполним» Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) в соответствии с разъяснениями Минфина. Из описания бизнес-процесса к Решению (ф. 0510439) следует, что в учреждении:
Ответственный исполнитель формирует Решение (ф.0510439), заполняет реквизиты и подписывает простой электронной подписью (ПЭП). Затем он оформляет лист согласования и направляет его для согласования должностным лицам. Далее должностные лица согласовывают Решение с применением ПЭП или указывают причину отказа в согласовании. После этого Решение возвращается ответственному исполнителю. Если Решение согласовано, то его направляют руководителю учреждения для утверждения. В зависимости от решения руководителя документ получает статус «Отказан» или «Аннулирован». При этом руководитель использует квалифицированную электронную подпись (ЭЦП). После утверждения Решение руководителем, формируется лист ознакомления. Лист ознакомления ответственный исполнитель направляет членам инвентаризационных комиссий и лицами, в отношении которых проводится инвентаризация, а также в бухгалтерию. Должностные лица, указанные в листе ознакомления, подписывают его ПЭП. |
В письме Минфин также дал описание бизнес-процессов и привел примеры заполнения:
- Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
- Решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
- Решения об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510422);
- Изменений Решения о проведении инвентаризации» (ф. 0510447).
В следующем году эти формы электронной первички нельзя будет принять к учету без оформленных листов голосования, ознакомления и согласования. Поэтому все новые процедуры с указанием сроков их проведения учреждение должно подробно изложить в учетной политике или другом локальном акте.