ФНС опубликовала приказ, утверждающий XML-формат представления договора в электронной форме. Его можно будет применять как альтернативу формату PDF-А/3.
Два формата
ФНС продолжает работу над стандартизацией электронных договоров. В апреле 2022 года ведомство утвердило формат PDF-А/3. В новом приказе налоговая служба подготовила альтернативу – XML-формат.
Компания вправе самостоятельно выбирать, какой из форматов применять при заключении электронных договоров в зависимости от своих потребностей и уровня цифровизации. Вне зависимости от выбора электронный документ, соответствующий стандартам, можно будет без проблем передать в налоговые органы по телекоммуникационному каналу при истребовании или для пояснений.
В налоговой службе отмечают, что новый XML-формат подойдет для организаций, у которых цифровизация находится на высоком уровне. При его использовании доступно больше инструментов для аналитики по сравнению с PDF-А/3, потому что все данные документа представлены в виде структурированных фрагментов. Их легко обрабатывать внутренним алгоритмам информационных систем.
XML – распространенный язык разметки документов. Благодаря высокой популярности работу с XML поддерживает большинство языков программирования, в том числе 1С. Применять новый формат можно после вступления приказа ФНС в силу – с 14 июля 2023 года.
Альтернативный формат
Альтернатива для XML-формата электронного договора – формат PDF-А/3. Он более универсален и подойдет для компаний с разным уровнем внедрения цифровизации. Формат должен поддерживать международный стандарт ISO 19005-3:2012, который допускает использование вложенных файлов. Поэтому PDF-А/3 представляет собой единый контейнер, который состоит из двух частей:
- Структурированная xml-часть содержит основную информацию из документа. Благодаря такому формату хранения данные могут быть обработаны системой автоматизации.
- Визуальная часть представлена стандартным текстом, удобным для восприятия сторонами сделки. Итоговый файл сохраняется в формате pdf и может быть просмотрен без наличия продвинутой информационной системы.
В «1С:Предприятии» поддержка новых форматов электронных договоров добавляется после публикации соответствующего приказа ФНС с выходом очередных версий. Отслеживать сроки и изменения в разделе «Мониторинг законодательства»: XML-формат, формат PDF-A/3.
Упрощение взаимодействия
Для оптимизации работы с новым форматом электронных документов ФНС разработала программу для визуализации XML-файлов. Этот инструмент предназначен для сотрудников инспекций. Он позволит им просмотреть документ в удобном виде.
Применение программы утверждено приказом ФНС от 15.05.2023 № ЕД-7-26/314@. Ведомство рекомендует ссылаться на этот документ, если работники налоговой службы просят прислать в дополнение к XML-файлу картинку договора.
