Наиболее значимые положения документа затрагивают вопросы хранения бухгалтерских документов, составленных на бумаге, а также правила внесения изменений в такие документы.
Бумажные архивы остаются
Проект документа, в котором содержится ряд предложений по работе с бухгалтерскими документами опубликован на сайте Минфина.
Одно из наиболее значимых предложений в данном проекте – это фиксация требования хранить документы, оформленные на бумаге: «Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается», – говорится в проекте документа.
Если данное предложение будет принято, то ранее обсуждавшиеся инициативы по оцифровке бумажных архивов (придаче юридической значимости скан-копиям бухгалтерских документов) потеряют свою актуальность.
Также стоит напомнить, что в прошлом году Росархив изменил сроки хранения бухгалтерских документов. Новые правила предполагают сокращение сроков хранения по некоторым видам документов, но основные формы, составляющие большую часть бухгалтерского документооборота, по новым правилам нужно будет хранить дольше. Например, счет-фактуры следует хранить 5 лет, а не 4, как раньше.
Минфин предлагает запретить править документы карандашом
Если Минфин поддержал меры, обеспечивающие требования хранить документы в бумажном виде, при условии, что именно так они были составлены первоначально, то вполне закономерно, что целый ряд положений нового стандарта бухгалтерского документооборота касается процесса внесения изменений в бумажные документы.
В частности проект документа содержит такие рекомендации:
- записи в документах на бумажном носителе, должны производиться средствами (в частности, краской, чернилами, шариковой ручкой), обеспечивающими сохранность этих записей в течение установленного срока хранения;
- при создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (в частности, простым карандашом).
Кроме положений, регламентирующий оборот бумажных документов в стандарте содержится целый ряд предложений по оптимизации процесса обмена электронными документами. Авторы нового стандарта не предлагают вносить какие-либо кардинальные изменения, скорее, речь идет о фиксации уже сложившейся деловой практики.
Полный текст проекта стандарта бухгалтерского документооборота доступен на сайте Министерства финансов РФ.
