Для торговых компаний и особенно интернет-магазинов очень важен вопрос закупки товаров.
После того, как сработала воронка продаж и клиент оформил заказ на первый план выходит процесс обеспечения потребностей. В последнее время все больше компаний используют "дропшиппинг" (dropshipping), торговлю "с колес" или под заказ клиента, т.е. на витрину (прайс или каталог) выставляются товары, которых нет в наличии на собственном складе, но которые есть у поставщиков. В результате цепочка бизнес-процесса закупок заметно усложняется:
- Формирование необеспеченных потребностей по подтвержденным заказам клиентов
- Выбор поставщика по каждой номенклатуре (автоматически или вручную)
- Оформление заказов поставщикам в 1С
- Отправка заказов поставщикам (по электронной почте или прочим каналам)
- Обработка полученных от поставщиков подтверждений заказов (сверка счета на оплату с заказом по перечню товаров, количеству и ценам)
- Обработка отказов по не подтвержденным позициям (повторный заказ поставщику или отмена для клиента)
- Подтверждение заказа поставщику (что мы согласны с его счетом)
- Получение от поставщика накладной (ТОРГ-12, Счет-фактура) в электронном виде и загрузка данных в приходную накладную в 1С (с учетом ГТД, серий и т.д.)
В итоге, если нет соответствующих инструментов автоматизации процесса, то отдел снабжения может стать узким звеном, тормозящим развитие всей компании (либо раздувается штат сотрудников, для выполнения рутинных операций).
Наш модуль рабочего места по закупкам в 1С создавалось для решения вышеописанных проблем управления закупками.
Рассмотрим ключевые особенности и механизмы обработки.
Для начала стоит отметить, что данное решение по созданию заказов поставщикам в 1С 8.3 является дополнением к программе “1С:Управление торговлей 11” (УТ 11). Так же оно будет без проблем работать во всех идентичных конфигурациях: “1С:ERP”, 1C:Комплексная автоматизация 2 (КА 2), и многих отраслевых решениях, построенных на базе вышеперечисленных конфигурациях 1С. Рабочее место по закупкам сделано в виде внешней обработки, легко подключается к любой базе (в том числе и облачной) и не требует внесения изменений в конфигурацию (т.е. база остается на поддержке 1С и без проблем будет обновляться).
Работа закупщика начинается с формирования текущего списка потребностей - товаров, которые нужно закупить.
- Закупщик заполняет список заказов клиентов (верхняя таблица), по которым есть не обеспеченные товары. Если по каким то заказам закупать товары еще не нужно, можно снять с них метки и они не будут обрабатываться системой.
- Средняя таблица содержит товары, которые нужно закупить. Для удобства и наглядности в этой таблице сразу отображается много информации по потребностям (плановая дата отгрузки клиенту, количество потребности, цена в заказе клиента)
- При выделении строки товара в средней таблице в нижней таблице отображаются остатки и цены всех поставщиков по данному товару (эти данные загружаются в систему отдельно, например другим нашим решением)
- По каждому товару из средней таблицы нужно выбрать поставщика, у которого он будет закупаться. Это можно сделать автоматически, нажав на кнопку “Заполнить поставщиков” (заполняется по минимальной цене с проверкой возможности поставки к заданному сроку)
После распределения товаров по поставщикам нажимается кнопка “Создать заказы поставщикам” и в системе для каждого поставщика записывается отдельный заказ. При этом те позиции, по которым оформились заказы поставщикам пропадают из списка не обеспеченных (они становятся обеспеченными)
Если в системе за текущий день уже был заказ нужному поставщику и он еще не закрыт на редактирование, то система не создает новый заказ, а добавляет товары в существующий (это удобно, когда заказы поставщикам формируются в течении дня несколько раз)
После создания заказов поставщикам в 1С их нужно передать поставщику. Чаще всего для этого используется электронная почта. В нашем рабочем месте это можно сделать нажав всего одну кнопку “Отправить поставщику”. При этом через встроенный в 1С почтовый клиент поставщику отправляется письмо с вложенной печатной формой заказа в формате Excel.
В списке заказов поставщику отображается информация по статусам взаимодействия с поставщиками (Отправлен заказ, Получен ответ, Ответ обработан, Заказ подтвержден)
E-mail поставщика, шаблон печатной формы и текст письма задаются в настройках обработки для каждого поставщика индивидуально. Печатную форму можно выбрать как типовую, так и любую внешнюю (это часто требуется для соблюдения требований поставщика по формату файла заказа).
Далее поставщик, обычно, присылает счет на оплату, что является подтверждением заказа. Но для того, чтобы убедиться, что все заказанные товары поставщик подтвердил и условия поставки нас устраивают - нужно сверить данные в счете от поставщика с исходным заказом. Для этого в рабочем месте есть соответствующий удобный инструмент. Он вызывается по кнопке “Сверить счет”.
Форматы счетов (подтверждений) у поставщиков всегда разные. Поэтому в обработке предусмотрены соответствующие гибкие настройки чтения и загрузки данных в 1С из получаемых от поставщиков файлов (см. выше форму настройки обмена с поставщиком).
Сопоставление товаров из счета и в 1С выполняется согласно настройкам:
- По артикулу, наименованию и любым другим стандартным полям или дополнительным реквизитам и сведениям номенклатуры
- Если в 1С загружена номенклатура поставщика, то можно выполнять сопоставлению по артикулу или идентификатору (коду) поставщика
При сверке счета от поставщика могут возникнуть различные коллизии. Все они хорошо будут видны в форме сверки:
- Какого то заказанного товара вообще нет у поставщика (полный отказ)
- Какого то заказанного товара в наличии есть меньше, чем требуется для отгрузки клиенту (частичный отказ)
- Закупочная цена на какой то товар сильно отличается от той, что была установлена ранее
- Закупочная цена на товар выше, чем цена для клиента (продажа в убыток)
- Поставщик заменил один товар на другой (аналог) и не уведомил об этом
Тут стоит отметить, что сверка проводится с учетом привязок товаров к заказам клиентов (Назначения). Пример: в исходном заказе поставщику товар А заказывается под 3 заказа клиента (т.е. в заказе поставщику есть 3 строки с одним и тем же товаром, но разными назначениями). В счете от поставщика будет 1 строка с товаром А в количестве 3 шт. Обработка разобьет эти 3 шт по всем заказам клиента (или сообщит, что на какой то заказ не хватило нужного количества).
По итогу сверки, заказ поставщику приводится в полное соответствие со счетом от поставщика. Все отказные позиции вычеркиваются из заказа поставщику. Эти позиции становятся снова не обеспеченными. Они опять попадут в список товаров к закупке, а также по заказам клиентов будет видно отсутствие обеспечения по этим позициям.
Когда товар поступает от поставщика на склад, то в рабочем месте можно быстро “Создать поступление” по заказу клиента, а также загрузить перечень поступивших товаров из накладной поставщика (УПД, ТОРГ-12, Счет-фактура) в электронном виде с учетом ГТД. При этом, по аналогии с загрузкой счета, будет опять проведен контроль соответствия заказа поставщику и отгруженных по факту товаров.
Применимость
Обработка может работать в любой из конфигураций:
- 1С: Управление торговлей 11 (УТ 11)
- 1С: Комплексная автоматизация 2 (КА 2)
- 1С: ERP 2
Гибкость
- В типовой механизм работы заложены 3 основные механизма подбора поставщиков: Минимальная цена поставщика, Приоритетность поставщиков, Основной поставщик по товару
- Поддерживается обеспечение на разных складах/филиалах, когда в удаленных торговых точках заказы могут обеспечиваться с центрального склада или под централизованные заказы поставщикам
- Есть возможность исключить выделенный перечень товаров из обеспечения
- Есть возможность задать группу товаров, только по которой будет проводиться анализ потребностей
Попробовать бесплатно работу системы в демо-базе можно здесь.
Часто задаваемые вопросы:
- Версия обработки 1.3 тестировалась на релизе Управление торговлей (УТ) 11.4, 1С: Комплексная автоматизация 2.2, 1С:ERP 2.2. Адаптация обработки под любой другой релиз выполняется бесплатно в срок до 3х рабочих дней.
- Обработка написана на управляемых формах.
- Код обработки основной поставки закрыт. Есть версия с открытым кодом, которая приобретается отдельно.
- Для подключения обработки в базу нужно выполнить следующие операции: Раздел меню Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки. Далее добавляем новый элемент и выбираем файл с обработкой. Указываем раздел, где будет видна обработка и пользователей.
- Если Клиенту необходим функционал, которого нет в исходной версии обработки, то мы готовы это сделать по запросу. Стоимость доработок зависит от количества изменений, которые потребуется внести в подсистему и определяется вначале при составлении Технического задания на доработку.
- При выходе новых версий конфигурации "1С:Управление торговлей 11" (1C:ERP 2) обработка может полностью или частично перестать функционировать (т.к. компания 1С часто вносит существенные изменения в структуру конфигурации). В течении года обновления обработки будут высылаться по запросу бесплатно. Далее подписка на год на обновления будет стоить 30% от стоимости решения.
- Техподдержка бесплатна на протяжении 1 месяца с момента покупки. Запросы клиента будут обрабатываться в текущем режиме в рабочие дни, но не более 1х суток после поступления запроса. Далее техподдержка осуществляется на платной основе по ставке 2200 руб./час.
История версий:
1.0.50 - 06.04.20
Добавлено:
-возможность выбора нескольких вложений при сверке заказов
-настройка позволяющая открывать отправляемые письма перед их отправкой
1.0.51 - 07.04.20
Добавлено:
-механизм сохранения данных файлов сверки в виде прикрепленных файлов документов заказ поставщика и пту
-настройки для считывания входящей даты и номера с последующим сохранением их в соответствующие реквизиты пту
1.0.52 - 08.04.20
Исправлено:
-Не устанавливался флаг обработки заказов поставщиков в списке заказов после переноса данных в документ из форме сверки с файлом
1.0.53 - 08.04.20
Изменено:
-Место показа диалога-вопроса о присоединении считанного файла к документу
Добавлено:
-кнопка "Связанные документы", которая отображается в списке заказов поставщикам
-обработки для считанных номера и даты входящих из файла данных
1.0.54 - 14.04.20
Добавлено:
-блок с примерами и проверкой формул в форме настроек обработки
1.0.55 - 16.04.20
Добавлено:
-настройки для считывания входящей даты и номера с последующим сохранением их в соответствующие реквизиты заказа поставщику.
1.0.56 - 01.05.20
Добавлено:
- механизм позволяющий редактировать текст исходящего электронного письма перед его отправкой
- выпадающий список поставщиков из настроек при выборе поставщика в таблице товаров к закупке
- в настройках появилась таблица склады своих потребностей, которая ограничивает список складов
при заполнении поставщиков в таблице товаров к закупке
1.0.57 - 05.05.20
Добавлено:
- Добавлен механизм выбора видов обрабатываемых документов (новая вкладка в настройках)
1.0.58 - 04.06.20
Добавлено:
- Исправлена ошибка при поиске заявок на возврат
1.0.59 - 17.07.20
Устранены ошибки связанные с запуском в новой версии УТ
1.0.60 - 20.07.20
В форме выбора входящих писем добавлена колонка с информацией о наличии вложений у писем
- Добавлен механизм чтения скидок
1.0.61 - 22.07.20
- Добавление возможности переноса % скидок в документ
- При двойном клике на строку таблицы "Товары по текущему заказу " и "Свернутый вид" открывается карточка товара
- Добавлены кнопки командной панели списка заказов поставщику и поступлений товаров, для вызова информации о структуре подчиненности
- Добавлен механизм прикрепления к документов файлов PDF
- Исправлен глюк, при котором, в списке выбора входящих писем не отображалась картинка символизирующая наличие вложенных файлов
1.0.62 - 28.07.20
- Добавлена возможность взаимодействия Рабочего места по продажам с Рабочим местам по закупка, путем удобного переноса списка заказов из РМП в РМЗ
1.0.63 - 30.07.20
- Исправлена ошибка, при которой неправильно заполнялся список отправителей в исходящих письмах
Возможно, Вас так же заинтересуют наши другие разработки:
-
Рабочее место менеджера по продажам v.1. (Интернет-магазин, Розничная торговля)
-
Простое ценообразование (установка цен номенклатуры) для 1С 8.3 УТ 11 и 10.3 (КА, УПП, ERP)
-
Универсальная загрузка остатков и цен поставщиков (УТ 11, ERP 2.0)
