РКМ ГОЗ: автоматизация. Ускоряем подготовку больше, чем в 20 раз

07.06.22

Бизнес-анализ

Предприятиям, исполняющим гособоронзаказ (ГОЗ), работа по формированию расчетно-калькуляционных материалов (РКМ) доставляет немало трудностей. В данной статье мы поделимся своим опытом создания инструментов подготовки РКМ на базе программного продукта «1С:ERP:Управление предприятием» (1C:ERP), на примере проекта внедрения в ГК «Информтехника» (победителя конкурса «1С:Проект года»).

Статья посвящена вопросу автоматизации для ускорения подготовки расчетно-калькуляционных материалов на базе 1С:ERP.

Автор статьи:
Светлана Кокушева, руководитель корпоративных проектов ВЦ «Раздолье». Обладает опытом работы с 2002 г. с программными продуктами 1С на платформах 1С 7.7, 8.х. С 2006 г. руководитель проектов автоматизации промышленных предприятий на базе 1С:УПП и 1С:ERP. К настоящему моменту успешно завершила внедрение 1С:ERP на 10 крупных промышленных предприятиях, три из которых победили в Международном конкурсе корпоративной автоматизации «1С:Проект года».

Группа компаний «Информтехника»:
ведущий разработчик, проектировщик и производитель современных комплексных средств связи в России и странах СНГ.

Внедренческий центр «Раздолье»:
лидер по количеству успешных проектов внедрения 1С:ERP на крупных промышленных предприятиях России.
Проект внедрения 1С:ERP в ГК “Информтехника”, выполненный ВЦ “Раздолье”, стал победителем конкурса корпоративной автоматизации «1С:Проект года» в номинации «Лучший проект в Центральном федеральном округе».

 

До внедрения 1С:ERP для расчета РКМ по гособоронзаказу (ГОЗ)


Нужно отметить, что и до внедрения «1С:ERP» в группе компаний уже пользовались современными цифровыми решениями, которые, однако, были представлены в виде разрозненных, несогласованных и практически не интегрированных друг с другом систем, что приводило к дублированию процессов, тратам времени на сбор информации из различных систем и, соответственно, - задержкам в принятии важных управленческих решений.

Вместо одной информационной системы в группе компаний использовались сразу пять. При поиске необходимой информации специалистам приходилось собирать её из различных источников. Существовала система оперативного учета: производство, закупки, складская логистика и казначейство. В базы бухгалтерского учёта загружались данные оперативного учёта, затем на их основе формировался бухгалтерский и налоговый учёт. Для автоматизации документооборота использовалась отдельная система, не интегрированная ни с одной другой системой, эксплуатируемой на предприятии.

Толчком для дальнейшего развития, совершенствования системы автоматизации послужило усложнение требований по ведению детального раздельного учёта, при котором формирование РКМ должно происходить с расшифровкой затрат по изделиям вплоть до каждого “винтика”. При этом для формирования цены на основании расчётно-калькуляционных материалов требуется использовать очень подробную информацию: что и где куплено, за какие деньги. Подтверждать эту информацию необходимо целым пакетом документов с детализацией затрат, протоколами и прочими сопровождающими документами.

«Раздельный учёт и формирование цены продукции — очень трудоёмкий процесс. Как-то мы посчитали: если распечатать все документы, сформированные по РКМ за год на бумаге формата А4, и соединить вместе, ими можно опоясать 3,5 Садовых кольца». (из доклада на ERP-форуме в апреле 2022 г. Александры Лихачёвой, финансового директора ГК «Информтехника»)

 

Автоматизация РКМ ГОЗ по-новому


Новая система автоматизации на базе «1С:ERP» и “1С:Документооборот”, была запущена в промышленную эксплуатацию с 1 января 2021 года. Пользователями системы стали 400 сотрудников предприятия.

В результате внедрения был решён целый ряд важнейших задач. Об этом можно прочитать в описании проекта. В настоящей же статье мы остановимся именно на части автоматизации РКМ гособоронзаказа.


Эффекты от внедрения автоматизированной подсистемы подготовки РКМ

  1. В десятки раз сократился срок подготовки РКМ. После внедрения 1С:ERP подготовка 4-х плановых РКМ на средние изделия вновь вышедшим на работу специалистом стала занимать 4 часа вместо 2-х недель.
  2. Снизился риск человеческой ошибки при подготовке материалов, т.к. все данные для РКМ берутся из одного источника по выверенному алгоритму. Задача сотрудника предприятия - нажать на кнопку автозаполнения, затем - проверить полученные цифры, при необходимости скорректировать или запросить уточняющую информацию у соответствующих служб, и выгрузить пакет печатных форм РКМ и первичных документов для их подтверждения.
  3. Повысили информационную прозрачность. Поскольку все данные берутся из одной информационной системы, любую полученную цифру можно расшифровать, уточнить её происхождение, не выходя из программы «1С:ERP»: это и спецификации, на основании которых рассчитываются плановые РКМ (нормы материалов и плановая трудоёмкость), и первичные документы закупки, из которых специалисты планового отдела берут цены, и расшифровка фактической себестоимости изделия (работ) по бухгалтерскому учёту, на которой базируется подготовка фактических РКМ.

 

Важно отметить, что для эффективного внедрения и функционирования подсистемы подготовки РКМ было необходимо решить и организационные задачи. Параллельно с внедрением системы было проработано взаимодействие соответствующих служб и формализован отдельный бизнес-процесс подготовки РКМ на предприятии.

 

В бизнес-процесс вошли следующие службы с соответствующими обязанностями:

  • Отдел продаж должен корректно составлять спецификацию к контракту на основании технических заданий от Заказчиков.
  • Технологи и конструкторское бюро должны проверять и актуализировать вышеуказанные спецификации на продукцию/работы.
  • Закупщики должны регулярно актуализировать прайс-листы на покупные позиции (в качестве обоснования цены могут применяться фактические цены из документов по ранее закупаемым позициям и прайсы от поставщиков).
  • Сотрудники складов должны осуществлять входной контроль документов, сканирование и прикрепление скан-образов первичных документов в систему.
  • Бухгалтерия должна осуществлять контроль цены, указанной в документе «Поступление товаров и услуг» системы «1С:ERP», и цены, заявленной в счёт-фактуре и Торг-12.

 

Для организации взаимодействия подразделений помимо создания регламента был настроен автоматизированный бизнес-процесс на базе программы «1С:Документооборот».

 

Так выглядит процесс в 1С:ERP

 

 

Как видно по процессу, есть как задачи согласования, так и задачи исполнения: заполнение техкарты, расчёт коммерческой тары и далее - сам расчёт РКМ. Далее через отчёты по исполнительской дисциплине в «1С:Документообороте» ТОП-менеджеры предприятия могут контролировать работу служб по задачам, выданным соответствующим службам для целей составления РКМ. Такая необходимость связана с жёсткими сроками подготовки материалов в соответствии с законодательной базой по ГОЗ.

На сегодняшний момент система продолжает развиваться. Например, в реалиях высокого колебания цены подсистема дополняется алгоритмом расчёта плановых РКМ, который является сейчас более актуальным и, соответственно, приоритетным, по сравнению с предыдущим. Идет создание инструмента перевода ориентировочной цены в фиксированную.

 

Архитектура подсистемы подготовки РКМ по гособоронзаказу в 1С:ERP


Подсистема условно состоит из 3-х основных функциональных блоков.

    1. Документ «Плановая калькуляция» осуществляет:

    • Расчет плановых финансовых значений по прямым затратам: материалы, комплектующие, тара и упаковка, услуги сторонних организаций, основная ЗП.
    • Расчет прочих затрат (% от ФОТ).
    • Получение основных печатных форм по плановым РКМ.
    • Формирование и выгрузка пакета документов, подтверждающих цены (сканы первичных документов от поставщиков на ТМЦ и услуги).

    2. Документ «Фактическая калькуляция» осуществляет:

    • Регистрацию фактической себестоимости продукции (работ) в соответствующих аналитических разрезах на основании данных бухгалтерского учета.
    • инструменты ручной корректировки данных при необходимости.
    • Получение основных печатных форм по фактическим РКМ.
    • Формирование и выгрузку пакета документов, подтверждающих затраты (cкан-копии первичных документов от поставщиков на ТМЦ и услуги).

    3. Вспомогательные инструменты подсистемы РКМ ГОЗ:

Рабочее место установки экономических нормативов: стоимость нормо-часа, индексы цен, шаблоны расчета затрат (% от ФОТ) для опытно-конструкторских работ, серийной продукции и ремонтов.
Подсистема хранения истории цен поставщиков за прошлые N лет, которые используются в качестве обоснования цены (для плановых РКМ) и позволяют запускать подсистему РКМ с 1-го дня эксплуатации основной системы.
Подсистема хранения расшифровки себестоимости полуфабрикатов и готовой продукции в разрезе статей калькуляции и элементов прямых затрат. Этот инструмент актуален, если на предприятии используется полуфабрикатный метод учёта, как в оперативном производственном контуре, регламентированном учете, так и при расчёте РКМ.

 

Вид документа «Плановой калькуляции» в системе

 

 

На каждой из закладок документа расшифровывается информация по соответствующей статье затрат до элементов затрат: материалы и комплектующие, тара, внешние услуги и работы, заработная плата по видам работ, прочие затраты, которые рассчитываются процентом от основной ЗП.

 

 

Документ заполняется автоматически. Задача сотрудника СЭО проверить данные на так называемые «пустоты» цены или их отклонения (для этого в документе есть помощники), в случае отсутствия информации - через подсистему задач запросить её у соответствующего подразделения, и, далее сформировать и выгрузить комплект печатных форм и сканы подтверждающих документов, которые в своём объёме могут доходить до нескольких тысяч сканов на один РКМ. Сканы не просто выгружаются, а ещё и переименовываются для удобства проверки и контроля военной приёмки по номеру пункта/подпункта строки, для которой используется данный скан первичного документа в качестве обоснования цены.

 

 

Вид документа «Фактической калькуляции» в системе

 

Отличие фактической калькуляции от плановой заключается в том, что она ничего не рассчитывает, а подтягивает фактическую себестоимость из подсистемы бухгалтерского учета в виде типового дерева себестоимости.

Далее сотрудники сметно-экономического отдела проводят контроль, анализ и сверку с плановыми цифрами, и при необходимости делают корректировку данных. Для этого в документе также предусмотрены вспомогательные инструменты и обработчики: план-фактный анализ расхода материалов и комплектующих,  план-фактный анализ трудоемкости в часах и стоимости.

После проверки, сотрудники СЭО также формируют и выгружают в заданную систему электронных каталогов пакет печатных форм и сканы подтверждающих документов. Используется аналогичный плановой калькуляции инструмент печати и выгрузки сканов.



! При подсчете ускорения подготовки РКМ по гособоронзаказу в первом случае было принято рабочее время, которое затрачивает сметчик (экономит его в 20 раз), экономия времени для предприятия может увеличиваться до 84 раз.

РКМ ГОЗ Подготовка Формирование гособоронзаказ автоматизация 1С:ERP

См. также

Кейсы проектов Работа с заинтересованными сторонами Бесплатно (free)

Бывают ситуации, когда обновление изрядно измененной 1С с большой базой не составляет особых трудностей — до определенного момента. Таким моментом становится, например, переход на новую подредакцию. После чего приходит понимание, что обновлять, как раньше — уже не получается и нужно что-то менять.

12.07.2024    416    0    1c-izh    1    

3

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Большинство бухгалтеров привыкли вести учет в конфигурации 1С:Бухгалтерия. Но что бывает, если такого бухгалтера перевести с 1С:Бухгалтерии на ERP? Об основных ошибках бухгалтера после перехода и роли аналитика в том, чтобы помочь бухгалтеру преодолеть трудности и изменить привычные паттерны, пойдет речь в статье.

15.05.2024    4266    0    TanyaRi    69    

26

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Эта статья о том, как за годы практики мы в компании выстроили систему проектных подходов по корпоративным внедрениям 1C, и зачем она вообще нужна. Выделю основные проблемы этого процесса, подскажу решения и раскрою внутреннюю кухню нашего подразделения.

15.05.2024    5593    0    cesar    15    

49

Проектирование Анализ предметной области Бесплатно (free)

В девятнадцатом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, как и для чего применяют DDD, и почему аналитиком важно знать об этом подходе.

13.05.2024    433    0    Radio_Analyst    0    

3

Анализ предметной области Бесплатно (free)

В этой части статьи обсуждается идея о том, что бухгалтерская реальность (AR) строится как научная (математическая) модель хозяйственной реальности (ER), а также рассмотрены общие принципы построения научных моделей.

03.05.2024    870    0    Polav62    9    

4

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Статья об основных зонах внимания и часто допускаемых ошибках при внедрении современных ERP-систем – «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:ERP.Управление холдингом».

27.04.2024    2153    0    user893825    0    

17

Лидерство Личная эффективность Agile Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

В семнадцатом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, что из себя представляет модель Кеневин, чем и в каких ситуациях она может быть полезна тем, кто работает в сфере ИТ и не только.

19.04.2024    577    0    Radio_Analyst    0    

5

Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

Расскажем о Customer Development (CustDev) в заказной разработке, методиках исследования и проверке гипотез при создании MVP. Восстановим справедливость в отношении CustDev: рассмотрим, что это такое, и поделимся практикой применения.

18.04.2024    703    0    tachenkov    0    

4
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. sapervodichka 6863 07.06.22 16:08 Сейчас в теме
Ах!... эта скромность эпохи Льва Толстого и Наташи Ростовой .... только в х20 раз....

"После внедрения 1С:ERP подготовка 4-х плановых РКМ на средние изделия вновь вышедшим на работу специалистом стала занимать 4 часа вместо 2-х недель"

14 дн. х 24 ч / 4 ч = х80 раз ))))
2. 1СERP 3084 07.06.22 16:27 Сейчас в теме
(1)
Какая же это скромность, если она украшает? :)
Владимир Колечицкий
sapervodichka; +1 Ответить
3. sapervodichka 6863 07.06.22 18:56 Сейчас в теме
(2) Скромность - сестра таланта
4. 1СERP 3084 07.06.22 20:53 Сейчас в теме
(3) Насчет подсчетов времени - совершенно верно. В заголовке подразумевается экономия рабочего времени сметчика. По факту, экономия времени для предприятия, у которого каждый час на счету, - гораздо более значительная! Для лучшего отражения сути внесем в заголовок правку, округлив окончательную сумму в меньшую сторону.
sapervodichka; +1 Ответить
5. sapervodichka 6863 07.06.22 22:59 Сейчас в теме
(4) угумс ))) так интригующе и загадочнее выглядит
6. Apolonov-Erik 47 08.06.22 22:00 Сейчас в теме
"Экономит его в 20 раз..." Это откуда такой замер кпд, кто проводил такой анализ ускорения...))))) Не может этого быть, одни формы только открываются порой дольше чем сметчик сделает анализ. Возможно решение и ускоряет в 2-3 раза, но не 20. Это уж философски излагая полная чушь голубчик, слишком )))) А так мне понравилось, сделано все очень даже хорошо. Описано тоже читабельно. Спасибо за статью.
7. 1СERP 3084 09.06.22 11:19 Сейчас в теме
(6)
Спасибо за оценку статьи.
Вот тут: https://youtu.be/Gjw4Xk6yYmY заказчик рассказывает о результатах. Из его доклада мы и взяли цифры.
sapervodichka; +1 Ответить
Оставьте свое сообщение