Сфера деятельности заказчика: Капитальный ремонт нефтегазовых скважин.
Численность сотрудников компании: 4 300 сотрудников.
Срок автоматизации системы управления: 6 месяцев.
Внедренное решение: Бюджетир.
О компании
Компания, основной вид деятельности — нефтегазовый сервис. Вид деятельности, требующий высокой детализации себестоимости. Финансовый учет логично вести от драйверов производственного планирования.
Управленческий учет велся в Microsoft Excel, что создавало для компании ряд трудностей.
Задача, которые предстояло решить
Сделать бюджетное и производственное планирование автоматизированным и в одной программе
- Разработка и автоматизация управленческого учета в части производства и бюджетирования
- Создание общей базы данных по плановым и фактическим бюджетным данным с учетом производственных показателей, используемых для расчета и анализа бюджетов
- Интеграция с Учетной системой бухгалтерского учета в части трансляции из УСБ и обработки бухгалтерских проводок, необходимых для формирования фактического управленческого учета
- Внесение плановых и фактических данных по производственным показателям, влияющим на формирование и анализ бюджетных данных
- Внесение плановых бюджетных данных
- Расчет бюджетных данных на основании внесенных производственных и бюджетных показателей
- Формирование отчетов по плановым и фактическим бюджетным и производственным показателям, внесенным в систему
О преимуществах ведения производственного и бюджетного планирования рассказываем в данной статье.
Особенности системы бюджетирования в компании Заказчика
- Бюджетирование формируется по принципу начислений (кассовая модель учета доходов и расходов не применяется).
- Фактические данные учитываются по принципу начислений и с параллельным учетом по реализованным объемам
- Периодом учета и расчетов в бюджетировании является месяц. Все записи на даты внутри месяца в отчетах выводятся на месяц в целом.
Признанные Заказчиком недостатки их существующей системы учета
1.Все расчеты ведем в Excel — это неудобно
- километровые таблицы от десятков подразделений
- много ошибок в расчетах из-за человеческого фактора
- не понятно, как подразделения считали те или иные показатели — много времени уходит на переговоры и уточнения
- формулы “съезжают” при малейших изменениях в показателях
- нельзя сделать расчеты быстро
- разные пользователи не могут работать одновременно
- сложно получить информацию о подразделениях
- отсутствие связи с производственным планированием
2.Составляем бюджет очень долго — от 1 месяц и больше только на расчет
- на обработку всех данных от подразделений уходит месяц, а если какой-то параметр изменился, то очень долго пересчитывать
- сложно “поиграть бюджетом” и быстро увидеть, что будет с прибылью, если затраты на производство вырастут на 5%, производственная мощность увеличится на 7% и т.д.
- любые изменения в планируемый бюджет вносятся очень долго, и велик риск ошибки
3.Никто ничего не понимает — слишком много времени уходит на уточнения
- экономист не понимает как сотрудники считали внесенные данные, приходится звонить и уточнять
Результат, который получил заказчик после внедрения Бюджетир
- Формирование производственной и бюджетной отчетности в несколько раз быстрее
- Снижение ошибок в расчетах благодаря сокращению человеческого фактора
- Оптимизация трудозатрат сотрудников на расчеты на 30-40%
- Рост качества и точности финансового планирования за счет проведения расчетов в системе и расширения аналитического анализа данных прошлых периодов
- Возможность формирования отчетов в различных аналитиках в разрезе проектов и подразделений компании
- Сокращение времени на консолидацию отчетности согласно единым правилам учета на 30-40%
Что изменилось в финансовом планировании компании на конкретных примерах
Составление производственного плана по филиалам компании и формирование сводного плана
|
До внедрения
1. Каждый филиал составлял план в своем формате в Excel
2. План составлялся укрупненно по скважине, без выделения этапов и технологических операций
3. Сводный план составлялся вручную с помощью Excel
4. Составление не детализированного плана по компании занимает 1 месяц
|
После внедрения
1. План составляется по каждой скважине в разрезе этапа и технологической операции
2. Создание шаблонов скважин для быстрого формирования планов по аналогичным скважинам
3. Использование единого аналитического пространства (исключение разночтений)
4. Настройка процесса согласования планов
5. Одновременная работа разных пользователей
6. Автоматический отчет в разрезе проектов, филиалов и сводного плана по компании
7. Визуализация производственного отчета в диаграмме Ганта
8. Повышение качества за счет детализированного планирования работ и сокращение сроков на его формирование в 2 раза
|
Ведение учета фактических данных производства. Формирование план-фактного отчета
|
До внедрения
1. Суточные рапорта ведутся на объекте работ в формате в Excel
2. Ручная консолидация всех рапортов в единую сводку за сутки в формате в Excel
3. Отсутствие сводного анализа по балансу календарного времени работы на объектах
4. Отсутствие план-фактного анализа по всем работам компании
|
После внедрения
1. Суточный рапорт в части баланса календарного времени вводится в программе по единым НСИ
2. Формирование рапорта на объекте и производственной службой филиалов
3. Оперативное получение сводной информации по проекту, филиалу и компании в целом
4. Формирование универсального отчета, в том числе план–факт анализ, в любых аналитиках производственного учета
5. Использование единого аналитического пространства (исключение разночтений)
6. Программа служит хранилищем данных производственного учета
|
Формирование бюджета подразделения (Центр финансовой ответственности — ЦФО)
|
До внедрения
- Каждый ЦФО составлял план в своем формате в Excel
- Разные ЦФО могли формировать бюджет на разные редакции производственного плана
- Расчет ЦФО не прозрачен, т.к. нет связи между производственными данными и расценками ресурсов
- Формирование бюджета занимает от 1 месяца
- Нет формирования отчетов с различными аналитиками и в сравнении с прошлыми периодами
- При изменении производственных данных пересчет занимает столько же времени что и составление плана “с нуля”
- Много ошибок из-за работы с разными файлами Excel
- Низкое качество формирования бюджетов при распределении затрат в периоде
|
После внедрения
- Единый формат документа составления бюджета для всех ЦФО
- Планирование от производственных драйверов, ценовых и количественных показателей ресурса
- Возможность настройки в документе по каждой статье доходов и расходов распределения в периоде от заданной базы распределения
- Повышение качества за счет проведения расчетов в программе от заданных в программе
- Сокращение времени формирования бюджета
- При изменении производственных данных и при неизменности других заданных драйверов минимизируется участие ЦФО
- Копирование документов при составлении нового сценария
- Формирование универсального отчета, в том числе план-факт анализ, в любых аналитиках бюджетного учета
|
Консолидация бюджета экономическими службами
|
До внедрения
- Формирование плана в Excel с использованием сводных таблиц
- Пользователи не могут работать одновременно
- Огромные таблица разных форматов от подразделений
- Не ясно, откуда подразделения взяли числа
- Нет формирования отчетов в разных форматах с различным набором аналитик
- Составление консолидированного бюджета очень долгое
|
После внедрения
- Автоматическая консолидация бюджетов подразделений
- Проверка расчета бюджетов подразделений
- Разные пользователи работают одновременно
- Закрытие бюджетов от редактирования
- Настройка процесса согласования бюджетов
- Быстрый пересчет бюджета при изменении показателей на производстве
- Формирование универсального отчета, в том числе план-факт анализ, в любых аналитиках бюджетного учета
|
Также о возможностях расширения мы рассказываем по ссылке://infostart.ru/soft1c/2139022/
управленческий учет управление финансами учет планирование планирование бюджета планирование производства
